Anleitung: Reisekostenpauschalen richtig verwenden

Nach den Pandemiejahren kehren Dienstreisen in unseren Alltag zurück – und mit ihnen das leidige Thema der Spesenabrechnungen. Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschalen und Übernachtungskosten führen regelmäßig zu großen Fragezeichen. 

Und in Anbetracht der durchaus verwirrenden gesetzlichen Regelungen ist das auch kein Wunder. Wir erklären, wie Reisekostenpauschalen funktionieren, wann sie sinnvoll sind und wie der Prozess der Reisekostenabrechnung bestenfalls ablaufen sollte. 

Definition der Reisekostenpauschale 

Per Definition ist eine Pauschale ein Mindestbetrag, der ohne den Nachweis von Einzelbeträgen angerechnet werden kann. Reisekostenpauschalen können also im Rahmen der Reisekostenabrechnung angegeben werden, ohne Belege sammeln und einreichen zu müssen. In Deutschland gelten Pauschalbeträge für folgende Reisekosten: 

• Übernachtungskosten bei Übernachtungen im Ausland

• Verpflegungsmehraufwand 

• Fahrtkosten, sofern ein privates Fahrzeug (Auto oder Moped) genutzt wird

Natürlich fallen auf einer Dienstreise noch eine Reihe weiterer Kosten an. Für die folgenden Ausgaben gibt es jedoch keine Pauschalsätze und es zählen einzig und allein die tatsächlichen Ausgaben: 

• Übernachtungskosten im Inland

• Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

• Sonstige Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut, Eintrittskarten, etc.)

Wer kann die Reisekostenpauschale von der Steuer absetzen? 

Kurz gesagt: Immer der, der die Kosten tragen musste. Das ist entweder der Arbeitgeber oder eine angestellte Person. 

Fall 1: Der Arbeitgeber erstattet die Reisekosten 

In den meisten Fällen kommt der Arbeitgeber für die Reisekosten auf. Dann kann das Unternehmen in den oben genannten Kategorien Pauschalbeträge als Betriebskosten ansetzen. In diesem Fall müssen keine einzelnen Belege eingereicht werden, was sowohl der Finanzabteilung als auch dem Finanzteam das Leben leichter macht. 

Einige Unternehmen entscheiden sich allerdings gegen die Verwendung von Pauschalbeträgen und setzen lieber die tatsächlich entstandenen Kosten ab. Die Pauschalen sind nämlich recht knapp bemessen. Der Verpflegungsmehraufwand liegt derzeit bei gerade einmal 28€ für einen ganzen Kalendertag (mehr als 8 Stunden Reisezeit). Wer schon mal in München essen war weiß, dass das kaum für ein Hauptgericht und ein Getränk reicht, geschweige denn für drei Mahlzeiten. 

Fall 2: Der Arbeitnehmer trägt die Reisekosten selbst 

Muss die dienstreisende Person die Geschäftsreise selbst finanzieren, kann sie bei der Einkommenssteuer die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug und die Übernachtungspauschale absetzen und als Werbungskosten geltend machen. Und Arbeitnehmer können – im Gegensatz zu Unternehmen – zudem bei Übernachtungen im Inland Pauschalbeträge heranziehen.

Auch hier kann es sich lohnen, auf die Pauschalen zu verzichten und stattdessen die realen Kosten abzusetzen – je nachdem, welcher Betrag höher ist. 

Berechnung der Pauschalbeträge für Dienstreisen

Die Höhe der Reisekostenpauschale ist abhängig von der Dauer und dem Ziel der Reise sowie den verwendeten Transportmitteln. Sie wird vom Bundesfinanzministerium im sogenannten BMF-Schreiben festgelegt.

Berechnung der Verpflegungspauschale

Der Verpflegungsmehraufwand wird pro Reisetag berechnet. Hier wird zwischen einem halben und einem ganzen Tagessatz unterschieden. Den ganzen Pauschalbetrag gibt es nur für Reisetage von mindestens 24 Stunden und mehrtägigen Reisen. Liegt die Reisedauer zwischen 8 und 24 Stunden, wird der Betrag halbiert. Bei Dienstreisen von unter acht Stunden kann keine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. 

Wenn die dienstreisende Person kostenloses Frühstück bekommt oder von Geschäftspartnern zum Abendessen eingeladen wird, wird die Pauschale entsprechend gemindert. Es werden also nur Verpflegungskosten berücksichtigt, die Reisende wirklich selbst bezahlt haben. 

• Anderweitig bereitgestelltes Frühstück: 20 Prozent Minderung der Pauschale

• Anderweitig bereitgestelltes Mittag- oder Abendessen: 40 Prozent Minderung

Eine Beispielrechnung finden Sie in unserer kostenlosen Vorlage für die Reisekostenabrechnung.

Bei Auslandsreisen gelten je nach Reiseziel unterschiedliche Pauschalen, die Sie weiter unten im Artikel in einer großen Tabelle finden.

Berechnung der Kilometerpauschale 

Nutzten Mitarbeitende ein privates Fahrzeug für die Dienstreise, kann die Pauschale folgendermaßen berechnet werden: 

Auch wenn das die meistgenutzte Methode ist, besteht kein gesetzlicher Anspruch auf genau diese Pauschale. Sie stammt aus dem Bundesreisekostengesetz, das Reisekostenpauschalen für Beamt:innen und Soldat:innen festlegt, und wird als Referenzwert herangezogen.

Alternativ können Unternehmen auch einen individuellen Kilometersatz festlegen. Das kann insbesondere bei neuen und teuren Fahrzeugen sinnvoll sein, die höher besteuert und versichert werden müssen und teurer in der Wartung sind.

Berechnung der Übernachtungspauschale im Ausland

Im Gegensatz zu den Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand im Inland werden die Spesensätze für Ziele im Ausland regelmäßig aktualisiert. Hier finden Sie das BMF-Schreiben für Auslandsreisen im Jahr 2024 für europäische Länder wie Frankreich, Italien, Schweiz, Dänemark oder Luxemburg, aber z.B. auf für die USA.

Vor- und Nachteile der Reisekostenpauschale

Wenn weniger einzelne Belege gesammelt, eingescannt und an DATEV übermittelt werden müssen, geht die Spesenabrechnung sowohl für Dienstreisende als auch für die Buchhaltung schneller. Doch auch wenn Zeit- und Papier-Einsparungen generell zu begrüßen sind, hat die Verwendung von Pauschbeträgen statt tatsächlicher Ausgaben einige große Nachteile.

Gerade die unzureichende Deckung tatsächlich auftretender Kosten ist für viele Unternehmen Grund genug, ihre eigenen, höheren Reisekosten-Budgets festzulegen. 

Prozess zur Abrechnung von Reisekostenpauschalen

Die Berechnung und Erstattung von Reisekostenpauschalen lässt sich perfekt automatisieren. Und seien wir ehrlich: Niemand will ausrechnen müssen, welche Pauschale einer Vertriebsmitarbeiterin zusteht, die von Montagmorgen bis Donnerstagabend von ihrem Wohnort in Berlin erst nach Zürich und dann nach Wien gereist ist, dabei an einem Tag Frühstück im Hotel bekommen hat und an einem Abend von Geschäftspartner:innen eingeladen wurde.

Ein moderner Prozess zur Erstattung von Pauschalen kann folgendermaßen aussehen: 

1. Valentin startet seine Geschäftsreise, wohin auch immer. 

2. Sobald er wieder zu Hause ist, beantragt er die Auszahlung von Verpflegungsmehraufwand und ggf. Kilometergeld. 

3. Dazu muss er nicht selbst ausrechnen, welche Beträge ihm zustehen. Valentin muss lediglich die Reisedetails (Reiseziel(e), Daten, Uhrzeit) und ggf. kostenlose Mahlzeiten anzugeben (z.B. Einladung zum Mittagessen).

4. Das Tool berechnet automatisch die entsprechende Pauschale und leitet die Berechnung an Valentins Vorgesetzte weiter. 

5. Diese kann durch einen Klick die Auszahlung veranlassen (oder ablehnen). 

6. Das Finanzteam kann alle Antragsinformationen einsehen und den korrekten Betrag direkt erstatten.

Wichtig: Neben den Pauschalen fallen wahrscheinlich weitere Kosten an, die nicht pauschal erstattet werden können – z. B. Übernachtungen im Inland und sonstige Reisekosten. Diese müssen im Rahmen der Reisekostenabrechnung ebenfalls angegeben und – im Vergleich zu Pauschalen – auch durch Belege nachgewiesen werden. 

Volle Flexibilität und Transparenz mit Spendesk

Egal, ob Sie Ihren Mitarbeitenden den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen von Pauschalen erstatten oder die gesamten tatsächlichen Kosten übernehmen wollen – der Prozess der Spesenabrechnung kann weitestgehend automatisiert ablaufen.

Spendesk reduziert den administrativen Aufwand bei der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum – durch Funktionen wie… 

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