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69% aller Finanzteams haben das Gefühl, dass sie bei den anderen Teams den Ruf eines „Beleg-Detektivs" haben. Das klingt nach Spielverderber, aber die Rolle ist unfreiwillig, denn in Wirklichkeit ist die Kontrolle von Budgets harte Arbeit. Vor allem für Finanzteams, aber nicht nur. Auch Budgetverantwortliche und Manager:innen fühlen sich teilweise hilflos, wenn sie in verschiedenen Tabellen versuchen, die Übersicht über das Budget ihres Teams zu behalten.
Budgets einhalten – eine Herausforderung für das gesamte Unternehmen
Kompliziert wird es vor allem, wenn nicht alle Verantwortlichen das gleiche Dokument bearbeiten. Tatsächlich verfolgen 94 % der Budgetverantwortlichen ihre Ausgaben in einem anderen System als das Finanzteam. Am Ende kursieren verschiedene Versionen der gleichen Excel-Datei auf diversen Desktops, die vom Tagesgeschäft und der Realität der Ausgabenprozesse im Unternehmen abgekoppelt sind.
Das bringt folgende Probleme mit sich:
Manager:innen haben keine Echtzeit-Updates zu ihren Budgets, müssen aber trotzdem schnelle Entscheidungen zu Ausgaben ihres Teams treffen. Bis alle Daten in ihrem Excel upgedatet, und an das Finanzteam weitergegeben werden, vergehen oft mehrere Wochen.
Dem Finanzteam fehlt der Überblick über die getätigten Ausgaben im Vergleich zu den geplanten Ausgaben, und sie bemerken die Budgetüberschreitung erst, wenn es zu spät ist.
Beide arbeiten in Silos und verwenden zu viel Zeit & Energie auf diesen veralteten, ineffizienten Prozess.
Kurz gesagt, es geht drunter und drüber und Budgets werden (oft ungewollt) überschritten. Dabei waren doch am Anfang alle so motiviert, ihr Budget dieses Quartal wirklich einzuhalten.
Wie wäre es, wenn das Finanzteam und die Budgetverantwortlichen die Ausgaben ihrer Teams stattdessen in Echtzeit sehen und die Genehmigungen zusätzlicher Ausgaben entsprechend anpassen könnten?
Dieser Traum könnte mit der Budget-Funktion von Spendesk Wirklichkeit werden: Spendesk Budgets. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über dieses Feature wissen müssen.
Spendesk Budgets
Spendesk hat Budgets, Genehmigungen, Zahlungen, Eingangsrechnungen und eine Echtzeit-Übersicht der operationellen Ausgaben in einem Tool zentralisiert, sodass Finanzteams und Budgetverantwortliche mit einem Klick Zugriff auf ihre Budgets haben. Finance kann mehr Verantwortung an die Manager:innen abgeben und diese verwalten das Budget ihres Teams autonom und flexibel.
Teambudgets in Spendesk zentralisieren
Verknüpfen Sie Ihre Budgets mit den Genehmigungen und Zahlungen, die über Spendesk getätigt werden.
Budgetverantwortliche prüfen, ob eine neue Anfrage ins Budget passt
Manager:innen behalten ihre Budgets im Auge und können neue Ausgaben auf Basis des verfügbaren Budgets genehmigen oder ablehnen. Sobald eine Ausgabe freigegeben wurde, aktualisiert Spendesk das Budget automatisch.
Echtzeit-Übersicht für Manager:innen & Finanzteam
Die Budgets werden in Echtzeit aktualisiert und zeigen an, welche Summe bereits verwendet wurde, welche Ausgaben genehmigt, aber noch nicht bezahlt wurden, und welches Budget noch verfügbar ist. Dafür werden Purchase Orders, Anfragen für virtuelle Karten und zu zahlende Rechnungen berücksichtigt.
Finanzteams passen Budgets an
Dank Echtzeit-Übersicht gibt es am Monats- oder Quartalsende keine Überraschungen mehr und das Finanzteam kann Budgets wenn nötig anpassen.
Budgets im Zentrum der Ausgabenprozesse
Mit Spendesk Budgets gewinnen alle:
Das Finanzteam sieht in Echtzeit, was im Vergleich zu den ursprünglich geplanten Budgets wirklich ausgegeben wird und kann mehr Verantwortung an die Manager:innen abgeben, die jetzt wirklich für ihr Budget verantwortlich sind.
Manager:innen können ihr Budget überprüfen, bevor sie eine Ausgabe freigeben und so fundierte Entscheidungen treffen.
Das gesamte Unternehmen spart Zeit, Geld und Energie und Budgets werden wirklich eingehalten.
Ein Blick in die Zukunft
Vom ersten Tag an war es unsere Mission bei Spendesk, Unternehmen und ihre Mitarbeitenden von Bürokratie und Papierkram zu befreien. Wir automatisieren und digitalisieren Aufgaben mit geringem strategischen Wert, damit jedes Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Das Finanzteam ist nicht mehr allein dafür verantwortlich, dass Belege eingereicht, und Budgets eingehalten werden, sondern kann Verantwortung an die Manager:innen und Mitarbeitenden weitergeben. Das verbessert die Kooperation und stärkt den Teamzusammenhalt, denn Finance ist Teamwork.
Wir haben ein Produkt entwickelt, das bereits von mehr als 3500 Kund:innen verwendet wird. Doch das ist erst der Anfang. Wir arbeiten unermüdlich daran, unsere Lösung mit zusätzlichen Funktionen & Services zu verbessern, damit alle Teams sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
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Nina Meyer
Nina Meyer ist Product Marketing Manager bei Spendesk. Sie hat an der Sorbonne deutsch-französisches Marketing studiert und lebt seit 10 Jahren in Paris.
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