Reisekostenerstattung – ein umfassender Leitfaden für Arbeitgeber

Für viele Mitarbeitende sind Dienstreisen Routine, wohingegen andere nur selten geschäftlich unterwegs sind. So oder so: Reisenden Beschäftigten entstehen Kosten für Hotelübernachtungen, Bahn- oder Autofahrten, Mahlzeiten, Parkgebühren und mehr.

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die anfallenden Reisekosten erstatten, ist dies oft mit einem großen organisatorischen Aufwand verbunden: von der manuellen Berechnung des Verpflegungsmehraufwands vor Reiseantritt bis hin zur zeitaufwändigen Spesenabrechnung oder dem mühsamen Sammeln von Belegen nach der Rückkehr ins Büro. Bei so vielen Dingen, die zu beachten sind, kann man schon mal den Überblick verlieren.

Deshalb zeigen wir Ihnen alles, was Sie über die Reisekostenerstattung wissen müssen und wie sie dank digitaler Tools optimiert werden kann. Schließlich sollen Geschäftsreisen weder für Sie noch für Ihre Mitarbeitenden eine Belastung sein, sondern vor allem eines: eine produktive und inspirierende Abwechslung zum Geschäftsalltag

Reisekostenerstattung: Was bedeutet das eigentlich?

Unter Reisekostenerstattung versteht man Aufwendungen, die dem Arbeitgeber durch die Auswärtstätigkeit eines Arbeitnehmenden entstehen und diesem spätestens nach der Reise erstattet werden. Eine Auswärtstätigkeit, oft auch als Geschäfts- oder Dienstreise bezeichnet, liegt immer dann vor, wenn der Beschäftigte eine berufliche Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung oder seiner regelmäßigen, ortsgebundenen Arbeitsstätte ausübt. Der Begriff "Dienstreise" ist relativ weit gefasst: Vom Besuch bei einem Kunden bis hin zu einer mehrtägigen Reise, einer Fortbildung oder einem Messebesuch – all dies und mehr kann je nach Ermessen des Arbeitgebers als Geschäftsreise gewertet werden.

Diese Dinge gilt es bei der Reisekostenerstattung zu beachten

Es gibt nicht nur verschiedene Möglichkeiten, Reisekosten vor oder nach der Reise zu erstatten, sondern auch einige steuerliche Kniffe, die jeder Arbeitgeber kennen sollte. Im Folgenden beantworten wir ein paar der am häufigsten gestellten Fragen zur Reisekostenerstattung.

Pauschalen oder Erstattung tatsächlicher Kosten

Wie der Titel vermuten lässt, gibt es für die Erstattung von Reisekosten die folgenden zwei Möglichkeiten:

1. Erstattung tatsächlicher Kosten

Tatsächliche Reisekostenerstattung bei Geschäftsreisen heißt, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber die genauen Kosten auf der Grundlage von Belegen (z.B. Zugtickets, Restaurant- oder Tankquittungen, usw.) erstattet bekommt. Hierfür muss der Beschäftigte alle Belege sammeln und sie am Ende der Dienstreise an das Finanzteam weiterleiten, in der Regel zusammen mit einer Reisekostenabrechnung.

2. Erstattung pauschaler Kosten

Darüber hinaus gibt es gesetzliche Pauschalbeträge für Dienstreisen im In- und Ausland. Reisekostenpauschalen sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmenden frei zur Verfügung stehen. Dazu gehören z.B. die Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometerpauschale. Die aktuellen Obergrenzen werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht. Mehr zu den Pauschalen erfahren Sie weiter unten im Artikel.

Einzuhaltende Frist

Es gibt keine Rechtsgrundlage, die den Zeitraum regelt, in dem der Arbeitgeber die Reisekosten erstatten muss. Diese Entscheidung ist daher jedem Unternehmen individuell überlassen. Jedoch gilt: Sofern Sie sich zur Reisekostenerstattung bereit erklären, sollte dies innerhalb eines angemessenen Zeitraums geschehen – am besten innerhalb weniger Wochen. Bedenken Sie: Ihr Mitarbeiter hat die Kosten für eine von Ihnen in Auftrag gegebene Geschäftsreise im Voraus und aus eigener Tasche bezahlt. Ihn ein Jahr auf die Erstattung der Reisekosten warten zu lassen, wäre daher eher unangebracht. Im schlimmsten Fall kommt es zu einem Rechtsstreit, wobei das Gericht nach eigenem Ermessen entscheidet.

Um Streitigkeiten von vornherein zu vermeiden, können Sie Ihren Mitarbeitenden auch eine Firmenkreditkarte mit festen Budgets aushändigen. Lesen Sie mehr dazu im letzten Abschnitt dieses Artikels.

Reisekosten steuerfrei erstatten

Wie bereits erwähnt, muss der Arbeitnehmer nach Rückkehr von einer Geschäftsreise üblicherweise eine Reisekostenabrechnung einreichen. Dazu muss er die entstandenen Kosten für Taxifahrten, Mahlzeiten und Co. mit entsprechenden Belegen nachweisen. Im Rahmen der geltenden Lohnsteuersätze und gemäß § 3 Nr. 16 EStG können Sie als Arbeitgeber die Reisekosten anschließend steuerfrei erstatten.

Wenn Sie keinerlei Reisekosten erstatten, kann der Arbeitnehmende die durch Dienstreisen entstandenen Kosten als Werbungskosten in seiner eigenen Steuererklärung absetzen. Das mindert das zu versteuernde Einkommen, und er bekommt einen Teil, jedoch nie den vollen Betrag seines Geldes zurück.

Erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben

Nicht nur Arbeitnehmer, auch Arbeitgeber können Reisekosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen – zumindest solange der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Reisekosten tatsächlich erstattet hat. Dazu müssen alle relevanten Belege eingereicht und die von Ihnen erstatteten Pauschalbeträge deklariert werden.

Welche Reisekosten muss der Arbeitgeber erstatten?

Anders als häufig angenommen, besteht kein rechtlich verbindlicher Anspruch auf Reisekostenerstattung seitens des Arbeitgebers. Gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) können Mitarbeitende jedoch einen Ersatz für Mehraufwendungen verlangen. Präzise heißt es im BGB:

“Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”

Obwohl Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, die Reisekosten vollständig zu erstatten, übernehmen viele Unternehmen die Kosten als Geste des guten Willens und Anerkennung für ihre reisenden Mitarbeitenden. Doch welche Kosten gelten eigentlich als Reisekosten? In der Regel gehören dazu:

1. Fahrtkosten / Fahrtnebenkosten

2. Verpflegungsmehraufwand

3. Übernachtungskosten

4. Reisenebenkosten

1. Fahrtkosten / Fahrtnebenkosten

Eine Reise ohne Fahrtkosten ist in der Regel erst gar keine Reise. Dementsprechend fallen bei nahezu jeder Dienstreise Fahrtkosten an. Für die Reisekostenerstattung gibt es dabei verschiedene Möglichkeiten, je nach genutztem Verkehrsmittel: Die Kosten für Taxi, Flugkosten oder öffentliche Verkehrsmittel können durch Belege nachgewiesen und vollständig erstattet werden. Wenn möglich, bucht und bezahlt der Arbeitgeber die Flüge am besten bereits vor Reiseantritt. Auf diese Weise müssen die Arbeitnehmenden keine Vorauszahlungen leisten.

Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug, kann er sich bestimmte Pauschalbeträge erstatten lassen. Bei einem Pkw beträgt der Betrag 30 Cent pro Kilometer, bei einem Moped oder Motorrad 20 Cent pro gefahrenen Kilometer. Anstelle der Kilometerpauschale kann auch der Kilometersatz herangezogen werden. In diesem Fall werden die Jahresgesamtkosten für die Nutzung des Fahrzeugs addiert, einschließlich der Kraftstoffkosten sowie der Kosten für Reparaturen, Steuern, Versicherungen etc. Am Jahresende wird die Summe aller Kosten durch die Anzahl der Dienstkilometer geteilt. Für Kilometersatz und Kilometerpauschale muss ein Fahrtenbuch geführt werden, um die zurückgelegten Kilometer möglichst präzise zu dokumentieren.

Verwendet der Arbeitnehmer hingegen einen Firmenwagen, kann er diese Kosten weder über das Kilometergeld oder den Kilometersatz erstattet bekommen noch als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Der Grund hierfür: Die Kosten für den Dienstwagen sind bereits beglichen und werden vom Unternehmen getragen.

2. Verpflegungsmehraufwand

Wer beruflich unterwegs ist, hat in der Regel höhere Verpflegungskosten als jemand, der in einer lokalen Tätigkeitsstätte oder im Home Office arbeitet. Der Arbeitgeber kann diesen sogenannten Verpflegungsmehraufwand erstatten. Da es recht mühsam sein kann, jeden einzelnen Posten zu erstatten, können Geschäftsreisende einfach pauschale, steuerfreie Spesensätze abrechnen, unabhängig von den realen Ausgaben. Die Pauschalen sind abhängig vom Ort und Ziel der Reise. In Deutschland gelten für die Jahre 2020-24 die folgenden Pauschalen:

3. Übernachtungskosten

Bleiben Arbeitnehmer während einer mehrtägigen oder gar längeren Geschäftsreise über Nacht, brauchen sie natürlich auch einen Schlafplatz. Hotels, Ferienwohnungen etc. können vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt werden; in diesem Fall ist eine Erstattung nicht erforderlich. Wenn der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten vorschießt, muss er die Hotelrechnung nach der Reise bei der Finanzabteilung einreichen. Auf diese Weise werden die Kosten – sofern sie im Voraus vereinbart wurden – in voller Höhe erstattet (Auslagenerstattung). Kosten für die private Nutzung der Minibar, Wellness-Behandlungen und dergleichen werden nicht erstattet und müssen gegebenenfalls vom Rechnungsbetrag abgezogen werden.

Unter Umständen hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, bei einem Freund oder Familienmitglied am Ort der Geschäftsreise zu übernachten. In diesem Fall kann er innerhalb Deutschlands eine Übernachtungspauschale von 20 Euro beanspruchen.

4. Reisenebenkosten

Neben den Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten können noch weitere Aufwendungen für eine Reise anfallen, wie zum Beispiel:

• Kostenpflichtiges WLAN

• Telefongespräche im beruflichen Kontext

• Eintrittskarten für Veranstaltungen, die für die betreffende Tätigkeit relevant sind

• Parkgebühren

• Gebühren für die Aufbewahrung oder den Transport von Gepäck

Diese sogenannten Reisenebenkosten können ebenfalls vom Arbeitgeber erstattet werden. Auch hier entscheidet jedes Unternehmen individuell, welche Kosten es als arbeitsrelevant anerkennt und wann eine Kostenerstattung vorgenommen werde muss..

Reisekostenerstattung automatisieren – so geht’s

Wie Sie sehen, kann die Reisekostenerstattung sehr viel Mühe und Zeit in Anspruch nehmen. Wir erinnern uns: zeitraubende Reisekostenabrechnungen, das mühsame Sammeln und Prüfen von zahllosen Belegen, reisende Mitarbeitende, die in Vorleistung treten, und und und. Aber es geht auch anders! Um den Prozess der Reisekostenerstattung zu vereinfachen, kann dieser dank eines intelligenten Ausgabenmanagement-Tools wie Spendesk automatisiert und digitalisiert werden. Das spart Ihrem Finanzteam eine Menge Zeit und Energie für andere, wichtigere Aufgaben.

Smarte Kreditkarten mit festen Budgets

Mit einer umfassenden digitalen Ausgabenmanagement-Lösung können Unternehmen sowohl physische als auch digitale Firmenkreditkarten mit festen Budgets einrichten und diese ihren Mitarbeitenden für Dienstreisen (oder andere Aufwendungen) individuell freigeben. Auf diese Weise können die Beschäftigten ihre Reisekosten einafch mit der Kreditkarte bezahlen, ohne Geld aus dem eigenen Geldbeutel berappen zu müssen.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist, dass alle Ausgaben direkt digital erfasst und im Tool gespeichert werden, so dass die Finanzabteilung die volle Kontrolle über alle Kosten behält. Das Beste daran: All dies geschieht in Echtzeit, wodurch es am Monatsende keine bösen Überraschungen gibt, weil unerwartete Reisekosten angefallen sind. Und nicht zuletzt können durch die Integration mit DATEV die Reisekosten direkt für die Steuererklärung aufbereitet werden.

Simpel und effektiv: Digitalisierte Spesenerstattung

Es kann immer passieren, dass die benötigte Firmenkreditkarte zu Hause vergessen wird oder das erforderliche Reisebudget noch nicht freigegeben ist. Was passiert also, wenn die Kosten doch mal vom Mitarbeiter vorgestreckt werden müssen?

Um die Erstattung der aufgewendeten Kosten so schnell und einfach wie möglich zu gestalten, kann der Angestellte den entsprechenden Beleg einfach abfotografieren und über die praktische App des Ausgabenmanagement-Tools einreichen – sofort, unkompliziert und von überall. Der Beleg wird mittels OCR-Technologie erfasst und direkt an den zuständigen Manager weitergeleitet. Sobald die Ausgabe bestätigt ist, kann das Finanzteam sie überprüfen und eine Überweisung planen. Der Beschäftigte hat das Geld dann bald wieder auf seinem Bankkonto, ohne ewig warten zu müssen.

Verpflegungsmehraufwand leicht gemacht

Die manuelle Berechnung des Verpflegungsmehraufwands kann schnell unübersichtlich werden. Mithilfe einer Ausgabenmanagement-Software kann die Berechnung automatisiert werden. Diese Funktion wird in Spendesk als “per diem” bezeichnet und geschieht immer auf Basis der aktuellen Sätze des Bundesfinanzministeriums.

Die Berechnung, Einreichung und Erstattung des Verpflegungsmehraufwands funktioniert wie folgt: Der Mitarbeiter muss seine Reisedaten (Zielort, Datum, Uhrzeit) sowie eventuelle kostenlose Mahlzeiten (z.B. Frühstück im Hotel) angeben – also all das, was für die Berechnung der Verpflegungspauschale relevant ist. Das Tool berechnet den entsprechenden Betrag ganz automatisch. Der Antrag wird dann an den Vorgesetzten weitergeleitet, der die Angaben überprüft und im Idealfall genehmigt. Das Finanzteam hat Zugang zu allen Informationen über den Antrag und kann dem Mitarbeiter sofort den passenden Betrag erstatten.

Möchten auch Sie die Erstattung von Reisekosten dank intelligenter Firmenkreditkarten, per diem-Funktion oder digitaler Spesenerstattung einfacher und reibungsloser gestalten?

Sprechen Sie einfach mit einem unserer Spendesk-Experten!

[Achtung: Dieser Artikel sollte nicht als Rechtsberatung verwendet werden. Welche Aufwendung Ihr Unternehmen erstatten muss, hängt von den individuellen Umständen ab. Lassen Sie sich von einer Fachkraft beraten, um mehr zu erfahren.]