Die Übernachtungspauschale regelt zusammen mit der Verpflegungspauschale die Ausgaben, die dienstreisende Angestellte ohne Vorlage einzelner Belege abrechnen können. Ihre Höhe ist abhängig vom Reiseziel und die Auszahlung ist an einige Bedingungen geknüpft. Hier finden Sie die Übernachtungspauschalsätze für Reisen im Inland und Ausland sowie Hintergründe und Tipps zur Abrechnung.
Definition der Übernachtungspauschale
Eine Pauschale ist ein Betrag, der ohne den Nachweis der tatsächlichen Kosten durch Originalbelege angerechnet werden kann. Dadurch minimieren Pauschalen den Verwaltungsaufwand – nicht nur beim Thema Spesen. Auch Interrail-Tickets, All-you-can-eat-Buffets und Telefon-Flatrates basieren auf Pauschbeträgen.
Für Übernachtungen auf Dienstreisen bedeutet das: Reisende können pro Nacht einen festgesetzten Betrag geltend machen, ohne die Hotelrechnung o.Ä. aufbewahren und einreichen zu müssen.
Was zählt eigentlich als Dienstreise?
Je nachdem, wie die öffentlichen Verkehrsmittel mitspielen, kann die Reise von einem Ende Berlins zum anderen schon mal zwei Stunden in Anspruch nehmen. Eine Übernachtung rechtfertigt das allerdings noch nicht. Denn eine Dienstreise liegt erst dann vor, wenn Angestellte mindestens die Stadtgrenze ihres Wohnortes überqueren müssen.
Ab dann können die Unterbringungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt, ist eine kurze Rücksprache und Vorab-Genehmigung der Übernachtungskosten bei kleineren Distanzen trotzdem sinnvoll.
Wer kann die Übernachtungspauschale gegenüber wem geltend machen?
Einen gesetzlichen Anspruch haben Angestellte auf die Auszahlung der Übernachtungspauschale durch ihren Arbeitgeber nicht. Es ist aber üblich, dass Unternehmen für die Zusatzkosten ihrer Dienstreisenden aufkommen. Ob das in Form von Pauschalbeträgen oder auf Basis der tatsächlich entstandenen Kosten passiert, ist eine andere Frage. Folgende Fälle sind denkbar:
Fall 1: Es fallen keine Übernachtungskosten an
Wenn Reisende bei Freunden, Verwandten oder einer anderen privaten Unterkunft unterkommen oder über Nacht unterwegs sind (beispielsweise im Zug oder Flugzeug), entstehen keine Übernachtungskosten und es kann auch keine Übernachtungspauschale geltend gemacht werden. .
Es gibt nur eine Ausnahme: Berufskraftfahrer, die auf einer mehrtägigen Reise in der Koje ihres LKW übernachten, können pro notwendiger Übernachtung pauschal acht Euro geltend machen.
Fall 2: Der Arbeitgeber erstattet die Übernachtungskosten
Arbeitgeber können Reisekosten im Rahmen einer Spesenabrechnung erstatten. Dabei gibt es wiederum zwei Möglichkeiten:
a) Die Übernachtungskosten werden auf Basis der Übernachtungspauschale erstattet
In diesem Fall gibt diese Tabelle Auskunft darüber, in welcher Höhe die Pauschale angesetzt werden kann. Arbeitnehmende bekommen den Betrag steuerfrei zurückerstattet. Der Arbeitgeber kann ihn allerdings nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
b) Die Übernachtungskosten werden auf Basis der tatsächlich angefallenen Kosten erstattet
Dann muss der oder die Reisende den Beleg für die Übernachtung aufbewahren und einreichen. Wenn im Übernachtungspreis ein Frühstück inbegriffen war, zählt das nicht zu den Übernachtungskosten. Ist es separat ausgewiesen, wird der Betrag für das Frühstück einfach abgezogen. Ist es auf der Rechnung nicht aufgeführt, wird der Preis für die Übernachtung um 20% gemindert. In diesem Fall können Unternehmen die Kosten als Betriebskosten ansetzen.
Fall 3: Der/die Beschäftigte trägt die Kosten für die Übernachtung selbst
Wohl eher die Ausnahme, aber teilweise müssen Dienstreisende selbst für ihre Unterbringung aufkommen. Dann können sie die Ausgaben jedoch im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen – entweder als Pauschalbetrag oder in Form der realen Kosten.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Reisen im In- und Ausland?
Die Höhe der Übernachtungspauschale wird vom Bundesfinanzministerium festgelegt und jährlich angepasst. Eine vollständige Tabelle mit den Beträgen für 2023 und 2024 finden Sie hier. Ein Wert ist dabei seit vielen Jahren gleich geblieben:
Innerdeutsche Dienstreisen
Die Übernachtungspauschale für Reisen im deutschen Inland liegt konstant bei zwanzig Euro. Ein Betrag, der regelmäßig für Stirnrunzeln sorgt. Mehr dazu im nächsten Kapitel.
Internationale Dienstreisen
Die Beträge für Auslandsreisen sind hingegen durchaus realistisch - und werden regelmäßig aktualisiert, so auch für das Jahr 2024 (das zugehörige BMF-Schreiben finden Sie hier).
Die Werte der beliebtesten Reiseziele, wie Frankreich, Großbritannien oder Italien, können Sie unserem Artikel über Verpflegungsmehraufwendungen nachschauen.
Warum ist die Übernachtungspauschale in Deutschland so knapp bemessen?
Mit zwanzig Euro pro Nacht kommt man in Deutschland nicht weit. Selbst dann nicht, wenn man sich mit einem Mehrbettzimmer im Hostel zufrieden gibt – was wohl die wenigsten Geschäftsreisenden tun würden. Wer will sich schon im Gemeinschaftsbad für ein Kundenmeeting fertigmachen…
Wie kommt also das Bundesfinanzministerium auf diesen Betrag? Offizielle Aussagen dazu gibt es leider keine. Wahrscheinlich basiert die Pauschale aber auf einer Sorge vor Missbrauch und Betrug: Zum einen ist es im eigenen Land viel einfacher, „heimlich“ bei Bekannten unterzukommen. Zum anderen könnten bei höheren Pauschalen unnötige Übernachtungen angesetzt werden, die aufgrund der Distanz zum Wohnort nicht erforderlich wären.
Das alles ändert aber nichts daran, dass eine Abrechnung von Inlandsreisen über die Übernachtungspauschale keine echte Option sein kann.
Die 1.000-Euro-Grenze für langfristige Auswärtstätigkeiten
Manche Tätigkeiten erfordern, dass ein:e Angestellte:r über einen langen Zeitraum immer wieder zum selben Ort reist, zum Beispiel weil er oder sie dort ein langfristig angelegtes Kundenprojekt betreut. In diesem Fall hat der Gesetzgeber eine Obergrenze eingeführt, ab der die steuerfreie Erstattung von Übernachtungskosten eingeschränkt wird.
Nachdem eine berufliche Reisetätigkeit für 48 Monate regelmäßig (an mindestens drei Tagen pro Woche) am gleichen auswärtigen Arbeitsort im Inland ausgeübt wurde, wird eine Grenze für die Unterbringungskosten von 1.000 Euro pro Monat eingeführt – die gleiche Obergrenze wie bei der doppelten Haushaltsführung.
Alternativen zur Übernachtungspauschale
Insbesondere bei Reisen im Inland ist es sinnvoll, die Übernachtungspauschale zu ignorierenund Reisenden stattdessen die real entstandenen Kosten zu erstatten. Auch im Ausland kann sich das für Arbeitgeber rechnen. Wie bereits erwähnt, können Übernachtungspauschalen vom Unternehmen nicht als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Werden aber die realen Kosten übernommen, können sie als gewinnmindernde Betriebsausgabe angegeben werden.
Gegen die Übernahme der tatsächlichen Unterbringungskosten spricht nur eins: Es ist aufwendiger, weil Rahmen der Spesenabrechnung ein Beleg eingereicht werden muss. Das Problem löst Spendesk.
Die Abrechnung von Übernachtungskosten vereinfachen mit Spendesk
Sie können den Prozess der Spesenabrechnung mit Spendesk weitestgehend automatisieren.
Spendesk reduziert den administrativen Aufwand bei der Reisekostenabrechnung- und erstattung auf ein Minimum (inklusive Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs-, Transport- und sonstigen Kosten):
Reisende können Belege per App sofort erfassen.
Genehmigungsworkflows lassen sich von allen Beteiligten nachvollziehen.
Arbeitnehmer:innen können unterwegs mit Firmen-Debitkarten bezahlen, sodass alle Ausgaben in Echtzeit erfasst werden.
Vorab genehmigte Tagesbudgets setzen einen transparenten Rahmen für Reisekosten.
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