Reisenebenkosten: Erstattungsansprüche & moderne Abrechnungsmethoden

Welche Reisekosten fallen Ihnen als erstes ein, wenn Sie an eine Dienstreise denken? Wahrscheinlich sind es die Kosten für Unterbringung, Verpflegung und Transportmittel… Genau diese können Sie für diesen Artikel getrost vergessen, denn es geht explizit um alle Reisekosten, die nicht in diese Kategorien fallen – die sogenannten Reisenebenkosten. 

Welche Kosten gelten als Reisenebenkosten auf Dienstreise? 

Reisenebenkosten sind zusätzliche Kosten, die während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen können, die aber nicht unmittelbar mit den Hauptreisekosten wie Unterkunft, Verpflegung und Transport zu tun haben. Reisenebenkosten können für Inlands- und Auslandsreisen geltend gemacht werden, vorausgesetzt, dass sie während der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Einige Beispiele für typische Reisenebenkosten sind:

• Trinkgeld

• Zusätzliche Internet-& Telefonkosten

• Visa- und Bearbeitungsgebühren

• Reisegepäckversicherung

• Gebühren für die Aufbewahrung von Gepäck

• Parkgebühren

• Mautgebühren

• Öffentliche Verkehrsmittel

• Servicegebühren & Tourismus-Steuern

• Eintrittskarten, für z.B. Messen, die mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen

Aber aufgepasst: Obwohl private Barbesuche, persönliche Telefonate, Gebühren für PayTV oder Geschenke für die Familie während einer Geschäftsreise anfallen können, gehören sie nicht zu den Reisenebenkosten und sind daher nicht steuerlich absetzbar oder vom Arbeitgeber erstattungsfähig.

Die genauen Vorgaben darüber, welche Reisenebenkosten in welcher Höhe im Rahmen der Spesenabrechnung angegeben werden können, variieren je nach Unternehmen. Deswegen ist es empfehlenswert, sich vor Reiseantritt darüber zu informieren, was erstattet wird und was nicht. 

Welche Reisenebenkosten müssen Unternehmen erstatten? 

In Deutschland gibt es zwar ein Gesetz, das die Erstattung von Reisekosten im Detail regelt – das Bundesreisekostengesetz (BRKG) –, allerdings gilt dieses nur für Bundesbeamt:innen und Angestellte des öffentlichen Dienstes. 

Für Arbeitnehmer:innen in der Privatwirtschaft gibt es keine spezifische gesetzliche Regelung, die Unternehmen zur Erstattung von Reisenebenkosten verpflichtet. Ebenso existieren im Gegensatz zu Transport-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten keine festen steuerlich absetzbaren Pauschalbeträge. 

Trotzdem haben sich in der Praxis ein paar mögliche Handhabungen etabliert: 

1. Billiges Ermessen: Gemäß § 670 BGB muss der Arbeitgeber Mehraufwendungen der Arbeitnehmer:innen ersetzen, wenn diese mit Billigung des Arbeitgebers Aufwendungen gemacht haben. Das bedeutet, dass wenn ein:e Arbeitnehmer:in in berechtigter Annahme Reisenebenkosten auf einer Dienstreise hat (z. B. Parkgebühren für den Dienstwagen am Messegelände) der Arbeitgeber diese Kosten unter Umständen erstatten muss.

2. Regelung im Arbeitsvertrag: In vielen Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen sind Regelungen zur Erstattung von Reisekosten enthalten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen können so vorab und individuell vereinbaren, welche Kosten erstattet werden, wenn der/die Mitarbeitende außerhalb der üblichen Arbeitsstätte tätig ist.

3. Regelung in einer Reiserichtlinie: EineReiserichtlinie ist ein Satz von Regeln und Richtlinien, die von Unternehmen für Ihre Mitarbeiter:innen erstellt werden. Auch hier kann festgelegt werden, inwiefern Reisenebenkosten erstattet werden. 

4. Gewohnheitsrecht: Wenn ein Unternehmen regelmäßig bestimmte Reisenebenkosten erstattet hat, auch wenn dies nicht schriftlich festgelegt ist, kann das in einem sogenannten Gewohnheitsrecht resultieren, nach dem der Arbeitnehmer auch in Zukunft Anspruch auf ähnliche Erstattungen hat. Dies ist jedoch im Einzelfall zu prüfen und sollte im Idealfall gar nicht passieren – es ist immer besser, klare (schriftliche) Verhältnisse zu schaffen.

Wenn ein:e Angestellte:r keine Rückerstattung für Reisenebenkosten erhält, besteht immer noch die Möglichkeit, diese in der Steuererklärung geltend zu machen. Denn Reisekosten können als Werbungskosten geltend gemacht werden, sofern sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Zwar deckt diese Variante nicht die gesamten Kosten, doch kann durch den Werbungskostenabzug das zu versteuernde Einkommen verringert und somit die Steuerbelastung reduziert werden. Es ist wichtig, dass Reisenebenkosten stets im Rahmen des Angemessenen bleiben, um potenzielle Konflikte zu vermeiden.

Prozess zur Abrechnung von Reisenebenkosten 

Arbeitgeber haben die Option, bestimmte Reisekosten mittels Pauschbeträgen statt der tatsächlich entstandenen Kosten, abzurechnen - so beispielsweise die Verpflegungspauschale für Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungspauschale oder Kilometerpauschale. Die pauschale Abrechnungen vereinfacht den Prozess, da das Sammeln und Einreichen von Quittungen entfällt. Allerdings sind diese Pauschalen oft ein wenig knapp bemessen, weshalb viele Unternehmen die tatsächlichen Kosten bevorzugen. Festgelegt werden die Pauschbeträge vom Bundesfinanzministerium, durch das jährliche sogenannte BMF-Schreiben.

Bei Reisenebenkosten gibt es ohnehin keine pauschalen Abrechnungen, sodass hier die detaillierte Kostenabrechnung unumgänglich ist. Dementsprechend sollte der Prozess der Reisekostenerstattung klar strukturiert und möglichst wenig fehleranfällig sein – idealerweise unterstützt durch eine spezialisierte Ausgabenmanagement-Software.

Ganz allgemein läuft die Reisenebenkosten-Abrechnung folgendermaßen ab: 

1. Erfassung der Ausgaben

2. Einreichung der Belege

3. Überprüfung der Belege

4. Genehmigung der Ausgaben

5. Erstattung

6. Buchung und Archivierung

Je nach Setup kann es dabei allerdings so zahlreichen Schwierigkeiten kommen – vom Verlust von Belegen über manuellen Zeitaufwand bis hin zu intransparenten Genehmigungen, die in E-Mails oder Slack-Nachrichten verloren gehen. 

Vorteile einer Software zum Ausgabenmanagement 

Spendesk reduziert den administrativen Aufwand bei der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum – durch Funktionen wie… 

1. Digitale Erfassung: Anstatt physische Belege zu sammeln und tagelang im Portemonnaie herumtragen, können Mitarbeiter.innen ihre Ausgaben sofort digital erfassen, indem sie Fotos von ihren Belegen machen und diese direkt über die Spendesk-App hochladen. Dies verhindert den Verlust von Belegen und beschleunigt den Abrechnungsprozess.

2. Automatische Zuordnung: Spendesk extrahiert die relevanten Informationen von den Belegen und ordnet sie den entsprechenden Kategorien zu. Dadurch geht das Erfassen schneller.

3. Schnelle Freigabe: Vorgesetzte werden nach Beendigung der Reise über die Spesenabrechnung informiert und können Ausgaben direkt in der Software freigeben oder ablehnen.

4. Transparente Genehmigungshistorie: Angestellte, Vorgesetzte und die Finanzabteilung können jederzeit nachvollziehen, wann und wo welche Ausgaben entstanden sind, welche Belege ihnen zugeordnet wurden und wer die Erstattung wann genehmigt hat. So muss die Buchhaltung am Monatsende keinen fehlenden Informationen hinterherrennen.

5. Erstattung mit einem Klick: Die Ausgaben können direkt über Spendesk erstattet werden. So müssen Angestellte nicht lange auf ihr Geld warten. 

6. Automatische Einhaltung von Reiserichtlinien: Unternehmen können in Spendesk spezifische Regelungen und Richtlinien für die Reisekostenabrechnung hinterlegen. Die Software prüft dann automatisch die Einhaltung dieser Richtlinien und warnt bei Abweichungen.
   

7. Übersichtliches Dashboard: Alle Reisekosten, einschließlich Reisenebenkosten, werden zentral und in Echtzeit erfasst und können von den zuständigen Abteilungen, wie z.B. der Buchhaltung, leicht eingesehen werden.

8. Integrierte Berichterstattung: Spendesk ermöglicht das Erstellen von detaillierten Berichten, die einen Überblick über alle Reiseausgaben bieten, was ohne spezialisierte Software zeitaufwändig und fehleranfällig wäre.

9. Schnittstellen zu anderen Programmen: Spendesk kann nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden, sodass eine doppelte Dateneingabe vermieden wird.

Und es kommt noch besser: Mit Spendesk können alle Mitarbeiter:innen mit Firmenkarten ausgestattet werden, die sie auf Reisen verwenden können. Dadurch müssen sie nicht mehr ihr eigenes Geld vorstrecken oder sämtliche Eigenbelege sammeln, auch die Transparenz wird weiter verbessert. Denn jede Kartentransaktion taucht sofort in Spendesk auf.

Zusammenfassung

Reisenebenkosten sind zusätzliche Kosten, die während einer Geschäftsreise entstehen, jedoch nicht zu den Hauptkosten wie Verpflegung, Verpflegung und Transport zählen. Während es in Deutschland keine festen Regelungen für die Privatwirtschaft zur Erstattung dieser Kosten gibt, sollten Unternehmen im Namen der Mitarbeiterzufriedenheit die Ausgaben möglichst in voller Höhe übernehmen.

Die Verwendung einer spezialisierten Ausgabenmanagement-Software wie Spendesk kann den Prozess dafür erheblich vereinfachen. Spendesk ermöglicht die digitale Erfassung und automatische Zuordnung von Belegen, beschleunigt Genehmigungsverfahren, sorgt für Transparenz und integriert sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme. Klingt gut? Dann buchen Sie noch heute eine Demo mit unseren Spendesk-Expert:innen.

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