Wie sich Spesenbetrug vermeiden lässt

Spesenbetrug ist weit mehr verbreitet, als viele denken. Einer Studie von KDS zufolge sind fast 15 Prozent aller Unternehmen von diesem Problem betroffen.

Demnach betragen die Kosten durchschnittlich mehr als 600 Euro pro Mitarbeiter jährlich. Dabei ist Spesenbetrug für kleine und große Firmen gleichermaßen teuer.

In diesem Artikel wollen wir die häufigsten Arten von Spesenbetrug aufzeigen und erklären, wie Unternehmen sich dagegen schützen können.

Die häufigsten Fälle falscher Spesenabrechnungen

Es gibt viele Wege, um Spesen etwas aufzubessern, manchmal sogar auf recht kreative Weise**; was konkrete** Gegenmaßnahmen erschwert.

Ein Beispiel sind Teams, die im Rahmen ihrer Tätigkeit viele Geschäftsreisen
unternehmen und unterwegs für Verpflegung oder Benzin zahlen. Dabei bieten sich Gelegenheiten, das eigene Unternehmen zu täuschen.

Hier sind einige Beispiele aus verschiedenen Kategorien:

• Ausgaben außerhalb der Arbeitszeit, etwa am Wochenende

• Die Abrechnung eines höheren Benzinverbrauchs

• Gefälschte Taxibelege

• Falsche Restaurantbelege, etwa wenn der Besitzer dem Stammgast einen Gefallen tun will

• Ein Essen mit Freunden, dass als Geschäftsessen ausgegeben wird

• Angebliche Mittel für die Arbeit wie Bücher oder Magazine

• Kleine Extras in Hotels, beispielsweise die Minibar

Es gibt so viele Arten von Spesenbetrug. Warum fühlen sich Mitarbeiter dazu veranlasst?

Verschiedene Erklärungsansätze für Spesenbetrug

Manche Mitarbeiter sind der Meinung, dass fehlende Anerkennung durch den Arbeitgeber (z.B. Vergünstigungen, Bonus etc.) eine Wiedergutmachung rechtfertigt.

Andere empfinden es als unfair, dass Sie arbeitsbedingte Ausgaben aus der eigenen Tasche vorstrecken müssen und schlagen daher etwas drauf, wenn sie schon auf die Erstattung warten müssen.

Wiederum andere betrachten es als angemessene Entschädigung für die Mühe, die sie mit altmodischen Prozessen zur Spesenabrechnung haben.

Diese Praktiken verursachen nicht nur Kosten für das Unternehmen, sondern sind natürlich auch riskant für Angestellte, die damit theoretisch einen Grund zur Kündigung liefern.

Was lässt sich gegen Spesenbetrug unternehmen?

Die Strategie zur erfolgreichen Bekämpfung von Spesenbetrug stützt sich auf zwei Säulen: Management-Prozesse und die Spesenregelung des Unternehmens.

Unternehmen sollten das Problem an der Wurzel packen und eine detaillierte Spesenregelung in Ihrer Firma einführen - klare, einheitliche und sinnvoll definierte Richtlinien für alle, mit vorab festgelegten Ausgabenlimits. So steht jeder in der Verantwortung und die zu erstattenden Spesen sind begrenzt. Dabei sollte die Führungsebene natürlich mit gutem Beispiel vorangehen.

Noch effektiver ist es, Spesenabrechnungen gleich komplett
abschaffen. Denn egal ob auf Papier oder in digitaler Form - das Problem bleibt bestehen.

Warum also nicht gleich einen ganz neuen Weg einschlagen?

Wie wäre ein Leben ohne Spesenabrechnungen?

Wenn Sie dieses Ziel ernsthaft verfolgen wollen, brauchen Sie ein Tool, das Ihnen dabei hilft, alle Belege, Rechnungen und sonstiges Papier loszuwerden, das im Büro rumliegt und gerne mal “übersehen” wird.

Einige Software-Lösungen bieten intelligente Zahlungsmethoden, die bei der Verwaltung von Spesen helfen. Virtuelle Debitkarten etwa können über eine sichere Online-Plattform aktiviert werden.

Die Karte wird mit einem vorbestimmten Betrag aufgeladen, um damit Online-Zahlungen schnell und einfach tätigen zu können, etwa für Flugtickets oder Hotelübernachtungen. Das Finanzteam kann die entstandenen Kosten in Echtzeit verfolgen und sicherstellen, dass die entsprechenden Belege vorhanden sind.

Physische Prepaidkarten sind zudem eine sinnvolle Alternative für Spesen unterwegs wie Verpflegung oder Benzin. Auch diese sind im Sinne einer intelligenten Komplettlösung für Geschäftsausgaben über die Online-Plattform in den Ausgabenprozess des Unternehmens eingebunden.

Diese Karten werden ebenfalls vorab mit einem bestimmten Betrag aufgeladen, was sowohl Mitarbeitern hilft, die nichts mehr aus der eigenen Tasche bezahlen müssen, als auch dem Arbeitgeber, der besser über Ausgaben informiert ist. Die Mitarbeiter können die Belege direkt mit dem Handy abfotografieren und hochladen. Keine manuelle Spesenabrechnungen mehr, kein Spesenbetrug - alles ist klar und transparent.

Die meisten Unternehmen managen Spesenabrechnungen nach wie vor auf die altmodische Art: Rechnungen und Belege werden an die entsprechende Excel-Tabelle angehängt. Das ist ist nicht der ideale Weg, um jemanden von kostenlosen Mittagessen auf Firmenkosten abzubringen.

Betrachtet man den Kostenfaktor Spesenbetrug, ist schwer nachzuvollziehen, warum dieser Problematik bisher so wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Wer sich für eine intelligente Software-Lösung wie Spendesk entscheidet, braucht sich darüber keine Sorgen mehr zu machen, denn Sie behalten in Echtzeit die Kontrolle über alle Ausgaben.