Multi-Entity Management: So konsolidieren Sie Finanzdaten für mehrere Unternehmen

Eine der größten Herausforderungen für moderne Finanzteams ist die genaue und effiziente Verwaltung der Finanzen in Unternehmen mit mehreren Einheiten. Während Unternehmen wachsen und sich diversifizieren, ist ein einheitliches und gleichzeitig flexibles Finanzmanagement von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei der Verwaltung von Einkaufs- und Ausgabenkonten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie moderne Tools Finanzteams bei der Verwaltung mehrerer Unternehmen unterstützen und welche Vorteile die Konsolidierung von Finanzdaten bietet.

Was ist Multi-Entity-Management?

Multi-Entity-Management beschreibt die Verwaltung von finanziellen und administrativen Prozessen in Unternehmen, die aus mehreren Einheiten bestehen, wie Tochtergesellschaften oder Geschäftszweigen.

Diese Struktur bringt zusätzliche Komplexität mit sich, da jede Einheit nach eigenen Regeln arbeiten kann und unterschiedliche Prozesse, Systeme oder sogar Währungen verwendet. Eine zentrale Verwaltung ist daher unverzichtbar, um alle Einheiten erfolgreich zu managen.

Einzelunternehmensverwaltung vs. Multi-Entity-Management

Die Verwaltung eines einzelnen Unternehmens ist in der Regel klar strukturiert: Cashflow, Ausgaben und Einnahmen lassen sich einfach zentral überwachen.

Beim Multi-Entity-Management hingegen müssen Finanzverantwortliche mehrere Finanzströme im Blick behalten, Berichte konsolidieren und interne Ausgaben abstimmen. Dies erschwert nicht nur die Überwachung, sondern auch die Analyse und das Treffen fundierter Entscheidungen.

CFOs, Controller:innen und Finanzmanager:innen, die mehrere Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereiche verwalten, kennen die Herausforderungen: Die Konsolidierung von Finanzberichten, die Abstimmung zwischen internen Transaktionen und der Bedarf an umfassender Transparenz sind nur einige der komplexen Aufgaben, die sie bewältigen müssen.

Verwaltung administrativer Komplexität

Jede Geschäftseinheit innerhalb eines Unternehmens kann eigene Systeme und Abläufe haben, die nicht miteinander vernetzt sind. Dies führt zu erheblichem Zeitaufwand bei der Datensammlung und -konsolidierung. Hier kommen integrierte Tools wie Spendesk ins Spiel, die Finanzprozesse über alle Einheiten hinweg automatisieren und synchronisieren.

Vorteile der Kontenkonsolidierung für Unternehmen mit mehreren Einheiten

Die Konsolidierung von Konten hat viele Vorteile: Sie verbessert die Transparenz, erleichtert fundierte Entscheidungen und trägt zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben bei. Mit Spendesk können Unternehmen alle Finanzdaten an einem Ort verwalten, was eine umfassende Finanzanalyse und eine fundierte Strategieplanung ermöglicht.

Einheitliche Finanzübersicht: Der Schlüssel zu besseren Entscheidungen

In einer Multi-Entity-Umgebung ist es entscheidend, dass alle finanziellen Daten zentral erfasst werden. Eine Plattform, die alle Finanzinformationen an einem Ort zusammenführt, stellt sicher, dass alle Beteiligten mit den gleichen, aktuellen Daten arbeiten. Dies reduziert Fehler und sorgt für konsistente Informationen, die zur Optimierung der Entscheidungsfindung beitragen.

Optimierung der Unternehmensleistung

Die Konsolidierung der Finanzdaten trägt zur Optimierung der Unternehmensleistung bei. Manager:innen können fundierte Entscheidungen treffen, die auf umfassenden Analysen aller Unternehmensbereiche basieren. Anstatt nur isolierte Finanzdaten einzelner Einheiten zu betrachten, können sie die Gesamtleistung übergreifend bewerten und gezielte Maßnahmen ergreifen.

Fallbeispiel: Erfolgreiche Konsolidierung bei der Big Mamma Group

Ein gutes Beispiel für den Erfolg der Kontenkonsolidierung ist die Big Mamma Group, die mehr als 17 Restaurants in Frankreich, Großbritannien, Spanien und Monaco betreibt. Durch den Einsatz eines effektiven Konsolidierungssystems konnte das Unternehmen seine Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren, erheblich verbessern.

Automatisierung von Buchhaltungsprozessen

Manuelle Buchhaltungsprozesse sind besonders in einem Multi-Entity-Setup fehleranfällig und zeitintensiv. Automatisierte Systeme bieten hier eine effiziente und genaue Alternative. Drei Hauptbereiche der Buchhaltung, die automatisiert werden können, sind:

• Zahlungen: Transaktionen zwischen den Einheiten werden automatisch erfasst und verbucht, was den Prozess vereinfacht.

• Rechnungsstellung: Die Software erstellt und versendet Rechnungen automatisch und verfolgt den gesamten Prozess bis zur Zahlung und Archivierung.

• Spesenverfolgung: Ausgaben werden in Echtzeit erfasst und kategorisiert, was die Budgetkontrolle und die Finanzplanung erleichtert.

Integrations- und Abstimmungsstrategien für mehrere Einheiten

Integrierte Finanzsysteme sorgen dafür, dass alle Buchhaltungsdaten in den verschiedenen Einheiten konsistent und synchronisiert sind. Die automatisierte Abstimmung hilft dabei, die internen Konten abzugleichen und Diskrepanzen sowie Inkonsistenzen zu reduzieren.

Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass Transaktionen zwischen den verschiedenen Einheiten korrekt erfasst und abgeglichen werden, wodurch die Integrität der Finanzdaten gewährleistet bleibt.

Methoden zur Konsolidierung von Finanzdaten

Während manuelle Methoden lange Zeit Standard waren, bieten automatisierte Ansätze heute eine höhere Effizienz und Zuverlässigkeit, indem sie häufige menschliche Fehler bei Berechnungen und Dateneingaben eliminieren.

• Zahlungen: Transaktionen werden automatisch ausgeführt und erfasst, wodurch der Zahlungsprozess zwischen den Einheiten vereinfacht wird.

• Rechnungsstellung: Die Software erstellt und versendet automatisch Rechnungen und verwaltet die Zahlungsnachverfolgung.

• Spesenverfolgung: Ausgaben werden in Echtzeit erfasst und automatisch kategorisiert, was die Budgetkontrolle und Finanzplanung erleichtert.

Cashflow-Planung und Prognosen: Warum sie so wichtig sind

Eine genaue Cashflow-Prognose ist unerlässlich für das Liquiditätsmanagement in Unternehmen mit mehreren Einheiten. Sie ermöglicht es, zukünftige Kapitalbedarfe zu antizipieren, Investitionen zu planen und finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Prognoseszenarien helfen Unternehmen, Cashflow-Schwankungen zu bewältigen und ein nachhaltiges Wachstum zu sichern.

Risikomanagement und Compliance

In einem Multi-Entity-Umfeld sind fundierte Kenntnisse über nationale und internationale Gesetze entscheidend, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Das Rechtsteam spielt eine zentrale Rolle im Risikomanagement und stellt sicher, dass alle Finanzprozesse und Berichte vollständig konform sind.

Unternehmen müssen stets über Änderungen der Gesetze informiert sein und sicherstellen, dass ihre Finanzprozesse den jeweiligen Bestimmungen entsprechen.

Multi-Entity Hub: Die Zukunft der Finanzverwaltung

Um die Verwaltung von Finanzen in Unternehmen mit mehreren Einheiten zu vereinfachen, stellt Spendesk den Multi-Entity Hub vor. Dieser zentrale Hub bietet einen Echtzeit-Einblick in alle verfügbaren, gebundenen und nicht ausgegebenen Mittel sämtlicher Einheiten. Dadurch haben Unternehmen eine zentrale Übersicht über ihre Finanzen, was die Überwachung und Steuerung erheblich erleichtert.

Mit dem neuen Multi-Entity Hub können Sie:

• Eine zentrale Übersicht über alle Daten in einem Dashboard erhalten

• Den Cashflow in Echtzeit überwachen

• Die Leistung Ihrer Einheiten vergleichen

• Offene Aufgaben verfolgen und verwalten

• Zeit sparen durch automatisierte Datenkonsolidierung

Der Multi-Entity Hub ist in ausgewählten Plänen verfügbar und wird in den kommenden Quartalen um weitere Funktionen erweitert, die die Verwaltung mehrerer Einheiten noch weiter vereinfachen.

Fazit

Unternehmen, die ihre Finanzverwaltung über mehrere Einheiten hinweg optimieren möchten, profitieren von integrierten Finanzmanagementsystemen wie Spendesk. Durch die Zentralisierung von Informationen und die Automatisierung von Prozessen konnten Unternehmen Kosten senken, die Effizienz steigern und eine höhere Transparenz erreichen.

Erfahren Sie, wie Spendesk Ihr Finanzmanagement transformieren kann, und buchen Sie noch heute eine Demo. Der Multi-Entity Hub ist erst der Anfang – weitere Funktionen folgen, um Ihre Multi-Entity-Verwaltung noch einfacher und effizienter zu gestalten.