Modernes Budget-Reporting: Wie Sie mehr Kontrolle über Budgets behalten

Smarte Unternehmen müssen gut mit Geld umgehen können. Vor allem in schwierigen Zeiten und bei Marktschwankungen darf man sein Geld nicht dem Zufall überlassen.

Jeder Unternehmer und Finanzmanager weiß das. Aber wo soll man bloß anfangen?

Eine wichtige Komponente in diesem Zusammenhang sind Budget-Reportings (bzw. Budgetberichte). Sie helfen Ihnen, die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten zu vergleichen, Fehler zu erkennen und Wege zu finden, die Kontrolle über die Budgetierung zurückzuerlangen.

In diesem Artikel erhalten Sie eine Aufschlüsselung des „Was" und „Warum" von Budget-Reportings, einen Maßnahmenplan, um Budgets unter Kontrolle zu bringen, und unsere wichtigste Empfehlung, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Ausgaben zu kontrollieren.

Was ist ein Budget-Report?

Mit einem Budget-Report können Unternehmen ihre tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Ausgaben vergleichen. Sie planen Ihr Budget für einen bestimmten Zeitraum, und am Ende dieser Periode zeigt Ihnen Ihr Budget-Reporting, wie viel Sie tatsächlich ausgegeben haben.

Ein typischer Budget-Report umfasst zwei wesentliche Spalten:

• Geplante Ausgaben, die für einen bestimmten Zeitraum angesetzt sind

• Tatsächliche Ausgaben für denselben Zeitraum

Daran können Sie im Wesentlichen feststellen, wie gut Ihre Teams im Hinblick auf ihre Erwartungen mit Finanzmitteln umgehen.

Der Budgetbericht ähnelt sehr stark Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Darin werden die Umsätze und Einnahmen aufgeführt, gefolgt von den verschiedenen Ausgaben und schließlich dem Nettobetriebsergebnis.

Hier ist ein sehr einfaches Beispiel von sampletemplates.com (auf Englisch):

Budgetierung vs. Prognosen

Es lohnt sich, die Unterschiede zwischen Budgets und Prognosen deutlich zu machen. In gewisser Weise sind sie eng miteinander verbunden, aber der Zweck und die Ziele unterscheiden sich ein wenig.

Mit Hilfe von Prognosen kann ein Unternehmen ermitteln, wie hoch die Einnahmen in einem bestimmten Zeitraum sein werden. Unter Berücksichtigung aller vorhersehbaren Variablen wird versucht, eine klare Prognose für die Gewinne und Verluste des Unternehmens abzugeben.

Die meisten Unternehmen erstellen Prognosen für das nächste Quartal und Jahr. Bei Start-ups sind Dreijahres-Prognosen üblich. Diese Langzeitanalysen sind die Grundlage für das Wachstum des Unternehmens.

Budgets hingegen zeigen den Betrag, den Ihre Geschäftsbereiche in einem bestimmten Zeitraum ausgeben wollen. Auch dies geschieht in der Regel auf vierteljährlicher und jährlicher Basis und wird direkt von Ihren Prognosen beeinflusst.

Wenn Sie also prognostizieren, dass Ihr Unternehmen in diesem Quartal einen monatlich wiederkehrenden Umsatz in Höhe von 10 Millionen Euro erzielen wird, kann dieser Umsatz Ihre Projektbudgets für denselben Zeitraum aufstocken.

Und da sich Prognosen schnell ändern können (und dies in der Regel auch tun), ist Ihre Expertise bei der Kontrolle und Berichterstattung über Budgets von entscheidender Bedeutung.

Warum Budget-Reports wichtig sind

Moderne Unternehmen sind auf eine gute Ausgabenkontrolle angewiesen, um zu bestehen. Vor allem in bestimmten Branchen, die mit Problemen zu kämpfen haben, ist es von entscheidender Bedeutung, in der Lage zu sein, in Echtzeit verfolgen zu können, wohin das Geld des Unternehmens fließt.

Natürlich ist die Erstellung der Budgets selbst ein wichtiger Teil dieser Aufgabe. Indem Sie Ihren Teams klare Vorgaben und Erwartungen geben, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre Ausgaben verantwortungsvoll und effizient tätigen. Für die Finanzteams ist das ein entscheidender Vorteil.

Aber wenn Budgets einmal festgelegt sind, kann man nicht einfach davon ausgehen, dass sie eingehalten werden. Und diese Berichte sind eine Möglichkeit, darüber zu reflektieren, wie das Geld in jedem festgelegten Zeitraum verwendet wurde.

6 Vorteile von Budget-Reports

Abgesehen von der Tatsache, dass das Budget-Reporting fast immer neue Analysen und Verbesserungsmöglichkeiten mit sich bringt, haben diese Berichte einige entscheidende Vorteile. Sie ermöglichen Folgendes:

• Überwachung der Leistung. Natürlich besteht die Hauptaufgabe fast jedes Berichts darin, zu sehen, wie das Unternehmen im Vergleich zu den Erwartungen abschneidet. Das gilt auch für Budgetberichte.

• Effektive Budgetierung von Bargeld. Wenn Sie die Ausgaben genauer im Auge behalten, können Sie die Mittel besser einsetzen und Bereiche mit Ausgaben ermitteln, die möglicherweise ein finanzielles Problem verursachen.

• Teamleiter:innen werden zur Verantwortung gezogen. Da Teamleiter:innen die Budgets verwalten, müssen sie auch sicherstellen, dass die Ausgaben den Erwartungen entsprechen. Der Vorteil ist, dass in diesen Reports auch die gute Arbeit hervorgehoben wird, die sie geleistet haben, um auf Erfolgskurs zu bleiben.

• Ermittlung von Budgetüberschüssen. Diese bedeuten natürlich, dass Sie Finanzmittel an anderer Stelle einsetzen können. Sie könnten aber auch feststellen, dass bestimmte Teams Unterstützung bei den Ausgaben benötigen. Wenn Sie z. B. einen bestimmten Betrag für Ihr Marketing-Budget vorgesehen haben, bedeutet die Nichtausgabe dieses Betrags wahrscheinlich ein langsameres Wachstum. Ein Budgetüberschuss ist also nicht immer eine gute Idee.

• Erkennen von Problemen. Besonders wenn Budgetreports zwischen Teams ausgetauscht werden, werden Sie wahrscheinlich Problembereiche entdecken, von denen Sie nicht wussten, dass sie bestehen. Vielleicht stellen Sie auch fest, dass bestimmte Teams ihre Budgets unterschiedlich verstanden haben oder, dass bestimmte Mitarbeitende davon ausgingen, dass wichtige Positionen in das Budget eines anderen Teams gehörten.

• Planung für die Zukunft. Gibt es einen besseren Weg, den nächsten Budgetplan zu erstellen, als aus dem/den vorherigen zu lernen?

In Wirklichkeit wissen Sie bereits, wie wichtig gute Budgetreports sind. Nur mit zuverlässigen Daten können Führungskräfte kluge Entscheidungen treffen, und solche Berichte sind ein Beispiel dafür.

Moderne Budgetkontrolle

Die offensichtliche Frage an dieser Stelle lautet: „Und was folgt nun?" Wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, Geschäftsbudgetberichte zu erstellen, wie können Sie diese dann tatsächlich sinnvoll nutzen?

Budgetkontrolle in fünf Schritten

HB Publications bietet ein sehr einfaches Verfahren zur Budgetkontrolle. Und die gute Nachricht ist, dass Sie, wenn Sie bis hierhin gekommen sind, die ersten drei Schritte bereits erledigt haben.

Folgendes wird empfohlen:

1. Ermitteln Sie Ihre aktuelle Position

Mit anderen Worten: Finden Sie heraus, wie viel Sie bisher ausgegeben haben. Dies ist die dritte Spalte der oben gezeigten Vorlage für den Budgetbericht.

Wenn Sie über gute Ausgabenmanagement-Tools verfügen, ist das kein Problem. Sie zeigen Ihnen in Echtzeit genau an, was im jeweiligen Budget ausgegeben wurde.

Schauen Sie sich Ihre Aufzeichnungen an und finden Sie heraus, was für jeden einzelnen Posten ausgegeben wurde. Und fügen Sie das Ihrem Report bei.

2. Vergleichen Sie dies mit Ihrem Budget

Selbstverständlich möchten Sie wissen, ob der von Ihnen ausgegebene Betrag im vorgesehenen Rahmen liegt, weit darüber oder sogar weit darunter. Wie bereits erwähnt, können sowohl Über- als auch Unterschreitungen problematisch sein und erfordern sicherlich Maßnahmen in irgendeiner Form.

Jetzt geht es eigentlich nur noch darum, die ursprünglichen Budgetzahlen zu ermitteln, denn im nächsten Schritt werden wir mit den Berechnungen beginnen.

3. Berechnen Sie die Differenz

Diese Kalkulationen sind nicht sonderlich anspruchsvoll und können mit Excel oder Google Sheets leicht durchgeführt werden. Ziehen Sie einfach den ausgegebenen Betrag von dem im Budget vorgesehenen Betrag ab.

Wenn es einen Überschuss gibt, ist das Ergebnis eine positive Zahl. Wenn es ein Defizit gibt, ist es negativ.

4. Gründe für die Abweichung(en) finden

An dieser Stelle kommt die Detektivarbeit ins Spiel. Wenn es einen Überschuss oder ein Defizit gibt, dann müssen Sie unbedingt den Grund dafür herausfinden. Entweder haben Sie zu viel oder zu wenig Geld ausgegeben, oder einzelne Personen halten sich nicht genau an die vorgegebenen Budgets.

Es gibt auch möglicherweise harmlose Gründe für Abweichungen - einfache Fehler oder Verzögerungen beim Erfassen von Informationen. Diese sind zwar nicht optimal, lassen sich aber möglicherweise leichter beheben als systemische Probleme.

Diese Etappe kann langwierig und anspruchsvoll sein und erfordert eher Ihre Soft Skills als Führungskraft und Kommunikator und weniger als Finanzexperte. Sie müssen mit Teamleiter:innen sprechen und Antworten auf Fragen finden, ohne dabei zu negativ oder unangenehm zu wirken.

Es ist zwar mühsam und zeitintensiv, aber es ist auch der Punkt, an dem Sie Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten. Das führt uns nahtlos zum finalen Schritt.

5. Maßnahmen ergreifen

Was bleibt, ist natürlich, Änderungen vorzunehmen. Das könnte Folgendes beinhalten:

• Erhöhung oder Kürzung der Budgets

• Einfrieren der Ausgaben, bis die Regeln festgelegt sind

• Aktualisierung Ihrer Ausgabenpolitik

• Einholung der Genehmigung der Finanzabteilung vor der Ausgabe großer Beträge

• Engere Zusammenarbeit mit den Teamleitern bei der Festlegung von Budgets

• Schaffung neuer Prozesse zur Verfolgung von Budgets in Echtzeit

Ihre nächsten Schritte werden natürlich von den Umständen und Ihrer besonderen Ausgangssituation abhängen. Allerdings können Sie nicht erwarten, dass Sie die Budgetkontrolle durch Zufall verbessern können. Es ist wichtig, dass Sie sich an die Umsetzung machen.

Und die Maßnahme, die wir am meisten empfehlen, ist zweifellos...

Die Budgetierung mit Ausgabenmanagement verbessern

Ein Grund, warum die Budgetierung knifflig sein kann, ist die Vielzahl der verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten, die Teams nutzen. Es gibt Kreditkarten, Rechnungen und Spesenabrechnungen, die sich alle auf Ihr Budget auswirken. Da diese jedoch unterschiedlich verwaltet werden, können Teamleiter:innen leicht den Überblick über die getätigten Ausgaben verlieren.

Sie erwarten von diesen Manager:innen, dass sie sich eingehend mit Excel auseinandersetzen, was viele von ihnen schlichtweg nicht tun werden.

Wählen Sie stattdessen Zahlungsmethoden mit eingebauten Budgets. Mit Spesenkarten für Mitarbeiter können Sie beispielsweise einen bestimmten Ausgabenbetrag für einen bestimmten Zweck zuweisen. Überschreitet der Mitarbeitende diesen Betrag, braucht er eine entsprechende Genehmigung. Auf diese Weise kann das Budget nicht einfach so überschritten werden.

Außerdem können Sie so die Zahlungen für Abonnements leicht nachverfolgen - eine weitere wichtige Ursache sind sogenannte „Phantomzahlungen”, also Ausgaben, bei denen das Unternehmen das Abo weiterhin zahlt, aber die Dienstleistung schon lange nicht mehr in Anspruch nimmt.

Und wenn es an der Zeit ist, Ihren nächsten Budgetbericht zu erstellen, haben Sie natürlich alle Daten, die Sie benötigen, bereits im System, aufbereitet und einsatzbereit. Was früher eine aufwändige Aufgabe war, ist jetzt nur noch ein paar Klicks entfernt. Ganz einfach.

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Erste Abhilfe für eine bessere Budgetkontrolle kann auch unsere kostenlose Business Budget-Vorlage leisten. Hier geht's zum kostenlosen Download. ⬇️