Spesenabrechnung leicht gemacht - so sparen alle Zeit & Geld beim Monatsabschluss

Spesenabrechnungen. Wenn wir ehrlich sind, machen sie niemanden Spaß, weder den Mitarbeitern, noch dem Finanzteam. Sie werden gerne so lange wie möglich verdrängt, ignoriert und aufgeschoben. So lange, bis die monatliche Erinnerungsmail aus der Buchhaltung eintrifft: Wer seine Auslagen am Monatsende zusammen mit der Gehaltsüberweisung zurückerstattet bekommen möchte, der möge sie bitte vor dem soundsovielten einreichen.

Fehlende Belege führen zu Frustration

Ja, und dann geht es los. Auf Mitarbeiterseite werden Quittungen gesucht, fleißig Belege aufgeklebt und entziffert, man versucht, sich daran zu erinnern, wohin man mit diesem Taxi doch gleich nochmal gefahren ist, und mit welchem Kollegen man es geteilt hat. Vielleicht hat der Kollege ja die Quittung behalten?

Für das Finanzteam sieht es einige Tage später auch nicht besser aus, denn nein, der Kollege konnte die Taxiquittung auch nicht finden, und das ist nicht der einzige Beleg, der für den Monatsabschluss fehlt. Hinzu kommt die Frage, ob alle diese Ausgaben wirklich berechtigt waren und vorher genehmigt wurden.

Der monatliche Zeitverlust für Mitarbeiter und das Finanzteam führt schnell zu Unzufriedenheit in allen Teams, schließlich könnten alle ihre Zeit sinnvoller nutzen und stattdessen an strategisch wichtigeren Aufgaben arbeiten. Welche Maßnahmen in diesem Fall Sinn machen, und schnell für Abhilfe sorgen, erfahren Sie in diesem E-Book.

Gleiche Regeln für alle

Das angeführte Beispiel zeigt, dass das Thema Spesenverwaltung monatlich wiederkehrende Probleme mit sich bringt. Von unnötigem Papierkram abgesehen, führen unklare oder fehlende Spesenregelungen außerdem schnell zu allgemeiner Verwirrung in den Teams.

Alle Mitarbeiter müssen wissen, in welchen Situationen sie wie viel ausgeben dürfen, wer diese Ausgaben genehmigt (oder nicht) und wann sie ihr Geld zurückerstattet bekommen. Daher sollte Ihre Spesenrichtlinie ganz grob gesagt zumindest die folgenden Punkte beinhalten:

• Eine Liste der genehmigten Spesenkategorien

• Eine Übersicht zu den Tagessätzen für Verpflegungsmehraufwände

• Höchstbeträge für alle Kategorien (z.B. 300€ für eine Hotelübernachtung)

• Einen klarer Prozess für die Freigabe von Auslagen

• Eine einfache Methode für das Erstellen von Spesenabrechnungen

Klare Spesen-und Ausgabenkategorien

Die Ausgaben in Ihrer Firma sind sicher nicht 1:1 mit Firmen aus anderen Branchen zu vergleichen, doch es gibt neben Miete und Personalkosten verschiedene Ausgaben, die in fast jeder Firma zu finden sind. Ihren Mitarbeitern muss klar sein, welche Kategorien von Ausgaben normalerweise genehmigt werden.

• Tools und Abos: Im Zuge der Modernisierung und Digitalisierung von Unternehmen setzen viele Firmen immer mehr auf Cloud-basierte Software. Gerade für Start-Ups ist dies oft nach Personalkosten die größte Ausgabe.

• Reisekosten: Egal, ob es sich um einen Kundenbesuch oder die Teilnahme an einer Konferenz oder Messe handelt, Dienstreisen sind gleichbedeutend mit Spesen und es ist wichtig, diese Kosten reibungslos zu verwalten.

• Bürobedarf: Zu diesen Kosten gehören z.B. Druckerpapier, Post-Its oder Marker, aber auch Möbel wie z.B. ein guter Bürostuhl fürs Home Office. Hier ist es wichtig klar festzulegen, welche Ausgaben die Firma zurückerstattet, und welche nicht.

• Essen / Lebensmittel: Dazu gehört der bereits erwähnte Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen, aber auch Geschäftsessen mit Kunden oder Team-Essen. Auch hier sollen alle Mitarbeiter wissen, wie viel z.B. für ein Mittagessen pro Kopf zurückerstattet wird. So vermeiden Sie böse Überraschungen und Unmut am Monatsende.

Spesenabrechnungen kosten Zeit und Geld

Je nach Firmengröße und Sektor kommen so am Monatsende schnell einige Spesenabrechnungen zusammen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Zeit und Geld pro Monat mit dem Erstellen, Validieren und der Rückerstattung von Spesenabrechnungen verloren geht. Dieser manuelle Prozess führt außerdem oft zu Fehlern und in Ausnahmefällen sogar zu Spesenbetrug.

Je mehr Spesen eingereicht werden, desto teurer wird das ganze für die Firma. Mit diesem ROI Rechner können Sie schnell und einfach kalkulieren, welche Kosten Ihrer Firma derzeit pro Monat durch diesen manuellen Prozess entstehen.

Die richtigen Freigabeprozesse

In Ihrer Spesenregelung sollte neben den erlaubten Kategorien außerdem klar geregelt sein, für welche Ausgaben die Mitarbeiter eine Genehmigung brauchen, und wer diese erteilt. Dabei sind vielfältige Freigabeprozesse denkbar.

Eine mündliche Genehmigung auf dem Flur, ein Anruf beim Manager, eine E-Mail, eine Nachricht im Chat sind dabei einige der eher traditionellen Vorgehensweisen. Mehr zum Thema effiziente Ausgabenverwaltung und Kontrolle erfahren Sie hier.

Wenn jedoch jede noch so kleine Zahlung manuell genehmigt werden muss, führt das bei Mitarbeitern und Managern zu Zeitverlust. Hier ist ein kurzer Blick darauf, wie Unternehmen heute interne Freigabeprozesse verwalten:Quelle: State of Spend Management survey by Spendesk and YouGov.

Bei einem Großteil der befragten Firmen (34%) werden Ausgaben durch den direkten Vorgesetzten genehmigt. Auch Freigaben per E-Mail und durch das Finanzteam sind weit verbreitet. Nur 10% der Firmen haben ihre Freigabe-Prozesse bereits automatisiert, z.B. mit Hilfe einer App.

Automatisierung von Prozessen

Unabhängig davon, ob die Freigabe in Ihrem Unternehmen manuell oder automatisch geschieht, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter wissen, an wen sie sich für welche Art von Freigabe wenden müssen. Eine klarer Freigabe-Workflow lässt sich auch durch die Automatisierung der Spesenabrechnung erreichen.

Dabei können Mitarbeiter einfach ein Foto von ihrem Beleg machen, es über eine App oder Online-Plattform in die Software laden und an die entsprechende Zahlung anhängen. Die Mehrwertsteuer wird dabei automatisch ausgelesen. Vorgesetzte können die Zahlungen mit einem Klick für die Rückerstattung freigeben. Weniger Papierkram und weniger Verwirrung, sie schlagen sprichwörtlich zwei Fliegen mit einer Klappe. Am Monatsende sparen so alle Mitarbeiter viel Zeit, und das Unternehmen unnötige Kosten.

Wenn Sie nach dieser Übersicht zum Thema Spesenverwaltung mehr Tipps zum Erstellen einer guten Richtlinie suchen, werden sie in diesem kostenlosen E-Book fündig.