NetSuite-Integration: Wie Sie Spendesk mühelos mit Ihrem ERP verbinden

Für mehr als 30.000 Finanzteams weltweit ist NetSuite das ERP-Tool der Wahl. Und für NetSuite-Benutzer:innen, die sich ebenfalls ein erstklassiges Ausgabenmanagement wünschen, ist es nun noch einfacher.

Die NetSuite-Integration von Spendesk beschleunigt Ihre Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse und erhöht außerdem die Genauigkeit des Buchhaltungsprozesses, weil Transaktionen in Echtzeit synchronisiert werden. Das Beste daran ist: Sie haben einen nahtlos integrierten Finanz-Stack und müssen Informationen nicht mehr manuell von Tool zu Tool übertragen.

Dieser Artikel erklärt, warum diese Neuerung so wichtig ist, wie die NetSuite-Integration genau funktioniert und was Sie tun müssen, bevor Sie mit der Integration loslegen können.

Warum sollte Ihr Ausgabenmanagement in NetSuite integriert werden?

ERP-Tools wie NetSuite sind ein unglaublicher Vorteil für datengesteuerte Unternehmen. Wenn die Daten präzise und ungehindert fließen, können Buchhalter:innen aussagekräftige Reportings erstellen und strategische Teams können leichter smarte Entscheidungen treffen. 

Die Übertragung von Ausgabedaten des Unternehmens in NetSuite ist jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden: 

• Spesen, Rechnungen und andere Ausgaben werden in der Regel von Mitarbeitenden eingereicht, die nicht Teil des Finanzteams sind. Sie wissen, was, warum, und von wem ausgegeben wurde. 

• Aber ERPs können nur von wenigen gut ausgebildeten Finanz- oder FinOps-Fachleuten verwaltet werden. 

• Also muss das Finanzteam jeden Monat Spesenabrechnungen und Firmeneinkäufe vom Rest des Unternehmens einsammeln und NetSuite-Einträge anschließend manuell erstellen. Das heißt auch, Unternehmen müssen entweder zusätzliche Ressourcen einstellen, um Zahlungen zu verarbeiten – oder aber es kommt zum Engpass beim Monatsabschluss und Co. 

Ausgabenmanagement-Lösungen wie Spendesk können das ändern. Sie bieten den Teammitgliedern eine einfache, intuitive Möglichkeit, Ausgaben in einer kontrollierten Umgebung zu tätigen, so dass das Finanzteam nicht jeden Kauf im Detail überwachen muss. 

Zahlungsdatensätze sind ohnehin standardmäßig digital, sodass Sie Ihre Daten nie manuell eingeben müssen. Sie erhalten genaue, aktuelle Informationen (einschließlich aller Belege) –  und müssen diese Daten im Anschluss nur noch an NetSuite übertragen.

Wie die NetSuite-Integration funktioniert

Einfach ausgedrückt, können Sie ab sofort mit nur wenigen Klicks Ausgabedaten von Spendesk an NetSuite senden. Als Controller:in müssen Sie lediglich den entsprechenden Zeitraum auswählen und auf "Weiterleiten zu NetSuite" klicken. Die manuelle Dateneingabe oder zusätzliche Formatierung ist nicht weiter erforderlich.

So funktioniert der Rechnungsprozess, Schritt für Schritt:

1. Eine Rechnungszahlung wird angefordert. Wie bei allen Zahlungen kennen Sie den/die Antragsteller:in (das Teammitglied, das die Ausgaben tätigt), die genehmigende Person (den/die Vorgesetzte:n), die Begründung und die zugehörige Kostenstelle. Und Sie haben eine elektronische Rechnung angehängt.

2. Die Rechnung wird über Spendesk bezahlt, idealerweise mit einer direkten Überweisung.

3. Bevor Sie die Rechnung in NetSuite exportieren, überprüfen Sie, ob das Team, die Kostenstelle und alle anderen wichtigen Informationen korrekt sind.

4. Speichern Sie ggf. Änderungen und markieren Sie die Rechnung als fertig.

5. Kontrollieren Sie, ob alle Zahlungsbestätigungen und -belege korrekt sind.

6. Wählen Sie den zu exportierenden Zeitraum aus (für den Export von Massenzahlungen).

7. Überprüfen Sie abschließend, ob Sie die richtige Anzahl von Ausgaben für diesen Zeitraum exportiert haben.

8. Klicken Sie auf "Weiterleiten zu NetSuite".

Spendesk erstellt für jede Verbindlichkeit einen Buchungssatz und exportiert die damit verbundenen Zahlungsinformationen automatisch im Hintergrund. Alle Informationen, die Sie für Prüfungen und Reporting benötigen, werden sofort mit NetSuite synchronisiert.

Welche Informationen werden exportiert?

Die native Integration erstellt automatisch die folgenden Einträge in NetSuite, die mit den Einträgen in Spendesk übereinstimmen:

• Rechnungen und Gutschriften von Lieferfirmen

• Spesenabrechnungen

• Rechnungszahlungen

• Buchungen

Kurz gesagt: Alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen, werden reibungslos von Spendesk an NetSuite übertragen. 

Kann ich benutzerdefinierte Felder erstellen?

Da jedes Unternehmen - und jeder Buchhaltungsprozess - seine eigenen Tücken hat, sollten Sie sich nicht auf eine einheitliche Lösung für Ihre Ausgabenverwaltung beschränken. Mit Spendesk können Sie die Felder, die wichtig für Ihre Buchhaltung sind, so gestalten, dass sie mit den bereits in NetSuite vorhandenen Feldern übereinstimmen.

Dies kann am Ende des Monats stundenlange, manuelle Dateneingaben ersparen.

Wenn die Standardoptionen nicht ausreichen, können Sie die Spendesk-Felder einfach umbenennen und ihrem entsprechenden NetSuite-Eintrag zuordnen. Sobald Sie dies einmal getan haben, werden die Daten jedes Mal, wenn das Feld in Zukunft verwendet wird, an den richtigen Ort exportiert.

Sie können die benutzerdefinierten Felder jederzeit in den Einstellungen hinzufügen oder aktualisieren.

Was ist, wenn ich Änderungen an früheren Verbindlichkeiten vornehme?

Sobald Sie eine Verbindlichkeit exportieren, werden bestehende oder zukünftige Zahlungen aus Spendesk automatisch in NetSuite exportiert. In Spendesk angehängte Belege können in NetSuite gefunden werden, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Und wenn Sie Abteilungen oder Kostenstellen in NetSuite aktualisieren, nimmt Spendesk die entsprechende Aktualisierung automatisch vor.

Deutliche Vorteile für Finanzteams

Finanzdaten mit nur einem Klick aktualisieren zu können, ist ein klarer Gewinn für Finanzteams. Mehr Automatisierung, weniger Fehler und keine manuelle Dateneingabe sind immer ein Grund zur Freude.

Im Folgenden erfahren Sie, was Sie erwartet, wenn Sie Spendesk und NetSuite integrieren.

Schnellere Finanzabschlüsse

Ein effizienter Monatsabschluss erfordert genaue und gut organisierte Finanzdaten, mit minimalen Korrekturen und ohne fehlende Daten.

Spendesk stellt sicher, dass Sie jederzeit über vollständige und genaue Verbindlichkeiten und Abrechnungen verfügen – vor allem aber am Monatsende. Sie sehen, wer was gekauft hat (und warum), können Genehmigungen nachverfolgen und müssen Mitarbeitende nicht laufend an fehlende Belge erinnern.

Um Zahlungen abzustimmen und Bücher pünktlich abzuschließen, müssen Sie lediglich einen Export durchführen, indem Sie auf “Weiterleiten zu NetSuite” klicken.

Wussten Sie schon? Spendesk-Kund:innen sparen 4 Tage pro Monat beim Finanzabschluss.

Präzisere Buchhaltungsdaten

Irren ist menschlich, vor allem, wenn Ihr Finanzteam jeden Monat Hunderte (oder Tausende) von Transaktionen verwalten muss. Selbst den besten Buchhalter:innen und Controller:innen unterlaufen Fehler – und genau das ist es, was eine gute Automatisierungssoftware zum Lebensretter macht. 

Mit Spendesk entfällt fast die gesamte manuelle Dateneingabe, die für die Verwaltung von Ausgaben erforderlich ist. Unsere OCR-Software extrahiert wichtige Details aus Rechnungen und Belegen automatisch, und die Plattform benachrichtigt Sie, wenn Informationen fehlen oder doppelte Einträge gebucht wurden. 

Wenn die Daten in NetSuite ankommen, sind sie also bereits zweifach auf ihre Richtigkeit überprüft worden. Damit stehen Ihre Reportings und Analysen auf einer noch solideren Grundlage.

Zeit- und Ressourcenersparnis

Finanzteams stehen immer unter Druck – nicht nur, wenn der Monatsabschluss ansteht. Das Bezahlen von Eingangsrechnungen, die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und die Beantwortung unzähliger „kurzer Fragen" lassen wenig Zeit für strategische Aufgaben. 

Spendesk hilft Ihren Kolleg:innen, die nicht in der Finanzabteilung arbeiten – und das wiederum erspart Ihnen eine Menge Arbeit. Teammitglieder laden ihre eigenen Rechnungen und Spesenabrechnungen direkt hoch, wodurch Sie nicht mehr nach E-Mail-Anhängen suchen müssen.Und da das Tool Ihre Kolleg:innen durch den gesamten Prozess führt, werden häufige Fehler, die normalerweise viel Zeit kosten, vermieden.

Überlassen Sie anderen Teams die operativen Schritte. So kann die Finanzabteilung als der strategische Partner agieren, den das Unternehmen braucht.

Wussten Sie schon? 95% der Kund:innen sagen, dass Spendesk ihre Arbeit effizienter macht und die Teamarbeit fördert. 

Synchronisierte Transaktionen in Echtzeit

Ein häufiges Problem des klassischen Finanz-Workflows ist, dass die strategische Entscheidungsfindung auf Daten beruht, deren Aufbereitung Wochen (oder sogar länger) dauert. Die meisten Unternehmen müssen erst auf die aktuellesten Daten warten, um ihre Budgets und Prognosen zu aktualisieren, und um dann über die nächsten Schritte entscheiden zu können.

Das Gute am modernen Ausgabenmanagement ist, dass niemand mehr warten muss. Teams können ihre Ausgaben in Echtzeit einsehen, die Budgets laufend überwachen, und Sie können alle Transaktionen sofort an NetSuite weiterleiten. 

Verkürzen Sie die Zeit für die Erstellung von aktuellen Daten und Zahlen und nehmen Sie einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Echtzeit-Buchhaltung.

Integrieren Sie NetSuite und Spendesk noch heute

Wenn Sie bereits mit Spendesk und NetSuite arbeiten, ist es jetzt an der Zeit, die beiden Systeme zusammenzuführen. Setzen Sie sich noch heute mit Ihrem/Ihrer Kundenberater:in in Verbindung. Er/sie wird Ihnen bei der Einrichtung der Integration behilflich sein – und alle brennenden Fragen beantworten.

Wenn Sie NetSuite nutzen, aber Ihre Ausgaben noch nicht mit Spendesk verwalten, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir beantworten alle Ihre Fragen und zeigen Ihnen, wie einfach und wirkungsvoll smartes Ausgabenmanagement sein kann.