Spesenregelung in Start-ups – ein Guide

Sie möchten eine Spesenregelung für Ihr Unternehmen erstellen? Sie sind noch nicht ganz sicher, ob das überhaupt Sinn macht? So oder so: Hier sind Sie richtig.

Eines vorweg: Wir sind uns sicher, dass eine formale, niedergeschriebene Spesenregelung unverzichtbar ist für jedes Unternehmen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum - und zeigen, was eine gute Spesenrichtlinie enthalten sollte.

Wir möchten Ihnen beim Erstellen von Spesenrichtlinien helfen, die allen Beteiligten im Unternehmen das Leben erleichtern und nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Was ist eine Spesenregelung für Unternehmen?

Auch wenn es häufig vernachlässigt wird - eine offizielle Spesenregelung ist essentiell für jede Firma. Zunächst hilft sie der Unternehmensführung, Mitarbeitenden Richtlinien für den Umgang mit Firmengeld an die Hand zu geben.

Statt jedes Mal ad hoc eine Lösung finden zu müssen (“Keine Ahnung, fragen wir den Chef”), legen Sie besser Regeln fest, bevor überhaupt jemand daran denkt, eine Ausgabe zu tätigen.

So haben Mitarbeitende klare Richtlinien, wenn Sie diese benötigen und müssen weder CEO noch Finanzteam fragen, um eine Zahlung vornehmen zu können.

Wie für die meisten Prozesse im Büro gilt: Am besten schreibt man sie nieder. Aber was macht eine gute Spesenregelung aus?

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Spesenregelung

Ihre Spesenregelung ist individuell und sollte maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen passen. Bestimmte Dinge sollten dabei immer beachtet werden:

1. Definieren Sie eindeutige Kategorien und Budgets. Angestellte müssen wissen, wie viel sie ausgeben dürfen und wie sie Käufe zuordnen.

2. Seien Sie fair. Einheitlichkeit ist das Wichtigste. Mitarbeitende sollten nicht unterschiedlich behandelt werden und die Regelung muss auf das gesamte Unternehmen angewendet werden.

3. Halten Sie es einfach. So gut wie niemand findet Spesen sonderlich spannend (abgesehen von Spendesk) und ihr Team will keinen Wälzer lesen. Die Regelung soll lediglich Fragen beantworten, also fassen Sie sich kurz.

4. Regelmäßiges Updates sind wichtig. Das gilt für die meisten Unternehmensprozesse. Jemand sollte sich dafür verantwortlich fühlen, dass die Regelung laufend verbessert wird und sicherstellen, dass das Team diese auch wirklich nutzt.

5. Prüfen Sie die Vorschriften. Das Entscheidende ist, sich an die lokale Gesetzgebung zu halten; in Deutschland gelten etwa die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand.

Dies sind nur ein paar hilfreiche Tipps - aber was sollte in einer Spesenregelung genau enthalten?

Was eine Spesenregelung enthalten sollte

Betrachten wir den Kern: Welche Inhalte sollten in der Regelung zu finden sein?

Budgets für jede Spesenkategorie

Zunächst sollten sie darlegen, wer die Budgets für jedes Team und jede Kategorie festlegt und diese verwaltet. Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie sich im Zweifel wenden sollen.

Darüber hinaus sollte die Regelung ein spezifisches Budget für jede Spesenkategorie enthalten; etwa Reisen, Büromaterial oder Marketing.

Da sich Budgets im Laufe der Zeit verschieben und der Bedarf an der ein oder anderen Stelle steigt, kann das schwierig sein. Sie können es alternativ mit generellen Regeln und Richtlinien versuchen.

Aber die Regelung ist ein dynamisches Dokument, weshalb dessen laufende Aktualisierung ohnehin eine Selbstverständlichkeit sein sollte. Daher ist es auch sinnvoll, mit aktuellen und exakten Budgets zu arbeiten.

Plan für Auslagenerstattungen

Diese Dinge sollten Sie beachten, wenn es um Auslagenerstattungen geht:

1. Beschäftigte müssen ihre Auslagen erstattet bekommen. Das ist nicht nur gesetzlich festgelegt, sondern schlicht der einzige Weg.

2. Mitarbeitende haben eigentlich Besseres zu tun, als sich mit Spesenabrechnungen zu beschäftigen. Auch wenn es sich um ihr eigenes Geld handelt.

Sie sollten genau erklären, was nötig ist, um Spesen abrechnen zu können. Wie ist der Prozess? Wer ist verantwortlich? Und gibt es ein Limit?

All das sollte klar formuliert sein in der Regelung und Mitarbeitende müssen gut informiert sein, um Richtlinien befolgen zu können.

Geeignete Zahlungsmethoden

Wie das Team für Dinge bezahlt, ist genauso wichtig. Innerhalb des Unternehmens gibt es in der Regel verschiedene Möglichkeiten, Zahlungen zu tätigen.

Ihre Spesenregelung muss klare Vorgaben zu folgenden Punkten enthalten:

• Zahlungen mit Firmenkreditkarte(n): Wer kontrolliert die Firmenkreditkarte? Wie erfassen Mitarbeitende eine neue Zahlung? Geteilte Karten können sehr umständlich sein, wenn verschiedene Personen im Unternehmen damit in Geschäften und online zahlen. Es ist entscheidend, dass der Prozess klar definiert ist.

• Online-Zahlungen: Betrachten Sie die Zahl der laufenden Abozahlungen, die in ihrem Unternehmen anfallen. Jedes neue Tool, das in Marketing, Sales oder Buchhaltung genutzt wird, hat seine eigene Fälligkeit für Zahlungen. Auch hier müssen Mitarbeitende wissen, was genau zu tun ist.

• Spesen vorstrecken: Es kann vorkommen, dass Unternehmen Beschäftigten Geld vorstrecken, um anstehende Kosten zu decken. Das kann nötig werden, wenn die Summe zu hoch ist, um von Mitarbeitenden Auslagen aus der eigenen Tasche verlangen zu können. Gerade da dies selten vorkommt, sollten Sie den Prozess genau definieren.

• Zahlungen aus der eigenen Tasche: Wir hatten Auslagenerstattungen bereits erwähnt. Ihre Regelung sollte auch erklären, wann und wie Mitarbeitenden ihr eigenes Geld für arbeitsbedingte Ausgaben nutzen sollen.

Bedenken Sie, dass jede Firma ihren eigenen Abläufe hat. Deshalb kommt es vor, dass manche Dinge selbst für Kolleg:innen mit viel Berufserfahrung neu sind.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Regelung dem Team hilft, Ausgaben problemlos zu tätigen und dabei die Richtlinien zu befolgen.

Klassische Fehler, die es zu vermeiden gilt

Es gibt es einige typische Probleme in den meisten Unternehmen. Wenn Sie sich schon die Zeit nehmen, die Regelung zu formalisieren, ist dies eine gute Gelegenheit sicherzustellen, dass Ihre Firma keinen der klassischen Fehler begeht.

Die Portokasse

Falls Sie - wie die meisten Unternehmen - schon länger auf eine Portokasse zurückgreifen, haben Sie das Problem vermutlich bereits erkannt. Der Schlüssel wird schon irgendwo sein und es geht ja auch immer nur um kleine Beträge.

Genau so sollte man nicht mit Firmengeld umgehen. Jeder Cent muss abgerechnet werden. Das System Portokasse stiftet zum Missbrauch an.

Und es ist nicht mal effizient. Inzwischen kann man überall mit Karte zahlen, was leichter nachzuverfolgen ist und Betrug schwieriger macht. Und Online-Zahlungen lassen sich zudem nicht mit den Münzen aus der Kasse tätigen.

Spesenabrechnung auf Papier

Büros versuchen zunehmend, ohne Papier auszukommen. Eine Ausnahme: der altmodische Prozess der Spesenabrechnung. Wenn Sie von Mitarbeitenden schon verlangen, Ausgaben aus der eigenen Tasche zu tätigen und später um Erstattung zu bitten, dann können Sie diesen Prozess zumindest automatisieren.

Mit Spesenabrechnungen auf Papier kann viel mehr schieflaufen, auch wenn Sie eine gute Vorlage nutzen. Ebenso wie Quittungen können sie verloren gehen. Und es ist schwieriger, die wichtigsten Kenngrößen zu erfassen, also müssen Sie jede Rechnung manuell prüfen.

Hinzu kommt: Später müssen die Daten vom Papier manuell in eine Tabelle oder eine Buchhaltungssoftware übertragen werden. Warum also nicht gleich von Anfang an die Mitarbeitenden die Daten eintragen lassen?

Spesenbetrug

Betrug klingt nach einer großen Sache. Aber es geht nicht immer gleich zu wie im Film „The Wolf of Wall Street”.

Eine lasche Spesenregelung gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, die fehlenden Regeln auszunutzen. Natürlich sollten Sie jedem in Ihrer Firma vertrauen, sonst hätten Sie diese Menschen nicht eingestellt; und es handelt sich um Ausnahmen. Aber es kommt nunmal vor, dass hier und da mal etwas draufgeschlagen wird bei der Spesenabrechnung oder Erstattungen für nicht arbeitsbedingte Kosten beantragt werden.

Einer Studie zufolge sind 15 Prozent aller Unternehmen von Spesenbetrug betroffen. Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Firma dazugehört, können Sie dies mit wenigen einfachen Schritten vermeiden.

Unzufriedene Mitarbeitende

Ein Problem, das viele Unternehmen übersehen: Spesenabrechnungen zu erstellen und Ausgaben zu verfolgen, macht schlicht keinen Spaß - und zwar niemandem.

Die Mitarbeitenden müssen Belege aufbewahren und jede Ausgabe genauestens erfassen, manchmal erst Wochen oder Monate später.

Und das Finanzteam verbringt jeden Monat viel Zeit mit der Zuordnung der Abrechnungen und mit Erstattungen.

Führungskräfte denken oft nicht darüber nach (oder ignorieren es lieber). Aber wenn Sie jeden Tag Prozesse im Unternehmen haben, die jeder hasst, kann dies die Produktivität verringern.

Zeit, sich an die Arbeit zu machen

Die Erstellung einer Spesenregelung zählt sicherlich nicht zu den spannendsten Aufgaben. Aber sie ist notwendig - und trägt dazu bei, größere Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Zudem ist es nicht allzu kompliziert, eine Spesenrichtlinie zu erstellen. Nehmen Sie sich nur etwas Zeit, um über die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens nachzudenken und zu überlegen, was in der Regelung enthalten sein soll.