Projektbudgets erstellen und tracken – so geht's

Albert Einstein soll einmal gesagt haben: „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum.“ – eine Aussage, die erfahrene Projektmanager:innen wohl schmunzeln lässt. Denn selten (nie) läuft selbst bei kleineren Projekten alles nach Plan. Und trotzdem ist es undenkbar, auf eine sorgfältige Planung zu verzichten. Von der Projektplanung hängt viel ab, unter anderem das Projektbudget.

Bei Kundenprojekten entscheidet das Projektbudget darüber, ob das eigene Unternehmen den Auftrag bekommt oder ein Konkurrent, der mit niedrigeren Projektkosten rechnet. Eine zu knappe Planung kann allerdings nach Hinten losgehen: Wird das Projektbudget überschritten, drohen unzufriedene Kund:innen oder eine zu geringe Marge. Wer sich wiederholt verplant, hat bald kein Business mehr.

Damit Ihnen das nicht passiert, teilen wir in diesem Beitrag wichtige Tipps zum Erstellen und Tracken von Projektbudgets.

Projektbudget erstellen: Festpreis gegen die Abrechnung nach Stunden und Materialkosten abwägen

„Was kostet denn nun der Aufbau unseres Online-Shops?” könnte eine der Fragen lauten, die von Kundenseite in den Raum geworfen wird. Kund:innen lieben Angebote nach Festpreis, denn sie sind leicht planbar und verkürzen den Freigabeprozess für das Budget.

Projekte nach Festpreis abrechnen

Wenn Ihr Unternehmen – um bei dem Beispiel zu bleiben – schon vielfach sehr ähnliche Online-Shops aufgebaut hat, mit der Onlineshopping-Plattform vertraut ist, die genutzt werden soll, und bestenfalls die speziellen Anforderungen der Branche kennt, bietet sich ein Angebot nach Festpreis an – vorausgesetzt natürlich, Sie haben die Projektkosten bei vergangenen Projekten genau getrackt und können so Prognosen für dieses Projekt treffen.

Dann können Sie zu den durchschnittlichen Kosten Ihre Marge sowie ein angemessenes Risikobudget und einen Verhandlungsspielraum addieren – fertig ist das Angebot.

Gestaltet sich das Projekt im Nachhinein doch viel komplizierter, dauert länger oder frisst aus sonstigen Gründen mehr Ressourcen als gedacht, führt das jedoch zu unangenehmen Gesprächen mit Kund:innen oder einem Minusgeschäft für Ihr Unternehmen.

Projekte nach Materialkosten und Zeitaufwand abrechnen

Bei dieser Variante passt sich das Projektbudget dynamisch an den Aufwand (nach Stunden/Tagen und ggf. Material) an. Dazu werden Ausgaben und Zeitaufwand während des Projekts genau getrackt und am Ende in Rechnung gestellt – nach einem Bottom-up-Ansatz. Für gewisse Milestones oder Arbeitspakete sollte es Budgetobergrenzen geben und auch an der Aufstellung einer Kostenschätzung / eines Kostenvoranschlags für das Projekt kommen Sie bei diesem Ansatz nicht vorbei, allerdings ist der Spielraum größer.

Und dann wäre da noch eine Mischkalkulation, bei der ein gewisser Teil des Projektes zu einem festen Preis erledigt wird (z. B. das Aufsetzen des Online-Shops auf Shopify), andere Aufgabenpakete jedoch nach Stunden und Material abgerechnet werden (z. B. die Fotoshoots für die Erstellung der Produktbilder im Online-Shop).

Welche Posten gehören in ein Projektbudget?

Wir sprechen in diesem Artikel grob von zwei Posten: dem Zeitaufwand (normalerweise in Tagen oder Stunden) und den Materialkosten. Generell sind das die Posten, die auf der Endabrechnung an Kund:innen auftauchen. Das interne Projektbudget muss jedoch die Summe aller Kosten berücksichtigen, die für die Erreichung der Projektziele anfallen. Neben Personal und Material gehören dazu Tools, Reisekosten, Miete, Verwaltungskosten, Versicherungen etc. Da diese normalerweise nicht auf der Rechnung aufgelistet werden, werden sie in den Festpreis bzw. den Stundensatz/Tagessatz eingerechnet.

Projektkosten in Echtzeit tracken und Engpässe in Projektbudgets frühzeitig erkennen

Egal, für welche Kalkulation Sie sich entscheiden – das Tracking von Ausgaben und Stunden ist essentiell.

• Bei der Abrechnung nach Festpreis müssen Stunden und Ausgaben nachverfolgt werden, um am Ende des Projektes bewerten zu können, wie hoch der Gewinn ausfiel und um beim nächsten Projekt noch fundiertere Schätzungen abzugeben. Zudem kann so ggf. noch gegengesteuert werden, wenn das Projekt viel höhere Ausgaben verursacht, als zunächst geplant.

• Bei der Abrechnung nach Stunden und Material liegt die Notwendigkeit für das Tracking auf der Hand: Der Kunde wird genau nachvollziehen wollen, was wann wo ausgegeben wurde bzw. welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch genommen haben. Darüber hinaus können Budgetobergrenzen nur so eingehalten werden. Je nach Abmachung gehören die Posten zudem auf die Endabrechnung.

Das Problem mit dem Tracking von Projektkosten

Typischerweise ist das Tracking von Projektkosten ein manueller Prozess: Projektmanager tippen ihre Ausgaben und Stunden selbst in eine Tabelle oder beauftragen ihre Assistenz damit.

Das geht solange gut, wie jedes Teammitglied seine Ausgaben im Auge behält, die Tabellenkalkulationen diszipliniert täglich aktualisiert und jeden Beleg verwahrt. Bauunternehmen, Anwaltskanzleien und Agenturen folgen diesem Ablauf schon seit Jahrzehnten – mehr oder weniger erfolgreich. Doch auch wenn alles gut geht, verschluckt dieses Vorgehen viel Zeit.

Hier kommt integriertes Ausgabenmanagement ins Spiel. Das Hauptproblem beim Tracken von Projektkosten besteht nämlich darin, dass die gängigen Zahlungsmethoden, insbesondere Firmenkreditkarten, auf praktisches Bezahlen, aber nicht auf Tracking ausgelegt sind.

Die Lösung: integriertes Ausgabenmanagement

Wir haben zum Glück längst die technologischen Möglichkeiten dafür, Kartenzahlungen in Echtzeit zu verfolgen – durch Apps und Softwarelösungen. Im Privatbereich haben sich „digitale Haushaltsbücher” und „Money Manager” als Apps durchgesetzt, mit denen sich persönliche Budgets oder Familienausgaben tracken lassen. Nach dem gleichen Prinzip funktionieren auch Tools für Unternehmen.

Mit einer Software wie Spendesk zum integrierten Ausgabenmanagement können Sie …

• Zahlungen in Echtzeit nachverfolgen,

• eine vollständige Zahlungshistorie einsehen,

• Ausgaben direkt bei der Bezahlung einem Projekt zuordnen,

• Projektbudgets zentral verwalten und sehen, wie groß die Puffer zur Budgetobergrenzen noch sind,

• basierend auf diesen Informationen Zahlungen freigeben oder blockieren und/oder Ausgabenlimits für jede Firmenkarte festlegen,

• tracken, wer welche Zahlung getätigt und autorisiert hat (dank smarten Debitkarten oder virtuellen Karten für alle Mitarbeitenden),

• alle Belege an einem Ort aufbewahren.

Hinweis: Neben einer Software zum Ausgabenmanagement benötigen Sie sehr wahrscheinlich ein Tool zur Zeiterfassung, denn hier kommt Excel aus den gleichen Gründen (Fehleranfälligkeit, Notwendigkeit für ein hohes Maß an Disziplin, Zeitaufwand) an seine Grenzen.

Wenn Sie weiterhin auf Tabellenkalkulationen setzen, kann Ihnen diese kostenlose Vorlage vielleicht weiterhelfen? Hier geht's zum Download! ⬇

Zusammenfassung: Digitale Tools zur Projektbudget-Kontrolle

Damit Projektbudgets über die Zeit hinweg immer besser geplant werden können und Budgetgrenzen im Laufe eines Projektes nicht überschritten werden, braucht es Möglichkeiten zum Tracking von Projektkosten. Eine Tabellenkalkulation und reguläre Kreditkartenzahlungen liefern weder die nötige Transparenz, noch lassen sich Fehler zuverlässig vermeiden. Hinzu kommt, dass sie Projektmanager enorm viel Zeit kosten.

Das Tracken und Verwalten von Projektbudgets sollte sich reibungslos in den Arbeitsalltag einfügen und so wenig Zeit in Anspruch nehmen, wie nur irgendwie möglich. Das klappt mit einer Kombination aus einem Tool zum integrierten Ausgabenmanagement und einer Zeiterfassungs-Software.

Eine gute Nachricht zum Schluss: Die meisten Lösungen zum integrierten Ausgabenmanagement sind – anders als klassische Finanztools – schnell eingerichtet. Sie können loslegen, sobald Ihre Mitarbeitenden mit ihren eigenen (virtuellen) Karten ausgestattet sind.

Erfahren Sie mehr zum Tracken von Projektbudgets mit Spendesk und werden Sie nie wieder von ungeplanten Projektkosten überrascht. Buchen Sie noch heute eine Demo!