Rechnungen digitalisieren: Was Sie wissen sollten

In der heutigen Zeit, in der Home-Office und digitale Medien stark verbreitet sind, ist es nach wie vor üblich, dass sich Papierrechnungen in den Regalen und auf dem Tisch stapeln.

Diese Art der Rechnungsverwaltung ist nicht besonders effizient, da die Bearbeitung einer großen Anzahl von Rechnungen teuer, zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die heutige Komplexität und Globalisierung bedeutet, dass die Unternehmen immer mehr Transaktionen verarbeiten müssen.

Die Hauptgründe für die Papiernutzung sind, dass es den Mitarbeitenden nicht leicht fällt, die Digitalisierung zu akzeptieren oder mit ihr zu arbeiten. Ursache dafür ist die Herausforderung, mit dem Wandel und der Modernisierung der Arbeitswelt umzugehen.

Die Digitalisierung von Rechnungen kann Unternehmen maßgeblich dabei helfen, Kosten zu sparen, den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren oder die Fehlerquote zu senken. Doch die Umsetzung der Rechnungsdigitalisierung ist nicht so einfach, wie man vielleicht denkt. Dabei gibt es eine ganze Reihe von Herausforderungen.

In diesem Blogbeitrag werden wir erörtern, warum moderne Unternehmen Rechnungen digitalisieren sollten und was sie dabei beachten müssen.

Rechnungen digitalisieren - alle Vorteile

Wir stellen Ihnen einige Vorteile vor, die nicht nur Ihr Arbeitsleben, sondern auch das Ihrer Kolleg:innen und des gesamten Unternehmens positiv verändern werden, wenn sie den Rechnungsprozess automatisieren:

• Reduzierung der Kosten

• Zeitersparnis

• Mehr Platz im Büro

• Höhere Produktivität

• Schutz der Umwelt

• Bessere Beziehungen zu Lieferfirmen

1. Reduzierung der Kosten

Bei Ausgangsrechnungen brauchen Sie keine Rechnungen mehr auszudrucken. Alle Kosten, die mit dem Druck, der Verarbeitung und dem Versand von Post verbunden sind, gehen stark zurück oder fallen sogar ganz weg.

Bei Eingangsrechnungen können die Kosten für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen schnell recht hoch sein, wenn Sie eine große Anzahl von Rechnungen manuell bearbeiten müssen. Diese Kosten können mit dem richtigen Softwaretool entfallen.

2. Zeitersparnis

Durch das digitale Erfassen Ihrer Belege können Sie alle in einer Software gespeicherten Rechnungen in Sekundenschnelle finden. Die Digitalisierung vereinfacht und verkürzt den Zeitaufwand für die Datenverarbeitung und die erneute Dateneingabe erheblich.

Mühsames Blättern in dicken Ordnern ist nicht mehr vonnöten. Da alle Rechnungen in Ihrem Unternehmen digitalisiert sind, benötigen Sie nur wenige Klicks, um sie im System zu finden.

Wenn zum Beispiel jemand aus Ihrem Finanzteam eine Frage zu einer Rechnung hat, dann können die notwendigen Daten und Informationen jederzeit und an jedem Ort abgerufen und angezeigt werden. Dadurch wird der Informationsfluss deutlich erhöht.

3. Mehr Platz im Büro

Keine Aktenschränke mehr, weniger Druckgeräte und Regale mit Papier- und Druckerpatronen. Platz für physische Ordner sind nicht mehr notwendig, wenn sie die digitale Transformation vollziehen. Von nun an können Sie Ihre Rechnungen in der Software Ihrer Wahl archivieren. Die Reduzierung des Papierverbrauchs führt zu einem sauberen und aufgeräumten Büro, was wiederum für eine bessere Mitarbeiterzufriedenheit sorgt.

4. Höhere Produktivität

Eintönige und sich wiederholende Tätigkeiten wie die manuelle Verwaltung von Papierrechnungen können dazu führen, dass die Mitarbeitenden unter Stress und Ermüdung leiden. Das hat zur Folge, dass die Fehlerquote steigt.

Daher kann es passieren, dass Rechnungen gelegentlich übersehen oder zu spät bearbeitet werden, wodurch es zu Zahlungsverzögerungen kommen kann.

Mitarbeitende, die bisher mit der Verwaltung von Rechnungen in Papierform betraut waren, können sich nun Tätigkeiten zuwenden, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

5. Schutz der Umwelt

Der Verzicht auf Papier unterstützt das gesellschaftliche und ökologische Engagement des Unternehmens und verringert die Umweltbelastung und CO2-Emissionen beim Transport.

6. Bessere Beziehungen zu Lieferfirmen

Mit dem richtigen Software-Tool können Sie Zahlungen schneller und akkurater abwickeln, was dazu beiträgt, das Vertrauen in die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Lieferfirmen zu stärken

Eine effizientere Rechnungsbearbeitung ermöglicht es Ihnen, sich schnell den Ruf zu erarbeiten, Ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen und ein finanziell zuverlässiger Geschäftspartner zu sein.

Außerdem können Unternehmen ihren Kunden das Bild eines modernen und leistungsfähigen Unternehmens vermitteln, das in der Lage ist, sich an die neuesten Technologien anzupassen.

Worauf man bei der Digitalisierung von Rechnungen achten muss

Trotz all dieser Vorteile müssen bei der Umsetzung einer Strategie zur Digitalisierung viele entscheidende Elemente im Vorfeld berücksichtigt werden. Denn die Umstellung auf eine vollständig digitale Rechnungsstellung verläuft für Unternehmen nicht immer reibungslos.

Die folgenden Punkte sind dabei zu beachten:

• Einhaltung lokaler Vorschriften

• Begleitung der Mitarbeitenden

• Wahl des richtigen Softwaretools

1. Einhaltung lokaler Vorschriften

Bei der Digitalisierung von Prozessen ist es wichtig, die lokalen Vorschriften einzuhalten, damit Sie am Ende keine bösen Überraschungen erleben. Um Unternehmen ein Regelwerk an die Hand zu geben, hat das Bundesfinanzministerium die GoBD eingeführt.

Damit z.B. die elektronische Rechnung als gesetzeskonform anerkannt wird, müssen die Authentizität des Ausstellenden, die gute Lesbarkeit und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Weitere Informationen über GoBD-konforme Software finden Sie in diesem Artikel.

Zudem sollten Sie darauf achten, dass alle DSGVO-Vorschriften eingehalten werden, damit alle Daten geschützt sind.

2. Begleitung der Mitarbeitenden

An dieser Stelle ist es wichtig zu betonen, dass die Digitalisierung der Rechnungsverwaltung nicht nur ein rein technisches Vorhaben ist. Schließlich beeinflusst die Digitalisierung von Prozessen viele etablierte, meist papierbasierte Arbeitsabläufe und verändert viele langjährige Gewohnheiten von Mitarbeitenden.

Für den späteren Erfolg im Tagesgeschäft ist es entscheidend, dass die technische Seite des Projekts möglichst reibungslos und ohne Probleme verläuft. Mit strategischer Kommunikation wird Transparenz geschaffen und hilft, dem gesamten Unternehmen die Bedeutung des Übergangs verständlich zu machen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Umstellung bestmöglich angenommen und begrüßt wird.

3. Wahl des richtigen Software-Tools

Auf dem Markt gibt es viele Softwarelösungen, die Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Rechnung helfen können. Um einen geeigneten Anbieter zu finden, sollten Sie sorgfältig analysieren, bewerten und festlegen, welche Kriterien für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind. Fragen Sie sich, welcher Anbieter diese Kriterien am besten erfüllen kann.

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