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Der Prozess der Rechnungsstellung kann stressig sein, da es so viel zu beachten gibt und schon eine fehlende oder falsche Information dazu führen kann, dass das Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug zugelassen wird und Probleme mit dem Finanzamt bekommt.
Damit Sie also keine böse Überraschung am Ende erleben, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, worauf Sie bei der Rechnungsprüfung genau achten müssen. Außerdem geben wir Ihnen eine Rechnungsprüfung-Checkliste, die Ihnen helfen kann, den Rechnungsprozess der zu vereinfachen.
Rechnungsprüfung: Was ist das?
Die Rechnungsprüfung gehört zu den täglichen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung und bedeutet, dass die Rechnungen inhaltlich auf ihre Übereinstimmung mit den formalen Anforderungen geprüft werden müssen.
Denn wenn die Rechnung nicht korrekt ist, kann das Unternehmen den Vorsteuerabzug nicht in Anspruch nehmen und muss die Steuer nachzahlen. Um kein Geld zu verlieren, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass jede einzelne Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Es gibt zwei Arten von Rechnungsprüfungen: die formelle Prüfung und die sachliche Prüfung.
Im Rahmen der formellen Prüfung wird die Einhaltung der Pflichten nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes kontrolliert.
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung oder dem Warenlieferschein verglichen und geprüft. Hier muss genau überprüft werden, ob alle Positionen, Beträge und Mengen übereinstimmen.
Um sicherzustellen, dass eine Eingangsrechnung ordnungsgemäß ist, sollten bestimmte Angaben und Daten unbedingt darin enthalten sein. § 14 UstG (Umsatzsteuergesetz) schreibt vor, welche formellen und inhaltlichen Anforderungen erfüllt werden müssen, damit eine Rechnung korrekt ist. Die verschiedenen Angaben auf einer Rechnung unterscheiden sich je nach Höhe des Rechnungsbetrags:
Rechnungen unter 250 €: vereinfachte Prüfung
Rechnungen über 250 €: erweiterte Prüfung
Rechnungen unter 250 €
Bei Rechnungen unter 250 € handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen, die den Vorteil haben, dass sie weniger Angaben enthalten müssen als Rechnungen über diesen Betrag. Hier gilt laut §33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) die vereinfachte Prüfung, bei der die folgenden Informationen Pflicht sind:
Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder sonstigen Leistung
Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag
Den anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis im Falle einer Steuerbefreiung
Rechnungen über 250 €
Im Gegensatz zur vereinfachten Rechnung sind in der erweiterten Rechnung mehr Angaben erforderlich. Die folgenden Informationen müssen bei Rechnungen über 250 € enthalten sein:
Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Die einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder sonstigen Leistung
Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Gegebenenfalls der Hinweis zu Steuerbefreiungen
Im Voraus vereinbarte Rabatte (Preisminderungen)
Den anzuwendenden Steuersatz sowie den Steuerbetrag
Rechnungsprüfung-Checkliste - ein kurzer Überblick
Diese Checkliste bietet Ihnen eine Grundlage, damit Ihre Rechnungsprüfung so reibungslos wie möglich verläuft.
Die Rechnungsprüfung mit dem passenden Tool optimieren
Seien wir ehrlich: Niemandem macht es wirklich Spaß, Rechnungen auf all diese Daten zu überprüfen. Es ist eintönig und kostet Zeit, die Sie für andere Aspekte Ihres Unternehmens verwenden könnten.
Mithilfe von Spendesk können Sie Ihre Bestell- und Rechnungsinformationen mit den gelieferten Waren abgleichen und die Zahlungen direkt im Tool anweisen. Jeder Benutzer kann mit dieser Softwarelösung eine Lieferantenrechnung hochladen. Spendesk liest dann das Dokument und extrahiert automatisch alle wichtigen Informationen in Sekundenschnelle.
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