Rechnungsmanagement leicht gemacht – mit Spendesk profitiert das ganze Team

Die Abwicklung von Rechnungen ist für Unternehmen oft mühsam. Es sind zu viele Teammitglieder involviert und zu viele Schritte müssen nach wie vor manuell erledigt werden.

Im Durchschnitt bezahlt ein Unternehmen mehr als 100 Rechnungen pro Monat – das kann aufwendig und teuer werden mit altmodischen Prozessen.

Deshalb ergänzt Spendesk sein Angebot mit einem neuen Tool für das Rechnungsmanagement. Spendesk-Nutzer:innen können so Verbindlichkeiten ganz einfach über die zentrale Plattform erfassen, freigeben und bezahlen.

Sie sind auf der Suche nach Informationen zum Thema digitale Buchhaltung allgemein? Hier geht es zu Tipps und Tricks.

Einfache Rechnungsabwicklung

Mit dem Spendesk-Rechnungsmanagement können Sie sich endlich vom manuellen Hin und Her zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitenden bei der Abwicklung von Rechnungen verabschieden.

Das spart nicht nur Zeit, die das Team für wichtigere Aufgaben nutzen kann, sondern verringert auch die Anfälligkeit für Fehler im Prozess.

Wie das Rechnungsmanagement-Tool funktioniert

Mit Spendesk können Sie Ihre Rechnungen in nur wenigen Schritten managen:

1. Ein Teammitglied lädt die Rechnung über das eigene Profil auf Spendesk hoch.

2. Alle wichtigen Informationen werden mit Hilfe von OCR-Technologie ausgefüllt.

3. Wenn nötig, wird die jeweilige Führungskraft benachrichtigt, die die Rechnung über das eigene Profil freigeben kann.

4. Die Rechnung wird über Spendesk an die Finanzabteilung weitergeleitet, die sich um die Zahlung kümmert.

Der gesamte Prozess wird mit einem einzigen Tool abgewickelt. Das Finanzteam kann jeden Schritt nachverfolgen – von der Bestellung bis zur Zahlung. Es ist nicht mehr nötig, lange E-Mail-Korrespondenzen zu durchforsten oder Mitarbeitenden hinterher zu telefonieren.

Automatisierte Rechnungsverwaltung

Wenn Sie lästige Angelegenheiten wie das Rechnungsmanagement automatisieren, bleibt dem Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Mit Spendesk haben Sie folgende Vorteile:

• Alle wichtigen Informationen werden erfasst. Bevor alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann die Rechnung nicht abgeschickt werden.

• Rechnungen landen direkt bei der richtigen Führungskraft. Keine verschwundenen E-Mails oder fehlenden Anhänge mehr – Manager:innen erhalten unmittelbar eine Benachrichtigung per E-Mail, Slack oder über die Spendesk-App, sobald eine Rechnung zur Freigabe vorliegt.

• Die Finanzabteilung erhält einen vollständigen Überblick über das Rechnungsmanagement. Controller:innen haben jederzeit Zugriff auf alle Details sämtlicher Rechnungen; Nachhaken bei den zuständigen Mitarbeitenden wird somit überflüssig.

• Die Person, die die Rechnung hochlädt, kann den Prozess nachverfolgen und erhält eine Benachrichtigung, wenn die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. So muss das zuständige Teammitglied nicht mehr nachfragen und zwischen Lieferant:in und Finanzabteilung vermitteln.

Freigegebene Rechnungen schnell bezahlen

Meist müssen Controller:innen Rechnungen einzeln begleichen, indem sie eine neue Zahlung für jede:n Zulieferer:in erstellen und diese dann eine nach der anderen anweisen.

Dieses Vorgehen ist nicht nur aufwendig und zeitraubend, sondern auch fehleranfällig.

Mit Spendesk können Sie alle freigegebenen Rechnungen in einer XML-Datei exportieren und für eine Sammelzahlung bei der Bank hochladen.

Dabei enthält die Datei natürlich nur die korrekten Informationen von Rechnungen, die den Freigabeprozess vollständig durchlaufen haben. So besteht kein Risiko, dass nicht freigegebene Rechnungen oder falsche Summen bezahlt werden.

Mit Spendesk können Sie Zahlungen zu dem splitten und auf Wunsch in mehreren Schritten begleichen, um so Ihr Cash Management zu optimieren. Die entsprechenden Einstellungen können Sie bei der Rechnungsabwicklung über das Tool vornehmen.

Wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Wenn Sie für das Rechnungsmanagement einen modernen Prozess einführen, hilft das allen Beteiligten im Team.

Antragsteller:in

Nicht alle in der Firma sind Finanzfachkräfte und kennen sich mit Rechnungsnummern und Mehrwertsteuer aus. Die meisten im Team wollen nur wissen, an wen sie die Rechnungen schicken müssen und wann diese bezahlt werden.

Mit Spendesk müssen sich Mitarbeitende nur einloggen und das Rechnungsmanagement-Tool leitet sie durch die weiteren Schritte.

Genehmiger:in

Führungskräfte haben viel um die Ohren und wollen sich nicht durch Papierstapel wühlen, um nachzuvollziehen, was sie da eigentlich vorliegen haben. Es reicht, wenn sie die wichtigsten Infos im Überblick haben und die Freigabe erteilen können.

Mit Spendesk erhalten sie eine Benachrichtigung, können sofort den Kontext der Rechnung verstehen und sehen zudem mögliche Notizen, die der/die Antragsteller:in hinzugefügt hat. Ohne Papierkram, lange E-Mails oder missverständliche Nachrichten.

Finanzabteilung

Am meisten profitiert natürlich das Finanzteam. Alle Anfragen und Freigaben sind klar dokumentiert – und das alles an einem Ort, nicht mehr verstreut in E-Mails und auf Post-its.

Die Daten können einfach an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet werden.

Jetzt freischalten – oder kostenlose Demo buchen

Die Rechnungsverwaltung muss nicht mehr mühsam und zeitraubend sein. Der Prozess lässt sich ganz einfach optimieren, indem Sie lästige manuelle Aufgaben automatisieren.

Wenn Sie Spendesk bereits nutzen, helfen wir Ihnen gerne dabei, das Rechnungsmanagement zu aktivieren. Schicken Sie einfach eine E-Mail an success@spendesk.com.

Sollten Sie Spendesk noch nicht nutzen, zeigen wir Ihnen gerne, wie Spendesk Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, die Kontrolle über die Kreditorenbuchhaltung zu übernehmen.

Sie kennen Spendesk noch nicht? Erfahren Sie mehr in einer kostenlosen Demo!