Wie Unternehmen SaaS-Abos und digitales Marketing am effizientesten managen

Wer heute ein erfolgreiches Unternehmen aufbauen will, kommt um Werbeplattformen wie Google, Facebook, Instagram und LinkedIn kaum herum. Diese sind in der Regel sowohl mit konstanten monatlichen Kosten verbunden (z.B. Business Accounts), als auch mit variablen Ausgaben (z.B. ein monatliches Werbebudget für PPC-Anzeigen auf Google AdWords).

Hinzu kommen für jedes moderne Unternehmen Abos für verschiedene SaaS-Tools, die von Teams im Alltag genutzt werden (z.B. Marketing, Sales, Finance). Wie managen Firmen die wiederkehrenden Zahlungen an all diese Anbieter?

Natürlich werden die Zahlungen schon irgendwo abgebucht werden, sonst würde der Service einfach eingestellt. Aber wie genau behalten Sie den Überblick, vergeben Rechte und teilen Budgets auf?

Das typische Szenario: wie Unternehmen SaaS-Abos und digitales Marketing managen

Die Geschäftsführung und ein paar Manager haben Zugang zu Firmenkreditkarten, über welche die Abbuchungen getätigt werden. Entweder entscheiden die Abteilungen selbst, was sie bis zu einem gewissen Limit anschaffen wollen, oder es wird bei jedem neuen Abo der Chef oder die Chefin gefragt. Dabei wird die Firmenkreditkarte herumgereicht und von allen möglichen Abteilungen und Angestellten als Zahlungsmittel hinterlegt.

Um genauer zu verstehen, warum dieses Vorgehen problematisch ist, sehen wir uns einmal einen recht typischen “Tech Stack” an, also eine Zusammenstellung von SaaS-Lösungen und Werbeplattformen, mit denen moderne kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten:

• CRM (z.B. Salesforce, Pipedrive, ZoHo)

• Marketing-Software (z.B. Cleverreach, Mailchimp, HubSpot)

• Tools zur Kundenbetreuung (z.B. Zendesk, Intercom, Freshdesk)

• Projekt- und HR-Management-Software (z.B. Personio, Slack, Trello, Jira)

• Tools für Entwickler (z.B. Atlassian, GitHub, Docker, Visual Studio Code)

• LinkedIn

• Instagram

• Facebook

• Xing

• Google AdWords

• ggf. weitere

Ein Unternehmen wie Spendesk arbeitet mit über 50 verschiedenen Tools, die entweder monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Neben dem hohen Verwaltungsaufwand kann ein solches technisches Setup auch schnell extrem teuer und unübersichtlich werden. Folgende Fragen lassen sich dann nur noch schwer beantworten:

1. Welche Tools und Werbeplattformen lohnen sich wirklich, welche sollten lieber abgeschaltet, gekündigt und eingestellt werden?

2. Welche Technologien werden redundant verwendet? Bei welchem Dienst haben vielleicht sogar zwei verschiedene Teams unabhängig voneinander bezahlte Abos abgeschlossen, ohne voneinander zu wissen?

3. Wo liegen Lizenzen, die nicht mehr verwendet werden und zum Beispiel von Mitarbeitern freigeschaltet wurden, die das Unternehmen längst verlassen haben?

Mit den neuen Richtlinien PSD2 und 3-DS wird die Nutzung traditioneller Firmenkreditkarten sogar noch problematischer.

Können Abo-Kosten nicht einfach vermieden werden?

Andererseits profitieren Teams und Unternehmen natürlich enorm von dem breiten Angebot an Plattformen, Tools, Funktionen und Marketing-Werkzeugen. Die Vorteile von SaaS-Lösungen liegen auf der Hand: Anstatt interne Systeme zu Unkosten aufzubauen und dabei nicht nur viel Geld, sondern auch Monate oder Jahre an Zeit zu verlieren, können die Leistungen einfach je nach Bedarf über externe Anbieter eingekauft werden. Alles was benötigt wird, ist eine Internetverbindung.

Auch Marketing-Tools wie Google AdWords und Facebook sind aus dem heutigen Geschäftsumfeld nicht mehr wegzudenken. Durch digitales Marketing können Unternehmen besser denn je verstehen, wie Kunden auf sie zukommen und welche Themen und Produkte für sie von Interesse sind. Der einzig vernünftige Weg nach vorne führt also nicht an diesen Tools vorbei, sondern erfordert Transparenz und eine smarte Verwaltung.

So gewinnen Sie die Kontrolle über Kosten für digitales Marketing und SaaS-Abos zurück

Es ist vielleicht ironisch, dass die Lösung des gordischen Tool-Abo-Knotens durch ein weiteres Tool erfolgt. Anbieter wie Spendesk erlauben es Unternehmen, für jedes Abo und jeden Marketingkanal eigene virtuelle Kreditkarte anzulegen, die über ein frei definierbares monatliches oder jährliches Limit verfügt. Die Firmenkreditkarte muss also nicht länger unter den Teams und Mitarbeitern geteilt werden und für zahllose Anbieter als Zahlungsmethode hinterlegt werden.

Außerdem verfügen Plattformen wie Spendesk über einen Genehmigungsprozess, können jede Ausgabe einem Mitarbeiter und einer Abteilung zuordnen – und vereinfachen den Buchhaltungsprozess durch automatisch zugeordnete Rechnungen. Das kann man sich folgendermaßen vorstellen:

Vom Antrag bis hin zur Verwaltung der Belege lässt sich alles über eine Plattform abwickeln. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, können deren Abos (wie z.B. ein LinkedIn Pro Account) ganz einfach identifiziert und gekündigt werden. Verlässt die Marketing-Managerin das Team, kann Ihre Karte gesperrt werden. Die Tools, die Sie angeschafft hat, lassen sich direkt finden und neu evaluieren.

Und das allerbeste: Wird eine Karte gesperrt, müssen die Zahlungsmethoden für alle anderen Services nicht geändert werden. Bei einer geteilten physischen Karte besteht immer die Gefahr, dass diese abhanden kommt oder gar für Betrug genutzt wird.

Lohnen sich Google AdWords-Zahlungen und andere Abo-Ausgaben für Ihr Unternehmen?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wieviel Geld Sie eigentlich genau für Entwickler-Tools ausgeben? Oder für Online-Werbung? Durch den oben beschriebenen Prozess und die Nutzung virtueller Karten können Sie genau einsehen, welche Beträge wann für welche Services getätigt wurden. Vergleichen Sie die Ausgaben mit den Umsatzzahlen und treffen Sie fundierte Entscheidungen; beispielsweise darüber, welche digitalen Marketingkanäle sich wirklich lohnen. Stellt sich dabei heraus, dass ein Kanal sich nicht rentiert, kann das monatliche Budget der zugeordneten Kreditkarte ganz einfach herabgesetzt werden.

Wenn Sie eine Firmenkreditkarte nutzen, über die alle Ausgaben laufen, ist die Aufteilung der Kosten in bestimmte Kategorien zwar nicht unmöglich, aber sehr arbeitsintensiv. Kommen virtuelle Karten und eine Plattform zur Verwaltung der Informationen ins Spiel, ist das Filtern nach bestimmten Abteilungen ein Kinderspiel.

Gewinnen Sie Transparenz über die Zahlungsausgänge und geben Sie den Managern in Ihrem Unternehmen den Überblick, den diese brauchen, um sinnvolle unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Hier erfahren Sie mehr zu unseren Lösungen für Abo-Zahlungen.