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Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern einfache und unkomplizierte Möglichkeiten zur Verfügung stellen, um nötige Ausgaben im Berufsalltag zu tätigen.
Dennoch müssen Teammitglieder manchmal mit ihrem eigenen Geld bezahlen – und später eine Erstattung beantragen.
Mitarbeiter, die etwa viel reisen, können so sehr viel Zeit mit der Abrechnung von Reisekosten verbringen. Das ist nicht nur unnötig, sondern auch unfair.
Wenn das Team schon für Unternehmensausgaben aus der eigenen Tasche aufkommt, sollte es nicht auch noch mit Papierkram belästigt werden, um das Geld zurückzuerhalten.
Mit Spendesk Spesenmanagement können Sie die Abrechnung von Spesen direkt nach jedem Kauf in wenigen Sekunden erledigen. Mitarbeiter müssen lediglich ein Foto des Belegs machen und die Abrechnung wird automatisch zur Freigabe weitergeleitet. Die Details auf dem Beleg werden mit Hilfe von OCR ausgelesen, eine manuelle Dateneingabe ist nicht notwendig.
Nur wenige Schritte für alle Beteiligten
So funktioniert der Prozess der Spesenabrechnung mit Spendesk im Unternehmensalltag:
Antragsteller
Wer für Unternehmensausgaben mit eigenem Geld bezahlen muss, kann die Erstattung ganz einfach beantragen.
Beleg abfotografieren
In Spendesk App hochladen (Mobil oder Desktop)
Kurz warten, bis der Spendesk-Roboter Marvin alle Details automatisch ausgefüllt hat
Anbieter und Grund der Ausgabe überprüfen – und absenden
Auf die Benachrichtigung warten, dass die Rückerstattung erfolgt ist
Genehmiger
Vorgesetzte können Spesenabrechnungen von Teammitgliedern genauso einfach freigeben wie jede andere Zahlung über Spendesk.
Benachrichtigung über Spendesk App, E-Mail oder Slack, dass ein Mitarbeiter eine Abrechnung eingereicht hat
Abrechnung prüfen und mit einem Klick freigeben
Controller
Die Finanzabteilung hat in diesem Prozess zwei Aufgaben: die Organisation der Erstattung von Mitarbeiterausgaben sowie die Überprüfung dieser Ausgaben für Buchhaltung und Reporting.
Je nach Struktur des Unternehmens übernimmt ein Team beide Aufgaben oder sie werden aufgeteilt; etwa wenn HR die Erstattungen erledigt und das Finanzteam die Überprüfung.
Rückerstattung von Spesen
Benachrichtigung, dass freigegebene Spesen zur Erstattung bereitstehen
Einloggen bei Spendesk: Payments -> To reimburse
Export einer oder mehrerer Zahlungen gleichzeitig als SEPA-Datei, die bei der Bank zur Zahlung hochgeladen werden kann
Mit einem Klick alle Anfragen als „erstattet” markieren
Spesenabrechnungen überprüfen
Benachrichtigung, dass Ausgaben in Spendesk zur Überprüfung vorliegen
Einloggen bei Spendesk: Payments -> To validate
Bestätigung, dass Schlüsseldaten korrekt eingegeben (z. B. VAT) und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (Automatisierung möglich mit Spendesk Autocat)
Direkter Export in Buchhaltungssoftware
Mit Spendesk können Sie den gesamten Prozess in einem Tool zentralisiert managen – mit klaren Abläufen für Freigaben, Erstattungen und Überprüfung von Spesenabrechnungen.
Keine E-Mails, kein Hin und Her zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten und Buchhaltung – und vor allem: keine Spesenabrechnungen auf Papier mehr.
Warum Ihr Unternehmen davon profitiert
Traditionelle Spesenabrechnungen verursachen viel manuelle Arbeit in Firmen, sie sind nervig und zeitaufwendig für alle Beteiligten.
Mit Spendesk haben Sie folgende Vorteile:
Alle Spesenabrechnungen an einem Ort, sortiert nach Mitarbeiter und Team. Keine E-Mail-Anhänge oder Post-its mehr.
Mitarbeiter erhalten während ihrer Abrechnung bei jedem Schritt Unterstützung vom Tool. So sind Fehler kaum möglich.
Belege werden an einem Ort gespeichert und vom Spendesk-Roboter Marvin verifiziert. So können Sie sicher sein, dass Datum, Anbieter und Summe auch stimmen.
Freigaben sind automatisiert: Jede Anfrage wird direkt an den zuständigen Manager zur Bewilligung weitergeleitet. Wenn eine Ausgabe nicht freigegeben ist, wird sie auch nicht bezahlt.
Zeitersparnis durch Sammelzahlungen mit SEPA-Transfers und dank Ein-Klick-Export überprüfter Zahlungen in die Buchhaltungssoftware.
Zeit ist Geld – der Beweis in Zahlen
Wenn Mitarbeiter häufig aus der eigenen Tasche bezahlen müssen, können Spesenabrechnungen zur Belastung für Unternehmen werden. Mit Spendesk Expense Management ist das kein Problem mehr.
Sprechen Sie noch heute mit unserem Team, um zu sehen, wie Spendesk auch Ihrem Unternehmen Zeit sparen kann.
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Benjamin Romberg
Benjamin Romberg is Head of Communications at Spendesk. Previously, he worked for several years in PR agencies and as a journalist at German Süddeutsche Zeitung.
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