Der administrative Aufwand rund um eine Dienstreise kann die Vorfreude auf die Konferenz, den Kunden-Workshop oder das Team-Dinner schon mal dämpfen. Damit Ihre Mitarbeiter:innen sich auf ihren Job konzentrieren können und nicht an der Frage hängen bleiben, „Darf ich den Zug buchen, obwohl er teurer ist als das weniger umweltfreundliche Flugzeug?“, sollten Sie eine Reiserichtlinieerstellen.
In dieser beantworten Sie alle Reisefragen transparent und vorab. So wissen Reisende, Budget-Verantwortliche und Finanzteams immer genau, wie Dienstreisen ablaufen sollten, was in welchem Rahmen und durch welchen Prozess erstattet wird und welche Sicherheitsvorkehrungen beachtet werden müssen.
Hier erfahren Sie, wie Sie Genehmigungsverfahren, die Auswahl von Transportmitteln und Unterkünften, Verpflegungs- und Spesenregelungen sowie Sicherheitsrichtlinien in einer Reiserichtlinie festhalten – Schritt für Schritt und inklusive Vorlagen.
Was ist eine Reiserichtlinie?
Eine Reiserichtlinie ist ein Satz von Regeln und Richtlinien, die von Unternehmen für Ihre Mitarbeiter:innen erstellt werden. Das Ziel: Reisen sollen effizient, wirtschaftlich und innerhalb der gesetzlichen und politischen Rahmenbedingungen organisiert werden.
Reiserichtlinien können eine Vielzahl von Themen abdecken. Zu den Wichtigsten gehören:
Genehmigungsverfahren für Reisen
Auswahl von Transportmitteln (Flugzeug, Zug, Auto usw.)
Auswahl von Unterkünften (Hotels, Pensionen usw.)
Verpflegungs- und Spesenregelungen (Pauschalen vs. reale Kosten)
Buchungs- und Kostenerstattungsprozess
Verhaltensregeln und Sicherheitsrichtlinien während der Reise
Versicherungs- und Haftungsfragen
Handhabung von Sonderfällen
Ansprechpartner bei Notfällen
Eine Checkliste zur Erstellung Ihrer Reiserichtlinie sowie viele weitere Tipps rund um Geschäftsreisen finden Sie in in unserem kostenlosen Guide.
Die Reiserichtlinie sollte an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst sein und zu Ihrer Kultur passen. Außerdem sollte sie regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in den gesetzlichen Bestimmungen, den Marktbedingungen oder den internen Anforderungen Rechnung zu tragen.
Schritt für Schritt zur Reiserichtlinie: So geht’s
Eine gut durchdachte Reiserichtlinie bringt Klarheit und Transparenz, Kostenkontrolle, minimiert Risiken und kann Ihr Unternehmen sogar nachhaltiger machen. Die Preisfrage ist also: Wie erarbeite ich eine solche Richtlinie? Was muss ich dabei beachten? Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Es handelt sich hierbei um einen Vorschlag für den möglichen Aufbau einer Reiserichtlinie. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, wohin Ihre Mitarbeiter:innen reisen und welche Unternehmenskultur Sie propagieren möchten, sollten Sie diesen Vorschlag anpassen und weitere Punkte nach Bedarf ergänzen.
1. Zweck der Reiserichtlinie und Zuständigkeiten
Im ersten Kapitel Ihrer Reiserichtlinie sollte zunächst einmal festgehalten werden, welchen Zweck die Richtlinie erfüllt und wer welche Verantwortlichkeiten übernimmt. Dafür können Sie sich an folgender Vorlage orientieren:
Vorlage: Zweck der Reiserichtlinie und Zuständigkeiten
Einleitung
Der Zweck dieser Reiserichtlinie besteht darin, klare und transparente Regeln für Geschäftsreisen festzulegen, die Reisen für alle Mitarbeiter:innen kostenbewusst, nachhaltig und sicher gestalten. Die Reiserichtlinie bietet einen Rahmen für die Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Reisen, um die Einhaltung der internen und gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Reisekosten im Rahmen der Budgets liegen.
Zuständigkeiten
a. Geschäftsleitung [Name(n) der Ansprechperson(en)]
Die Geschäftsleitung ist verantwortlich für die Überprüfung und Genehmigung der Reiserichtlinie.
b. Vorgesetzte/Abteilungsleiter:innen
Vorgesetzte oder Abteilungsleiter:innen sind verantwortlich für die Genehmigung von Geschäftsreisen Ihrer Team-Mitglieder im Einklang mit dieser Richtlinie
c. Mitarbeiter:innen
Dienstreisende Mitarbeiter:innen sind verantwortlich für die Einhaltung der Reiserichtlinie. Sie sind verpflichtet, ihre Reiseanträge und -belege korrekt und rechtzeitig einzureichen und die erforderlichen Genehmigungen einzuholen, bevor sie mit der Reise beginnen.
d. Kontakt bei Fragen
Bei Fragen zur Reiserichtlinie können Sie sich an [Name und Kontaktdaten der Ansprechpartner] wenden.
2. Reiseplanungsprozess und Genehmigungsverfahren
Wenn Sie bereits einen etablierten Prozess zur Planung und Genehmigung von Reisen haben, können Sie diesen hier beschreiben. Verlinken Sie außerdem (Online-)Formulare und relevante Websites zur Reiseplanung.
Für Unternehmen, die Spendesk zur Genehmigung nutzen, könnte der Prozess in etwa so aussehen:
Mitarbeiter:innen beantragen Dienstreisen über ein Online-Formular. Die Eingabemaske führt automatisch durch den Prozess. Dabei wählen sie Ausgabenkategorien, Transportmittel und Kostenstellen aus einem Drop-down-Menü aus.
Der oder die verantwortliche Manager:in wird per App über den Antrag benachrichtigt und kann ihn freigeben oder ablehnen.
Anschließend wird der dienstreisenden Person ebenfalls automatisch Bescheid gegeben und sie kann als nächstes ihre Reise buchen.
Alternativ können Sie unsere kostenlose Vorlage für Dienstreiseanträge verwenden.
3. Auswahlkriterien und bevorzugte Anbieter für Transportmittel und Unterkünfte
Über welche Portale sollen Ihre Mitarbeiter:innen ihre Züge, Flüge oder Hotels buchen? Manche Unternehmen haben spezielle Vereinbarungen mit bestimmten Fluggesellschaften, Autovermietungen oder Hotelketten. Dann sollten Sie diese hier verlinken.
Halten Sie außerdem fest, welche Transportmittel Ihre Angestellten nach welchen Kriterien bevorzugen sollten und ob es Fälle gibt, in denen in Zügen die erste Klasse und bei Flügen die Business Class gebucht werden darf.
Zum Beispiel:
Bei gleicher Reisedauer sollte ein Zug einem Flugzeug vorgezogen werden. Ab einer Reisezeit von acht Stunden kann in Zügen die erste Klasse gebucht werden.
Oder: Bei ähnlicher Reisedauer ist das kostengünstigere Transportmittel zu buchen.
Oder: Mitarbeiter:innen können selbst entscheiden, mit welchem Transportmittel sie reisen wollen. Dabei sollten Sie Reisedauer, Kosten und Umweltbelastung gegeneinander abwägen.
Hier finden Sie außerdem einen Überblick zum Thema Kilometergeld auf Dienstreisen.
4. Richtlinien für Spesen, Verpflegungspauschalen die und Belegverwaltung
Mit einer Spesenregelung stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen angemessen für Ausgaben auf Reisen entschädigt werden und Ihr Unternehmen seine Kosten gleichzeitig im Griff behält.
Eine gute Spesenregelung ist klar, einfach zu verstehen und leicht umsetzbar. Hier sind einige Punkte, die eine Spesenregelung enthalten sollte. Eine vollständige Anleitung zur Erstellung finden Sie hier.
Beleganforderungen: Anforderungen an Belege und Nachweise, die für die Erstattung von Ausgaben erforderlich sind, sowie Fristen für die Einreichung.
Budgets für jede Spesenkategorie: Auflistung erstattungsfähiger Ausgaben mit Höchstbeträgen und/oder Pauschalen und ggf. spezifischen Anforderungen.
Nicht erstattungsfähige Ausgaben: Angabe der Ausgaben, die nicht erstattungsfähig sind
Geeignete Zahlungsmethoden: Erklärung, wie Ihr Team für Dinge bezahlen kann und welche Zahlungsmittel in welchen Fällen gewählt werden sollten: Firmenkarten, Auslagen aus eigener Tasche, Kauf auf Rechnung, etc.
Compliance: Beschreibung der Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Spesenregelung und der Verfahren für die Überprüfung der Compliance.
5. Prozess zur Spesenabrechnung
Wie auch immer Ihr Prozess zur Spesenabrechnung aussieht, halten Sie ihn in diesem Kapitel genau fest – ebenfalls mit Links zu erforderlichen Dokumenten oder Tools.
In der Regel müssen in diesem Prozess mindestens drei Szenarien berücksichtigt werden:
1) Beschäftigte sind unterwegs in Vorleistung getreten.
Wenn Ihr Unternehmen Spendesk nutzt, können Angestellte den entsprechenden Beleg abfotografieren und über die mobile Spendesk-App einreichen — sofort und von überall. Der Beleg wird direkt an den oder die Budgetverantwortliche:n weitergeleitet. Sobald die Ausgabe bestätigt ist, kann das Finanzteam sie prüfen und eine Überweisung planen.
2) Ausgaben wurden über physische oder digitale Firmenkarten getätigt.
Spendesk bietet hier die Möglichkeit, feste Budgets speziell für Geschäftsreisen freizugeben. So müssen Angestellte kein Geld vorstrecken. Die Ausgaben laufen automatisch und in Echtzeit im Tool auf. So haben Budgetverantwortliche immer den Überblick über Kosten und die Einhaltung von Team-Budgets.
3) Statt real entstandener Kosten werden Pauschalen erstattet.
In diesem Fall rechnet Spendesk anhand der Reisedaten automatisch aus, welcher Verpflegungsmehraufwand und welche Kilometerpauschale den Beschäftigten zustehen. Lesen Sie zu dem Thema auch: Spesensätze für Dienstreisen: Darf es etwas mehr sein?
6. Sicherheit und Verhaltensregeln auf Geschäftsreisen
Geschäftsreisen können mit Risiken verbunden sein, insbesondere in Bezug auf die persönliche Sicherheit und den Schutz von Unternehmensressourcen. Daher ist es wichtig, entsprechende Vorsichtsmaßnahmen für verantwortungsvolles Reisen und die Risikominimierung zu definieren.
Diese Maßnahmen können beispielsweise folgende Punkte umfassen:
Reiseplanung: Berücksichtigung von Informationen zu politischen Instabilitäten, kriminellen Aktivitäten und gesundheitlichen Risiken sowie den offiziellen Reisehinweise des Auswärtigen Amtes.
Transportmittel: Nutzung von seriösen Anbietern von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Taxis. Falls Dienstreisende Mietwagen oder Carsharing nutzen, sollten sie sich vorab über die lokalen Verkehrsregeln informieren und an diese halten.
Unterkunft: Buchung von Unterkünften in sicheren Gegenden und mit ausreichenden Sicherheitsvorkehrungen, sofern erforderlich (zum Beispiel Sicherheitsschleusen, Überwachungskameras und Sicherheitspersonal).
Verhalten vor Ort: Beachtung von lokalen Gebräuchen und Verhaltensregeln im Hinblick auf Kleidung und Verhalten.
Reisedokumente, Versicherungen und rechtliche Aspekte: Hinweise zu internationalen Reisen
So betten Sie die Reiserichtlinie in Ihre Prozesse ein
Seien wir ehrlich: Richtlinien, Vorschriften und Regelwerke werden in etwa so gern gelesen wie Bedienungsanleitungen und AGBs. Um es Ihren Beschäftigten also so leicht wie möglich zu machen, Ihre Reiserichtlinie zu beachten, sollte die Compliance in Ihren Prozessen verankert sein.
Das bedeutet: Der Prozess der Reiseplanung und Spesenabrechnung sollte nicht funktionieren, ohne dass die Vorschriften der Reiserichtlinie eingehalten werden. Dabei helfen Ihnen die passenden Tools: Mit Spendesk können Sie zum Beispiel festlegen, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten Firmenkarten eingesetzt werfen können und Budgets für gewisse Zwecke – wie zum Beispiel eine Dienstreise oder ein Geschäftsessen – vorab freigeben.
Und indem Sie jederzeit den Überblick über alle Ausgaben behalten, sinkt auch das Risiko für Spesenbetrug.
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