So funktioniert die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

Ende 2022 gab es in Deutschland rund 46 Millionen Erwerbstätige, von denen die überwiegende Mehrheit (ca. 70 %) als Angestellte tätig waren. Sie alle haben eines gemeinsam: Einmal im Monat landet ein wichtiges Dokument in ihrem Briefkasten – die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung. Für die meisten wandert der Blick direkt nach unten rechts, denn hier wird der Nettobetrag ausgewiesen. Sprich: Der Betrag, den der Arbeitgeber aufs Konto überweist. 

Darüber wird aufgeschlüsselt, wie genau sich Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und sonstige Abzüge zusammensetzen. Das sieht nicht nur kompliziert aus, sondern ist das Ergebnis eines recht komplexen Prozesses in der Lohnbuchhaltung. Was Unternehmen bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen beachten sollten, erfahren Sie hier. 

Was ist eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung? 

Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer:innen regelmäßig (i. d. R. monatlich) ausstellen. Es schlüsselt auf, wie sich das Gesamtgehalt des bzw. der Angestellten zusammensetzt. Dazu gehören das Grundgehalt, eventuelle Zuschläge, Boni oder Überstunden. Gleichzeitig werden Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und ggf. andere Abzüge wie Vorschüsse oder Pfändungen aufgelistet. 

Der Nettobetrag, also das, was der oder die Mitarbeiter:in nach allen Abzügen erhält, wird ebenfalls ausgewiesen. Diese Abrechnung dient somit als Nachweis über das Einkommen des Arbeitnehmers und ist wichtig für die persönliche Finanzplanung und die Steuererklärung. 

Wie werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt? 

Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden in der Regel mithilfe von speziellen Lohnabrechnungsprogrammen erstellt, die den Prozess automatisieren und vereinfachen.

Weil solche Programme für kleinere Unternehmen bereits ab wenigen Euro pro Monat und Mitarbeiter:in verfügbar sind, ist ein händisches Arbeiten mit Tabellenkalkulationen mittlerweile eher unüblich.

Ablauf der Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung

So sieht der typische Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung aus...

Schritt 1: Erfassung der Mitarbeiterdaten

Zunächst werden alle relevanten Daten der Mitarbeitenden im System hinterlegt. Dazu gehören persönliche Informationen, Steuerklasse, Sozialversicherungsbeiträge, Gehaltsdetails und andere relevante Faktoren wie Zulagen oder Abzüge.

Schritt 2: Eingabe der Arbeitsleistung

Für jede Abrechnungsperiode werden die geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Krankheitstage, Urlaubstage usw. erfasst. Bei Gehaltsempfänger:innen, die ein festes Monatsgehalt erhalten, entfällt dieser Schritt teilweise.

Schritt 3: Berechnung

Das Programm berechnet auf Basis der eingegebenen Daten das Bruttogehalt. Anschließend werden gesetzliche Abzüge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) automatisch abgezogen.

Schritt 4: Erstellung der Abrechnung

Das System generiert eine detaillierte Aufstellung, die das Bruttogehalt, die einzelnen Abzüge und den Nettolohn zeigt. Diese Abrechnung wird dann den Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt, oft als Papierdokument oder in elektronischer Form.

Schritt 5: Meldungen und Überweisungen

Das Programm hilft auch bei der Erstellung notwendiger Meldungen an Steuerbehörden und Sozialversicherungsträger. Außerdem kann es die Überweisung der Nettogehälter an die Mitarbeiter:innen und der Abzüge an die entsprechenden Behörden und Versicherungen unterstützen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Lohn- und einer Gehaltsabrechnung? 

Der Unterschied zwischen einer Lohn- und einer Gehaltsabrechnung liegt hauptsächlich in der Art der Vergütung und der zugrunde liegenden Beschäftigungsverhältnisse:

In der Praxis sind diese Unterschiede jedoch nicht immer so klar definiert. In einigen Fällen können auch Angestellte auf Stundenbasis bezahlt werden und manche Arbeiter erhalten ein festes Monatsgehalt.

Zudem sind die Abrechnungen in ihrer Struktur ähnlich – beide zeigen Bruttoverdienst, Abzüge und Nettobetrag –, der Hauptunterschied liegt in der Berechnung des Grundgehalts bzw. Grundlohns.

Wie ist eine Lohnsteuerabrechnung aufgebaut? 

Im Gegensatz zur genauen Struktur einer Lohnsteuer- oder Gehaltsabrechnung, einschließlich der Reihenfolge der Abzüge, ist der Inhalt in Deutschland durch gesetzliche Vorschriften geregelt.

So heißt es in der Gewerbeordnung in § 108 zur Abrechnung des Arbeitsentgelts:

Beispielaufbau für eine Lohnsteuerabrechnung

Wenn Unternehmen für ihre Angestellten in Deutschland einen Lohnsteuerbescheid erstellen, folgen sie dabei in der Regel der folgenden Struktur:

Persönliche Informationen

• Name

• Adresse

• Steuer-ID

• Sozialversicherungsnummer 

• Firmenname und Adresse des Arbeitgebers

Abrechnungszeitraum

• der Abrechnungszeitraum beträgt üblicherweise einen Monat

Bruttogehalt/-lohn vor Abzügen

• einschließlich Grundgehalt, Überstunden, Boni, Zulagen usw.

Abzüge

• Lohnsteuer

• Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung) 

• Ggf. Solidaritätszuschlag 

• Ggf. Kirchensteuer

Nettogehalt/-lohn

• der Betrag, der dem Mitarbeiter nach allen Abzügen ausgezahlt wird

Eventuelle weitere Abzüge

• wie Pfändungen oder Vorschüsse

Ggf. jahreskumulierte Werte

• wie das Gesamtbruttogehalt und die Gesamtabzüge

Ggf. zusätzliche Informationen

• wie Urlaubsanspruch, Krankheitstage, betriebliche Altersvorsorge oder spezifische Zuschläge

Was können Unternehmen tun, um ihre Prozesse zur Gehalts- und Lohnsteuerabrechnung zu optimieren? 

Damit eine Lohnsteuerabrechnung erstellt werden kann, müssen die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfließen.

Genau hier können Unternehmen ansetzen, um den Prozess zu optimieren. 

• Unser erster Tipp ist die Integration von Systemen für Personalverwaltung und Zeitwirtschaft, um Datenflüsse zu vereinfachen. 

• Als nächstes sollten die Daten aus Programmen zum Ausgabenmanagement (wie Spendesk) automatisiert übertragen werden. Denn Ausgaben wie Reisekosten oder berufliche Auslagen, die von Mitarbeitenden getätigt werden, müssen oft über die Gehaltsabrechnung erstattet werden. Zudem können gewisse Ausgaben (wie z.B. steuerfreie Zulagen) steuerliche Auswirkungen haben, die in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden müssen.

• Gleichzeitig ist eine Überwachung der Gesamtausgaben, einschließlich der Gehälter, wichtig für die Budgetplanung. Deswegen sollten die Daten aus der Gehaltsabrechnung in Tools zur Budget- und Geschäftsplanung zurückfließen. 

All das setzt voraus, dass ein effizientes, integriertes digitales Buchhaltungs- und Datenmanagementsystem vorhanden ist. Solche Systeme sind entscheidend, um die Genauigkeit und Konsistenz der Daten zu gewährleisten, manuelle Fehler zu reduzieren und den Zeitaufwand für die Datenerfassung und -verarbeitung zu minimieren. 

Mit den richtigen Tools können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch sicherstellen, dass sie gesetzliche Vorgaben einhalten und eine transparente Finanzübersicht behalten.

Dies erleichtert die strategische Planung, verbessert die Entscheidungsfindung und unterstützt das Wachstum des Unternehmens.

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Fazit

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert Transparenz und Genauigkeit. Durch die Automatisierung und Integration verschiedener Systeme für Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Ausgabenmanagement können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden. 

Hierbei unterstützt Spendesk als Tool für Ausgabenmanagment das nahtlos in den Gesamtprozess der Gehaltsabrechnung integriert werden kann und so die Finanzverwaltung und die Erstattung von Mitarbeiterausgaben enorm erleichtert. 

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