Procurement-Software – 8 Tools für den Einkauf

Während Marketing, Produktion und Vertrieb sich schon lange auf moderne Schlüsseltechnologien wie Cloud-Lösungen, Big Data oder sogar Blockchain-Technologien stützen, hängt das Procurement hinterher. Selbst in der sonst so verstaubten Finanzbuchhaltung sind Softwarelösungen zur Automatisierung manueller Aufgaben angekommen.

Was hält das Procurement also auf? Eines ist klar: An guten Lösungen mangelt es nicht. Und wir finden Procurement-Tools viel zu nützlich, als dass man sie ignorieren könnte.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Procurement-Software liefert, und stellen Ihnen einige hilfreiche Tools vor. Beginnen wir aber zunächst mit ein paar Hintergrundinformationen zum Thema Procurement.

Definition: Was ist Procurement eigentlich?

Der deutsche Begriff, der dem des Procurement am nähesten kommt, ist wohl Einkauf oder auch Beschaffung. Traditionell kümmert sich die Beschaffung um die Anschaffung von Waren zur Weiterverarbeitung oder zum Weiterverkauf. Das moderne Verständnis vom Procurement geht darüber hinaus und beschreibt alle Aktivitäten, die der Akquise von Gütern und Technologien dienen, wie zum Beispiel das IT-Procurement, das sich auf den Einkauf von Hard- und Software kümmert – ganz egal, ob diese im Betrieb verbleiben oder weiterverkauft werden.

Der Procurement-Prozess im Überblick

Ein gut geplanter Procurement-Prozess umfasst in der Regel folgende Schritte:

1. Bedarfsfeststellung – Kommunikation mit Mitarbeitern und Teams, Ausarbeitung von Spezifikationen

2. Vorauswahl von Lieferanten – Recherche möglicher Anbieter / Lieferanten, Bestandsaufnahme und Abgleich mit Geschäftsanforderungen

3. Ausschreibung – Einladung der vorausgewählten Anbieter, an der Ausschreibung teilzunehmen und Angaben zu Spezifikationen zu machen und Fragen zu beantworten.

4. Evaluierung – Auswahl des besten Partners auf Grundlage einer Analyse von Qualität, Übereinstimmung mit den Anforderungen, Gesamtkosten, Nachhaltigkeit und finanzieller Sicherheit des Anbieters und ggf. weiterer Kriterien.

5. Verhandlungen – Aushandeln von administrativen und technischen Klauseln, gemeinsame Zielsetzung

6. Vertragsabschluss – Unterzeichnung eines wasserdichten Vertrags, der die rechtliche Basis für die neue Geschäftsbeziehung darstellt

Wie kann Software im Procurement unterstützen?

In diesem Artikel stellen wir acht verschiedene Procurement-Tools vor, die den Einkaufs- und Beschaffungsprozess an unterschiedlicher Stelle unterstützen können. Dabei können die Tools in zwei Kategorien unterteilt werden:

Reine Procurement-Plattformen: Diese sind dazu da, die Beschaffung abzuwickeln – nicht mehr und nicht weniger. Diese Art von Software unterstützt Unternehmen und ihre Einkaufsteams, um komplizierte Prozessen zu vereinfachen.

Tools, die die Beschaffung als Teil anderer Geschäftsprozesse mit abdecken. Viele Unternehmen – vielleicht sogar die Mehrheit – brauchen eigentlich gar keine dedizierte Procurement-Plattform nur für den Einkauf. Stattdessen benötigen sie Tools, die ihnen bei der Bewältigung ganz unterschiedlicher Herausforderungen oder Prozessen helfen, von denen Einkauf und Beschaffung nur einen Aspekt darstellen. Als Beispiel wären hier die Budgetierung oder unternehmerische Planung genrell zu nennen.

Egal, um welche Art von Procurement-Software es sich handelt, Kunden profitieren beim Einsatz von einer Kombination aus:

1. Automatisierung, z.B. der Abwicklung von Bestellungen

2. Budget- und Ausgabenkontrolle

3. Reports und Analysen, z. B. Vergleiche mit Vorperioden

4. Nachverfolgung von Genehmigungen (Approvals)

5. Verbesserte Zusammenarbeit von Teams

6. Integrationen zu anderen Tools wie z. B. denen der Finanzabteilung

Die besten Procurement-Tools

Um Ihnen einen guten Einblick in die Welt der Procurement-Tools zu geben, decken wir drei Kategorien ab:

• Lager- und Bestandsmanagement-Plattformen für den (Online-)Handel (#1)

• Procurement-Tools für die Automatisierung des Einkaufsprozesses (#2-5)

• Tools für Budgetkontrolle und Ausgabenmanagement (#5-6)

• Umfassende Plattformlösungen mit Procurement-Funktionalitäten (#7-8)

Lager- und Bestandsmanagement-Plattformen für den (Online-)Handel

1. Veeqo – die Inventar- und Versandplattform für E-Commerce

Veeqo bietet Funktionalitäten für das Inventarmanagement von Omnichannel-Einzelhändlern. Das Tool lässt sich mit allen namhaften Online-Shops integrieren und unterstützt Unternehmen während der Wachstumsphase durch skalierbare Pläne.

Zu den Funktionalitäten gehören:

• Lagerbestandskontrolle

• Inventar-Automatisierung

• Versandmanagement

• Produktmanagement

• Analysen und Reports

Veeqo eignet sich am besten für junge Unternehmen in der Wachstumsphase. Die Kosten sind überschaubar:

Kosten: Veeqo bietet neuen Nutzern eine kostenlose Testphase von 14-Tagen. Die günstigste Option (für bis zu 2 Benutzern) startet danach bei 132€ / Monat.

G2-Bewertung: 5,0

Capterra-Bewertung: 4,3

Procurement-Tools für die Automatisierung des Einkaufsprozesses

2. Coupa – Die B2B E-Procurement-Software für ein intuitives Einkaufserlebnis

Coupa hat es sich zum Ziel gemacht, die Bedürfnisse der Mitarbeiter möglichst einfach an die Beschaffung zu übermitteln und so dafür zu sorgen, dass Angestellte immer die Dienstleistungen und Produkte haben, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Die Procurement-Plattform ist nur ein Teil der umfangreichen Ausgabenmanagement-Lösung von Coupa und bietet folgende Funktionen:

• Intuitive Oberfläche wie beim Online-Shopping für bessere Nutzer-Akzeptanz

• Verträge online verwalten und Compliance gewährleisten

• Automatisierte Genehmigungsprozesse

• Lieferantenmanagement

• Real-time Budgetdaten

Kosten: Preise werden auf Anfrage berechnet.

G2-Bewertung: 4,2

Capterra-Bewertung: 4,2

3. Precoro – Umfassende Einkaufskontrolle

Precoro bezeichnet sich selbst als "Bodenpersonal für den Einkauf". Das Tool hilft Ihnen dabei, kundenspezifische Bestellungen einfach zu erstellen, Manager-Genehmigungen nachzuverfolgen und jede Zahlung dem richtigen Budget zuzuordnen.

Für Unternehmen mit komplexen und fluiden Anforderungen an die Beschaffung ist Precoro eine besonders gute Option. Laut GetApp umfasst jeder Precoro-Plan Folgendes:

• Erstellung und Ausführung von Bestellungen

• Rechnungsstellung

• Datenanalyse der Ausgaben

• Genehmigungs-Workflows

• Echtzeit-Budgetierung

• Lieferantenmanagement / Supply Chain

• Katalog-Verwaltung

Ein kleines, besonders hilfreiches Detail sind die benutzerdefinierten Formulare, bei denen Sie sich nicht an Vorlagen orientieren müssen, sondern Felder individuell zu Ihren Procurement-Formularen hinzufügen können. Damit trifft Flexibilität auf Struktur und Kontrolle.

Kosten: Die günstigste Option startet bei $29 / Monat pro Nutzer.

G2-Bewertung: 4,4

Capterra-Bewertung: 5,0

4. Promena e-Sourcing - Einfache RFQs

Wie der Name schon sagt, unterstützt Promena Unternehmen bei der Beschaffung und beim Lieferantenmanagement. Insbesondere solche Unternehmen, die häufig Ausschreibungen, oder RFQs (RFQ = Request for Proposals), durchführen.

Bei jeder neuen Ausschreibung verwaltet Promena die einzelnen Angebote und sorgt für einen klaren Überblick. Das ist ein zeitaufwändiger (und daher kostspieliger) Aspekt der Arbeit vieler Beschaffungsteams.

Promena erlaubt die Abwicklung des gesamten Prozesses bis hin zum Reporting. Dadurch sind Ihre Finanz- und Procurement-Teams in der Lage, sowohl effizient als auch zukunftsorientiert zu arbeiten.

Kosten: Promena e-Sourcing ermittelt Angebote individuell.

G2-Bewertung: 4,5

Capterra-Bewertung: 5,0

Budgetkontrolle und Ausgabenmanagement

5.  Spendesk - Mehr Kontrolle über Unternehmensausgaben

Nicht jedes Unternehmen sucht nach einer Komplettlösung. Und selbst wenn letztendlich ein großes ERP angeschafft werden soll, kann es Jahre dauern, bis dieses reibungslos und zuverlässig läuft.

Für mittelgroße und schnell wachsende Unternehmen steht oft die ganz praktische Frage im Raum, wie Lieferungen schneller bezahlt und Lieferanten unkompliziert verwaltet werden können.

Spendesk bietet Unternehmen Debitkarten zur Bezahlung von eingehenden Rechnungen (mit flexiblen Limits für jeden Mitarbeiter), Funktionen zur Erfassung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen sowie virtuelle Karten für sicherere Online-Einkäufe.

Für jedes der Zahlungsmittel stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Nachvollziehbare Genehmigungsprozesse

• Zahlungsbenachrichtigungen, damit kein Einkauf untergeht

• Abgleich von Einkäufen und Budgets in Echtzeit

• Alle Ausgaben des Unternehmens an einem Ort, einschließlich Spesen und anderer individueller Ausgaben.

Spendesk ist die ideale Spend Management-Lösung für schnell wachsende Teams, die Reisekosten und eine Vielzahl an wiederkehrenden Zahlungen und Software-Abos abwickeln müssen.

Schon gewusst? Spendesk hat kürzlich das Procurement-Unternehmen Okko übernommen - und ist nun in der Lage, den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren, von der ersten Bestellung bis zur Zahlung. Entdecken Sie jetzt das Procurement-Feature von Spendesk.

Kosten: Spendesk erstellt maßgeschneiderte Angebote für alle Arten von Unternehmen

G2-Bewertung: 4,8

Capterra-Bewertung: 5,0

6. ProcurementExpress - Volle Kontrolle über Firmengelder

Wie Spendesk ist ProcurementExpress ebenfalls eine Plattform für die Ausgabenverwaltung. Aber während sich Spendesk auf Zahlungen konzentriert, legt PurchaseControl den Fokus auf Bestellungen.

Nutzer können Abteilungsbudgets und Ausgabenlimits und vorab genehmigte Lieferanten und Einkäufe erstellen.

Die wichtigsten Funktionen sind:

• Einfache Auftragserstellung

• Schnelle Bestellungs-Freigaben

• Lieferantenmanagement

• Kostenplanung und Prognosen

• Ausgabenanalyse

Die Plattform ist intuitiv und einfach zu nutzen. Da ProcurementExpress sich aber hauptsächlich um die Abwicklungs von Bestellungen kümmert, gibt es z. B. keine Prepaid-Karten.

Kosten: Die einfachste Version ab 25€ / Nutzer / Monat

G2-Bewertung: 4,7

Capterra-Bewertung: 4,5

Umfassende Plattformlösungen mit Procurement-Funktionalitäten

7. Oracle Procurement Cloud - Die umfassende ERP-Lösung

Die Procurement Cloud von Oracle ist eine offensichtliche Option für große Unternehmen, die eine vollumfassende ERP-Lösung benötigen. Die Software setzt sich aus sechs Komponenten zusammen:

• Einkauf: Automatisierung von Bestellung bis Zahlung

• Self Service Procurement: Verwalten von Mitarbeiteranfragen für Waren und Dienstleistungen

• Sourcing: Kosteneinsparungen und schnellere Verhandlungen

• Lieferantenverträge: Prozessoptimierung und Lieferantenmanagement

• Lieferanten-Portal: Direkte Zusammenarbeit mit den Lieferanten

• Management der Lieferantenqualifikation: Bewerten Sie das Lieferantenrisiko und sehen Sie alle Aktivitäten während der gesamten Zusammenarbeit.

Für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an das Procurement hat die Lösung von Oracle viel zu bieten. Für ein normales SMB, das einfach ein paar seiner Prozesse optimieren will, ist eine solche ERP-Lösung aber wahrscheinlich überdimensioniert. Die meisten Oracle-Kunden nutzen gleich mehrere Module, zum Beispiel die Financial Management-Cloud oder das Performance Monitoring.

Kosten: Die vollständige Procurement Cloud-Suite liegt bei $625 USD pro Benutzer/Monat.

G2-Bewertung: 4,0

Capterra-Bewertung: 4,2

8. Workday –  Procurement-System mit Rechnungswesen, Personalverwaltung und Unternehmensplanung

Bekannt ist Workday vornehmlich als Software für die Personalverwaltung. Hinzu kommen Tools für die Buchhaltung (wie Payroll und Finanzplanung) und das Procurement. Die Beschaffungsmanagementsoftware bietet Funktion rund um:

• Waren- und Dienstleistungsbeschaffung

• Bedarfsanforderungen und Bestellaufträge

• Benutzerdefinierte Ausgabenkontrollen

• Reports und Analysen in Echtzeit

• Automatisiertes Lieferantenmanagement und Lieferantenverträge in Planung

Für Workday-Nutzer lässt sich ein bestehendes System ganz unkompliziert um die Procurement-Lösung ergänzen. So müssen sich Mitarbeiter, die ihre Urlaubstage und Abwesenheiten über Workday verwalten an keine neue Oberfläche für die Bestellaufträge gewöhnen.

Kosten: Workday ermittelt die Preise ebenfalls auf individueller Basis.

G2-Bewertung: 4,4

Capterra-Bewertung: 4,0

Automatisieren Sie Ihren Procurement-Prozess noch heute

Hoffentlich hat diese Liste Ihnen einen ersten Eindruck über die Automatisierungsmöglichkeiten im Einkaufsprozess gegeben. In der Beschaffung kann viel Zeit und Geld gespart werden, wenn die richtigen Tools zum Einsatz kommen.

Ob Sie also ein E-Commerce-Unternehmen mit einem riesigen Lagerumschlag sind, ein Technologieunternehmen, das unübersichtlich viele Rechnungen verschiedener Lieferanten bearbeitet, oder einfach ein Unternehmen, das Hilfe braucht, um seine Zahlungen in Ordnung zu halten –  eine Procurement-Software kann Ihnen das Leben leichter machen.

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