Zentralisieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess von der Bestellung bis zur Zahlung

Die Finanzabteilung ist die Geheimwaffe jedes erfolgreichen Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass das Geld fließt, alles nach Plan läuft und es nie zu Engpässen kommt. 

Das ist enorm wichtig, egal wie die wirtschaftliche Lage gerade aussieht. Aktuell haben viele Unternehmen mit steigenden Inflationsraten und schwierigen Bedingungen zu kämpfen – gerade jetzt müssen sich Finanzteams von zeitraubender, mühsamer Arbeit freimachen, um sich auf das konzentrieren zu können, was wirklich zählt.

Ein Beispiel: die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Lieferantenrechnungen stehen an zweiter Stelle der Tätigkeiten, die für Finanzteams die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden nur noch von manuellem Reporting übertroffen:

In der Tat bringt die Rechnungsverwaltung nur einen geringen Mehrwert. Für diese Aufgabe sind weder analytische Fähigkeiten noch tiefere Denkprozesse erforderlich. Ohne Frage ist es wichtig, alle Rechnungen zu begleichen, aber hochqualifizierte Finanzexperten könnten an anderer Stelle im Unternehmen viel gewinnbringender eingesetzt werden.

Warum wird der gesamte Prozess also nicht einfach automatisiert? Beseitigen Sie diese sich wiederholenden, zeitraubenden Aufgaben und konzentrieren Sie sich stattdessen auf den Aufbau eines stabilen, wachsenden Unternehmens.

Die Zeit ist reif, um Ihr Unternehmen auf einen vollautomatisierten und ganzheitlichen Kreditorenprozess umzustellen.

Warum sollten Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess automatisieren?

Ein durchschnittliches Unternehmen muss jeden Monat über 100 Eingangsrechnungen begleichen. Neben der Gehaltsabrechnung macht das in der Regel mehr als die Hälfte aller Ausgaben aus und kann damit schnell zu einem zeitraubenden und teuren Problem für das gesamte Unternehmen werden.

Trotzdem prüfen und genehmigen zwei Drittel aller Unternehmen ihre Rechnungen manuell, per E-Mail, Telefon oder Chat. Auf diese Weise werden viel Zeit und Ressourcen für Aufgaben mit einem geringen Mehrwert verschwendet. 

Das kommt Ihnen bekannt vor?

Glücklicherweise bietet Spendesk Ihnen ab sofort eine schnelle und effektive Möglichkeit, mit der Sie diese zeitraubende Arbeit endlich hinter sich lassen können: Automatisieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess von der Bestellung bis zur Zahlung. 

Unsere neuen Funktionen eröffnen eine Reihe an Möglichkeiten, mit denen Sie bei der Verwaltung von Eingangsrechnungen viel Zeit und Geld sparen können. Ziel ist es, den komplizierten und bürokratischen Prozess der Verwaltung von Firmengeldern zu transformieren.

Profitieren Sie von einem schnellen, zuverlässigen und sicheren Prozess – von der Bestellung bis zur Zahlung

Die Herausforderungen, mit denen Finanzteams bei ihrer Arbeit konfrontiert sind, stehen bei Spendesk an erster Stelle. So haben wir letztes Jahr eine Funktion hinzugefügt, mit der Bestellungen und Teambudgets ganz einfach nachvollzogen werden können – ein simpler Weg, um den allgemeinen Mangel an Transparenz und Sicherheit im Einkaufsprozess zu beheben.

Dieses Jahr haben wir den kompletten Eingangsrechnungsprozess neu konzipiert. Wir stellen vor – unser Tool zur Automatisierung eines ganzheitlichen Kreditorenprozesses:

NEU! Automatisieren Sie Ihren gesamten Eingangsrechnungsprozess mit Spendesk

So funktioniert der neue Workflow: 

1. Werden Sie zum papierlosen Unternehmen und reichen Sie Eingangsrechnungen per E-Mail oder Smartphone ein

Es ist bereits praktisch, dass eine Rechnung einfach per Drag-and-Drop in Spendesk gezogen werden kann. Aber da die meisten Lieferanten ihre Rechnungen per E-Mail versenden, geht es jetzt noch einfacher und schneller.

Ab sofort können Sie eine E-Mail mit der angehängten Rechnung direkt weiterleiten. Spendesk vervollständigt die Details automatisch und erstellt einen Entwurf in Spendesk.

Tipp: Sie können auch entsprechende Weiterleitungsregeln in Ihrem E-Mail-Posteingang festlegen, um diesen Vorgang vollständig zu automatisieren.

Sie haben noch Papierrechnungen? Kein Problem, mit Spendesk können Sie diese im Handumdrehen einpflegen.

Öffnen Sie einfach die Spendesk-App auf Ihrem Smartphone, machen Sie ein Foto von der Rechnung, fertig!

Was unsere Kunden sagen

2.  Auf OCR setzen, Details erfassen und Zeit sparen

Schluss mit manueller Dateneingabe. Die moderne OCR-Technologie von Spendesk extrahiert wichtige Rechnungsinformationen und füllt damit alle Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Gesamtbetrag aus.

Das spart nicht nur Zeit, sondern führt auch zu weniger Flüchtigkeitsfehlern oder Kommunikationsproblemen.

Das Beste daran: Ihr Team kann sich stattdessen wirklich wichtigen Aufgaben widmen.

3. Automatisieren Sie die Genehmigung von Rechnungen und aktualisieren Sie Ihre Budgets

 Nie wieder verlorene E-Mails oder fehlende Anhänge. Ihre Eingangsrechnungen werden ab sofort direkt an den zuständigen Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet.

Manager erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Rechnung eingereicht wird (per E-Mail, Slack oder über die Spendesk-App) und können diese überprüfen und genehmigen.

 Außerdem können die Ausgaben direkt mit den vorhandenen Budgets verglichen werden.

So behalten alle Budgetverantwortlichen die Ausgaben ihres Teams im Blick, und das Finanzteam behält die Übersicht und Kontrolle über bereits getätigte Ausgaben.

4. Beschleunigen Sie den Monatsabschluss

 Für alle Buchhalter, die immer den vollen Überblick über ihre Bilanzen behalten müssen, ist die Verwaltung von Eingangsrechnungen ab sofort ein Kinderspiel.

Im Tab „Vorbereiten” können Sie Rechnungen überprüfen, genehmigen und deren Zahlung planen. So entsteht ein optimierter Prozess, ohne ständiges Hin und Her.

Automatisieren Sie das Auslesen der Mehrwertsteuer, die Zuordnung von Sachkonten und den Zahlungsabgleich. Das reduziert den Zeitaufwand für Monatsabschlüsse drastisch.

5. Bezahlen Sie Ihre Lieferanten sicher und schnell – direkt über Spendesk

 Sie können Ihre Eingangsrechnungen jetzt direkt über Ihr Spendesk-Wallet bezahlen.

Als Kontoinhaber erhalten Sie einen vollständigen Überblick über jede Rechnung, so dass Sie alle Zahlungen ruhigen Gewissens bestätigen können. Der Zahlungsabgleich ist im Handumdrehen erledigt!

DEMNÄCHST verfügbar! Erfassen Sie Gutschriften in Rekordzeit

Weitere Automatisierungsfunktionen für die Kreditorenbuchhaltung warten schon auf Sie! In Kürze können Sie Gutschriften für Ihren Buchhaltungs- und Zahlungsprozess auf Spendesk erfassen.

Das sorgt dafür, dass Sie fortan nur eine zentrale, legitime Quelle für Ihre Kontostände haben– dies führt zu weniger Fehlern und einer klaren und genauen Buchhaltung. Außerdem können Sie ganz einfach Ihre Gutschriften für aktuelle oder zukünftige Rechnungen erfassen.

Weit mehr als eine automatisierte Lösung zur Kreditorenbuchhaltung

Spendesk vereint Zahlungen aus verschiedenen Lösungen an einem zentralen Ort – das erleichtert das Leben der Mitarbeiter und gibt Finanzteams mehr Kontrolle. Spendesk fasst alle Einkäufe - von Lieferantenrechnungen über Kartenausgaben bis hin zu Spesenerstattungen - in einem standardisierten Prozess zusammen. So wird allen Beteiligten eine zentrale Datenquelle geboten, auf die sie sich zu 100 % verlassen können.

Die Zusammenführung aller Ausgaben (mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung) in einem einzigen System erleichtert Ihrem Finanzteam den Alltag. Spendesk ist eine intelligente Lösung für das gesamte Unternehmen, mit dem alle Teams wertvolle Zeit- und Geld sparen.

Neu bei Spendesk?

Unser Team ist für Sie da! Buchen Sie eine Demo, um mehr über die Automatisierung Ihres Ausgabenmanagements zu erfahren.

Sie sind bereits Spendesk-Kunde?

Aktivieren Sie das Rechnungsmodul in Ihren Einstellungen und probieren Sie es aus!

Bitte beachten Sie, dass die oben genannten neuen Funktionen erst ab dem Essentials-Tarif verfügbar sind.