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Die deutsche Steuerlandschaft ist nicht für Einfachheit bekannt. Eine der ersten Lektionen für Berufseinsteiger jeder Generation ist wohl die Erkenntnis, dass von ihrem Bruttogehalt, wie im Arbeitsvertrag angegeben, nur ein geringerer Nettoanteil auf ihrem Konto ankommt.
Doch Angestellte haben einen Vorteil: Sie müssen nicht im Detail verstehen, wie sich ihre Steuern und andere Abgaben zusammensetzen. Dies ist bei Unternehmen anders. Freiberufler und Gewerbetreibende in Deutschland sollten sich eingehend mit den Steuerpflichten auseinandersetzen, die auf sie zukommen.
Wir geben hier einen Überblick über die Steuern für Unternehmen in Deutschland, der allerdings die Zusammenarbeit mit Steuerberater und Finanzamt nicht ersetzt.
Welche Steuern zahlen Unternehmen in Deutschland?
Welche Steuern ein Unternehmen in Deutschland zahlt, hängt von seiner Rechtsform, Größe und Art seiner Geschäftstätigkeit ab. Folgende Steuern sollte jedes Unternehmen kennen:
Körperschaftsteuer: Steuer auf den Gewinn von Kapitalgesellschaften, wie GmbHs und AGs. Der Körperschaftsteuersatz in Deutschland beträgt derzeit 15%.
Gewerbesteuer: Von Gemeinden erhoben, bezieht sich auf den Gewerbeertrag eines Unternehmens. Der Gewerbesteuersatz ist variabel und hängt vom Hebesatz der jeweiligen Gemeinde ab.
Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer): Unternehmen müssen auf ihre Verkäufe Umsatzsteuer erheben und abführen. Der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19%, für bestimmte Waren und Dienstleistungen gilt ein ermäßigter Satz von 7% und bestimmte Unternehmen (wie Kleinunternehmen) können von der Umsatzsteuerpflicht befreit werden. Welcher Umsatzsteuersatz der richtige ist, sollte in jedem Fall von einem Steuerfachmann geklärt werden.
Lohnsteuer: Sobald ein Unternehmen Angestellte hat, muss es Lohnsteuer auf deren Gehälter einbehalten und an das Finanzamt abführen. Der Lohnsteuersatz verläuft progressiv und hängt vom Einkommen des Arbeitnehmers ab.
Solidaritätszuschlag: Ein Zuschlag, der auf Körperschaftsteuer und Einkommensteuer erhoben wird, um die Kosten der deutschen Einheit zu finanzieren. Der Satz beträgt 5,5% der zu zahlenden Körperschaft- oder Einkommensteuer.
Kapitalertragsteuer: Auf Dividenden und andere Kapitalerträge wird eine Kapitalertragsteuer von 25% erhoben, zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer.
Grundsteuer: Unternehmen, die Grundbesitz haben, müssen Grundsteuer zahlen, deren Höhe je nach Wert des Grundstücks und Hebesatz der Gemeinde variiert.
Diese Liste ist nicht vollständig. Je nach spezifischer Geschäftstätigkeit und Standort des Unternehmens können zusätzliche Steuern und Abgaben anfallen. Aktuelle Informationen zu Ihrem Unternehmen sollten Sie immer von einem Steuerberater oder den zuständigen Finanzbehörden beziehen.
Wie berechnen sich die Steuern für Unternehmen?
Die Steuerberechnung für Unternehmen in Deutschland folgt unterschiedlichen Verfahren, abhängig von der Art der Steuer. Bei der Lohnsteuer erfolgt beispielsweise die direkte Abführung an das Finanzamt mit jeder Gehaltszahlung.
In Bezug auf Körperschafts- und Gewerbesteuer dient die Steuererklärung als Grundlage, um den Gewinn des Unternehmens zu ermitteln. Hierbei sind regelmäßige Vorauszahlungen, die sich nach der Steuerlast des Vorjahres richten und üblicherweise quartalsweise entrichtet werden, ein wesentlicher Bestandteil. Dieses Vorgehen hilft, eine zu hohe Steuernachzahlung zu vermeiden.
Für eine fristgerechte und korrekte Steuererklärung ist eine genaue Erfassung und Dokumentation der finanziellen und geschäftlichen Transaktionen eines Unternehmens unerlässlich. Da dies oft Herausforderungen birgt, greifen viele Unternehmen auf die Unterstützung von Steuerberatern und spezialisierte Buchhaltungssoftware zurück.
Typische Steuer-Fallstricke für Finanzteams
Selbst nachdem ein Unternehmen verstanden hat, welche Steuern es zu welchen Fristen auf welchem Wege erklären und zahlen muss, kann einiges schiefgehen. Denn Steuerthemen beinhalten komplexe und sich ständig ändernde rechtliche Vorschriften, die eine präzise Buchführung, kontinuierliche Compliance und strategische Finanzplanung erfordern.
Folgende Fehlerquellen bereiten Finanzteams die größten Kopfschmerzen:
Dokumentationsfehler: Fehler bei der Dokumentation oder der Berechtigung zum Vorsteuerabzug können zu Nachzahlungen und Strafen führen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Belege korrekt und vollständig aufbewahren.
Fehler in der Schätzung von Steuerrückstellungen: Ungenaue Schätzungen der Steuerschuld können zu einer Unter- oder Überzahlung von Steuern führen, was die Finanzplanung des Unternehmens beeinträchtigen kann.
Liquiditätsrisiken: Unternehmen müssen Steuervorauszahlungen auf Basis vergangener Gewinne leisten. Bei stark schwankenden Gewinnen kann dies zu Über- oder Unterzahlungen führen, die die Liquidität beeinträchtigen.
Fristversäumnisse: Das Verpassen von Fristen für die Abgabe von Steuererklärungen oder die Zahlung von Steuern kann zu Strafzahlungen und Zinsen führen. Die Einhaltung aller relevanten Fristen ist daher essenziell.
Unzureichende Trennung zwischen Geschäfts- und Privatausgaben: Eine Vermischung von Geschäfts- und Privatausgaben kann zu Problemen bei der steuerlichen Geltendmachung von Betriebsausgaben führen. Es ist wichtig, eine klare Trennung aufrechtzuerhalten.
Angesichts dieser Herausforderungen wird deutlich, wie wichtig eine effiziente Verwaltung von Unternehmensausgaben und eine präzise Finanzbuchhaltung sind. Hier kommt Spendesk ins Spiel, eine Software, die speziell dafür entwickelt wurde, die Ausgabenverwaltung von Unternehmen zu vereinfachen und zu automatisieren.
Steuervorbereitung und Finanzübersicht mit Spendesk
Spendesk bietet nicht nur eine übersichtliche Plattform zur Verfolgung und Genehmigung von Ausgaben, sondern erleichtert auch die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Fristen durch die Integration und Automatisierung von Buchhaltungsprozessen. Dabei wird die Finanzverwaltung in folgenden Aspekten unterstützt:
Abonnement- und Zahlungsabwicklung
Spendesk vereinfacht die Verwaltung wiederkehrender Abonnements und Zahlungen. Unternehmen können virtuelle Karten für Online-Abonnements und wiederkehrende Zahlungen erstellen und spezifischen Abos zuordnen. Das erleichtert die Nachverfolgung und Kontrolle dieser Ausgaben. Und auch einmalige Zahlungen lassen sich über virtuelle Karten abwickeln – ohne die Notwendigkeit für traditionelle Unternehmenskreditkarten.
Reisekostenabrechnungen
Mitarbeiter:innen können Ausgaben von unterwegs direkt per App erfassen – einfach den Beleg fotografieren und hochladen. Das beschleunigt nicht nur die Spesenabrechnung, sondern ermöglicht auch eine sofortige klare Trennung und Kategorisierung von Reisekosten.
Budgets
Mit Spendesk können Unternehmen Budgets für Abteilungen, Projekte oder sogar einzelne Mitarbeiter:innen festlegen. Und durch die Echtzeit-Überwachung von Ausgaben können Verantwortliche Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen. Das verbessert die allgemeine Finanzkontrolle und -planung und verhindert böse Überraschungen am Ende des Monats oder Quartals.
Belegverwaltung
Die Plattform digitalisiert und speichert Belege und Rechnungen. Dadurch wird die physische Aufbewahrung und manuelle Verarbeitung überflüssig. Dies erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern stellt auch sicher, dass alle Belege für Steuerprüfungen oder interne Audits leicht zugänglich sind.
Reporting
Schließlich bietet Spendesk umfassende Reporting-Funktionen. Unternehmen können detaillierte Berichte über ihre Ausgaben erstellen, die helfen, Ausgabenmuster zu erkennen, Budgets anzupassen und fundierte Entscheidungen über die Finanzverwaltung zu treffen. Dieses Reporting kann auch speziell für die Steuerplanung und -compliance nützlich sein, da es einen klaren Überblick über alle finanzrelevanten Aktivitäten des Unternehmens bietet.
Fazit
Wer in Deutschland unternehmerisch tätig werden will, kommt um das komplexe Thema Steuern nicht herum. Und jede einzelne Steuer erfordert einen eigenen Prozess zur Berechnung und Abführung. Mit dem richtigen Know-how und den geeigneten Tools ist die Steuerlandschaft jedoch durchaus beherrschbar.
Von der Bedeutung der verschiedenen Steuerarten bis hin zu den Herausforderungen bei der Dokumentation und Compliance – eine sorgfältige Planung und die Integration von Lösungen wie Spendesk sind unerlässlich. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch eine effiziente und transparente Finanzverwaltung.
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Helena Kleine
Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.
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