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Fühlen sich Ihre Bestellprozesse manchmal wie ein einziges Chaos an? Fehlt Ihnen die Übersicht, welche Ausgaben genehmigt sind und welche noch auf Freigabe warten? Die Lösung ist einfacher, als Sie vielleicht denken: Purchase Orders. Purchase Orders sorgen für Struktur, Transparenz und eine klare Nachverfolgbarkeit – von der Bestellung bis zur Zahlung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Purchase Orders funktionieren, welche Vorteile sie bieten und wie sie mit Spendesk den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess revolutionieren und Ihr Finanzteam entlasten können.
Was ist ein Purchase Order (PO)?
Ein Order of Purchase oder Purchase Order – deutsch: Bestellung – ist ein Dokument, das ein Unternehmen an einen Lieferanten sendet, um den Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu bestätigen. Es enthält wichtige Details wie:
Beschreibung der Artikel oder Dienstleistungen
Menge
Preis
Liefer- und Zahlungsbedingungen
Der Purchase Order dient dabei nicht nur als formelle Bestellung, sondern auch als rechtlich bindendes Dokument. Sobald der Lieferant die Bestellung bestätigt, entsteht eine vertragliche Verpflichtung.
Beispiel: Ein Unternehmen benötigt Büromaterial. Es erstellt einen Purchase Order mit allen Details zu den benötigten Produkten. Der Lieferant liefert die Waren gemäß der Bestellung, und das Unternehmen gleicht später die Lieferung, die Bestellung und die Rechnung miteinander ab – ein Prozess, der als 3-Wege-Abgleich bezeichnet wird.
Purchase Order vs Rechnung
Da sowohl Purchase Orders als auch Rechnungen rechtlich bindende Dokumente sind, die zwischen Käufern und Verkäufern ausgetauscht werden, können sie leicht verwechselt werden. Tatsächlich hängen sie miteinander zusammen, da ein Purchase Order oft als Grundlage für die Erstellung einer Rechnung dient – mit den Details zu den gekauften Waren und deren Preisen. Beide Dokumente werden jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Beschaffungsprozess verwendet und spielen verschiedene Rollen.
Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Purchase Order und Rechnung:
Purchase Order:
Wird vom Käufer erstellt
Wird vor dem Kauf oder der Lieferung erstellt
Legt fest, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden
Enthält vorgeschlagene Zahlungsdetails und Lieferbedingungen
Rechnung:
Wird vom Verkäufer erstellt
Wird nach dem Kauf oder der Lieferung ausgestellt
Bestätigt die gelieferten Waren und deren Menge
Fordert den Käufer zur Zahlung zu einem festgelegten Datum auf
Warum sind Purchase Orders so wichtig?
Purchase Orders spielen eine zentrale Rolle im Beschaffungsmanagement, insbesondere für Finanzteams:
Rechtliche Sicherheit: Sie schaffen klare Vereinbarungen zwischen Käufer und Lieferant.
Transparenz: Unternehmen erhalten volle Sichtbarkeit über zukünftige Ausgaben und können Budgets besser planen.
Fehlerreduktion: Durch den strukturierten Prozess lassen sich Fehler und Unstimmigkeiten vermeiden.
Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Arbeitsschritte und sparen Zeit.
Für Unternehmen mit hohem Beschaffungsvolumen bieten digitale Lösungen entscheidende Vorteile: Sie integrieren alle Prozesse, vom Einkauf bis zur Zahlung, und ermöglichen eine einfache Nachverfolgung aller Bestellungen – mehr dazu weiter unten.
Arten von Purchase Orders
Abhängig von den Anforderungen und Vereinbarungen eines Unternehmens können verschiedene Arten von Purchase Orders genutzt werden. Jede Art bietet spezifische Vorteile, um die Flexibilität und Effizienz im Beschaffungsprozess zu erhöhen:
Standard-Purchase Orders:
Geeignet, wenn alle Details wie Artikel, Menge, Preis und Lieferdatum im Voraus bekannt sind
Geplante Purchase Orders:
Für wiederkehrende Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen
Flexibilität bei den Lieferdaten, während die Gesamtmenge und der Preis im Voraus festgelegt werden
Rahmenbestellungen (Blanket Purchase Orders):
Für langfristige Beziehungen mit Lieferanten
Ermöglichen mehrere Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum, ohne jedes Mal eine neue PO zu erstellen
Vertrags-Purchase Orders:
Basieren auf umfassenden Lieferantenverträgen
Definieren die Bedingungen und Konditionen für zukünftige Bestellungen
Digitale Purchase Orders:
Werden vollständig über Softwarelösungen wie Spendesk erstellt, verwaltet und verfolgt
Der Purchase-to-Pay-Prozess & Purchase Orders
Der Purchase-to-Pay-Prozess beschreibt den gesamten Ablauf, den ein Unternehmen von der Bedarfsermittlung bis hin zur finalen Zahlung an den Lieferanten durchläuft. An diesem Punkt wird der Purchase Order (PO) entscheidend: Er bildet den ersten Schritt des Procurement-Prozesses und sorgt dafür, dass alle nachfolgenden Schritte reibungslos und strukturiert ablaufen.
Im Detail sieht der Purchase Order-Prozess wie folgt aus:
Bedarfsermittlung & Genehmigung: Der Prozess beginnt, wenn ein Bedarf für ein Produkt oder eine Dienstleistung identifiziert wird. Eine Anfrage wird erstellt und durchläuft einen Genehmigungsprozess, um sicherzustellen, dass die Bestellung im Einklang mit dem Budget und den Unternehmensrichtlinien steht.
Erstellung & Versendung der Purchase Order: Nach der Genehmigung wird ein PO erstellt und an den Lieferanten gesendet, um die Bestellung verbindlich zu machen. Hierbei werden alle Details – wie Menge, Preis und Lieferbedingungen – festgelegt.
Rechtliche Bindung & Lieferung: Sobald der Lieferant den PO bestätigt, wird dieser rechtlich bindend. Der Lieferant ist nun verpflichtet, die bestellten Waren oder Dienstleistungen gemäß den vereinbarten Bedingungen zu liefern.
Rechnungsprüfung & Zahlung: Nach der Lieferung stellt der Lieferant eine Rechnung aus. Diese wird mit dem PO und der tatsächlichen Lieferung abgeglichen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden, bevor die Zahlung freigegeben wird.
Best Practices für effektive Purchase Orders
Damit der Prozess rund läuft, sollten folgende Best Practices beachtet werden:
Klar definierte Einkaufsrichtlinien: Eine transparente und gut dokumentierte Einkaufsrichtlinie sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden wissen, welche Schritte erforderlich sind, um eine Bestellung zu initiieren, zu genehmigen und zu verfolgen. Dies hilft, Ausnahmen und Verzögerungen zu minimieren und den Prozess reibungslos zu gestalten.
Zentrale Verwaltung von Lieferantendaten: Eine zentrale Datenbank für alle Lieferanteninformationen stellt sicher, dass die richtigen Kontaktdaten, Vereinbarungen und Konditionen jederzeit verfügbar sind. So lassen sich Bestellungen schneller und präziser abwickeln und die Kommunikation mit Lieferanten optimieren.
Automatisierung des Prozesses: Die Automatisierung des gesamten Purchase-Order-Prozesses, von der Bestellanfrage bis zur Zahlung, hilft dabei, manuelle Fehler zu vermeiden, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und die Nachverfolgbarkeit der Bestellungen zu gewährleisten. Durch standardisierte Workflows können Unternehmen auch die Compliance und Transparenz verbessern.
Gute Lieferantenbeziehungen: Gute Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten helfen, Probleme schneller zu lösen. Konflikte sind unproduktiv und führen zu unnötigem Stress und zusätzlichen Kosten.
Übrigens: In diesem Artikel erhalten Sie noch mehr Tipps zum Lieferantenmanagement.
Optimierung des P2P-Prozesses mit Spendesk
Mit Spendesk können Unternehmen den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess nahtlos automatisieren und standardisieren – und die oben genannten Best Practices problemlos in die Tat umsetzen:
Einheitliche Schritte für Anfragen, Genehmigungen und Bestellungen sorgen für Transparenz und eine klare Nachvollziehbarkeit.
Automatischer Abgleich von Purchase Orders, Rechnungen und Lieferungen minimiert Fehler und beschleunigt Zahlungen.
Zentrale Verwaltung von Purchase Orders ermöglicht eine einfache Nachverfolgung und Übersichtlichkeit für Finanzteams.
Durch diese Integration wird sichergestellt, dass Unternehmen ihre Kosten im Griff behalten, Prozesse effizienter gestalten und Lieferanten pünktlich bezahlen können. Wie das genau in Spendesk funktioniert erfahren Sie in unserem Help Center.
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Alles in einem zentralen Ausgabenmanagement-System
Mit der digitalen Rechnungsverwaltung von Spendesk können Mitarbeitende über integrierte Bestellanforderungen (POs) klare Anfragen stellen, während Finanzteams dank dem 3-Wege-Abgleich Zahlungen einfach und sicher freigeben können.
Rechnungen sind letztlich nur eine weitere Zahlungsmethode – genau wie Kreditkarten oder Spesenabrechnungen. Der gemeinsame Nenner: Jedes Teammitglied braucht hin und wieder Unternehmensgeld, um seine Arbeit zu erledigen. Der Unterschied besteht lediglich darin, wie dieser Zugriff erfolgt.
Warum also nicht alles in einem einheitlichen Prozess auf einer Plattform verwalten? Mit Spendesk behalten Sie den Überblick über alle Ausgaben – von Kartenzahlungen über Spesen bis hin zu Bestellungen und Rechnungen. Sie wissen jederzeit genau, wie viel Geld bereits verplant oder ausgegeben wurde, und Ihr Finanzteam hat endlich eine zentrale, verlässliche Datenquelle.
Und das Beste: Alle Teams arbeiten mit einem einzigen Tool, einem Login, einem System. Das macht die Verwaltung von Unternehmensausgaben so einfach, wie sie sein sollte.
Fazit
Purchase Orders sind das Rückgrat eines modernen und effektiven Bestellmanagements. Sie sorgen für Klarheit, Sicherheit und einen reibungslosen Ablauf im Beschaffungsprozess. Mit smarten Tools wie Spendesk können Sie diesen Prozess vollständig digitalisieren und optimieren.
Spendesk bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die Bestellungen, Rechnungen, Budgets und mehr nahtlos miteinander verbindet. Das Ergebnis? Weniger Zeitaufwand, weniger Fehler und mehr Kontrolle über Ihre Unternehmensausgaben.
Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft – starten Sie jetzt mit Spendesk und heben Sie Ihr Beschaffungsmanagement auf ein neues Level!
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