Verdienstbescheinigung – alles, was Arbeitgeber wissen müssen

Arbeitsbescheinigung, Lohnbescheinigung, Verdienstbescheinigung, die deutsche Arbeitswelt ist voller bürokratischer Hürden und Bescheinigungen gehören zweifelsohne dazu. Wir helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und widmen uns in diesem Artikel der Verdienstbescheinigung - ein Dokument, das für Arbeitnehmer:innen in vielen Lebenslagen von großer Bedeutung und für Arbeitgeber Pflicht statt nur Kür ist. Ganz gleich, ob Arbeitnehmer:innen einen Kredit beantragen oder einen Mietvertrag abschließen wollen, eine Verdienstbescheinigung ist Fällen wie diesen unverzichtbar.

Lassen Sie uns gemeinsam einen genaueren Blick darauf werfen, was eine Verdienstbescheinigung ist, was sie enthalten sollte und welche gesetzlichen Regelungen es gibt.

Was ist eine Verdienstbescheinigung?

Die Verdienstbescheinigung ist quasi ein finanzieller Lebenslauf, den der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin ausfüllt. Genau gesagt: Die Verdienstbescheinigung ist ein offizieller Nachweis über die finanzielle Situation eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum, normalerweise die letzten zwölf Monate.

Sie enthält viele wichtige Informationen, zum Beispiel über das Bruttoeinkommen, Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie zusätzliche Leistungen wie Boni oder Zuschüsse. Für Banken, Vermieter und Behörden ist die Verdienstbescheinigung ein wichtiges Dokument, um die Zahlungsfähigkeit und die finanzielle Stabilität eines Arbeitnehmers besser beurteilen zu können.

Wofür brauchen Arbeitnehmer eine Verdienstbescheinigung?

Eine Verdienstbescheinigung kann in vielen unterschiedlichen Fällen nötig sein, meist geht es dabei um wichtige Ereignisse im Leben eines Beschäftigten. Arbeitnehmer:innen benötigen sie vor allem in den folgenden Situationen:

• Banken wollen bei Kreditanträgen oft eine Verdienstbescheinigung sehen, um sicherzustellen, dass die kreditnehmende Person genug Geld hat, um den Kredit auch wirklich zurückzuzahlen, z.B. für den Kauf eines Hauses. 

• Vermieter:innen verlangen eine Verdienstbescheinigung, wenn es um die Unterzeichnung eines neuen Mietvertrages geht. Dies ist vor allem in Gegenden wichtig, in denen die Nachfrage nach Mietwohnungen hoch ist und die Vermieter:innen sicher sein wollen, dass sie ihr Geld bekommen.

• Auch bei der Beantragung von staatlicher Unterstützung wie BAföG oder Wohngeld (vgl. Wohngeldgesetz § 23 Abs. 2 WoGG) wird oft eine Verdienstbescheinigung verlangt, um zu prüfen, wie viel die antragsstellende Person verdient und wie hoch die Unterstützung ausfallen soll.

• Wenn Beschäftigte größere Anschaffungen wie Möbel oder Elektrogeräte auf Raten kaufen kann eine Verdienstbescheinigung ebenfalls erforderlich sein. Auch damit wollen Händler sicherstellen, dass der/die Angestellte die Raten bezahlen kann.

Unterschied: Gehaltsabrechnung & Verdienstbescheinigung

Ihre Mitarbeitenden fragen Sie sicher oft: Kann ich nicht einfach meine Gehaltsabrechnung als Nachweis vorlegen? Wenn diese Frage aufkommt, können Sie in Zukunft die folgende Tabelle verwenden. Der Unterschied zwischen Verdienst- und Gehaltsbescheinigung liegt vor allem im Zweck, in der Häufigkeit und im Inhalt.

Gehaltsabrechnung vs Verdienstbescheinigung

Im Gegensatz zur Lohnabrechnung weist die Verdienstbescheinigung außerdem die Unterschrift des Arbeitgebers auf, am besten mit Datumstempel, und ist somit beweiskräftig.

Verdienstbescheinigung – was muss enthalten sein?

Damit eine Verdienstbescheinigung vollständig ist, muss sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Nur dann kann sie als Nachweis der finanziellen Situation eines Beschäftigten akzeptiert werden. 

Optional können auch Angaben zu geplanten Änderungen inklusive dem Grund der Veränderung (z.B. Gehaltserhöhungen) genannt werden.

Rechtliche Aspekte zur Verdienstbescheinigung

Neben den oben genannten Hinweisen gibt es noch einige weitere rechtliche Punkte, die bei Verdienstbescheinigungen zu beachten sind. Die wichtigsten haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Punkt 1: Müssen Unternehmen eine Verdienstbescheinigung erstellen?

Die Antwort ist eindeutig: Ja!

Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Verlangen eine Verdienstbescheinigung auszustellen - und zwar so schnell wie möglich. So steht es in § 108 der Gewerbeordnung (GewO).

Punkt 2: Gibt es ein bestimmtes Format oder Muster für Verdienstbescheinigungen?

Grundsätzlich kann eine Verdienstbescheinigung formlos eingereicht werden, solange sie die erforderlichen Angaben enthält. Dennoch ist es sinnvoll, dass Arbeitgeber geeignete Muster oder Vorlagen verwenden, damit alle erforderlichen Angaben enthalten sind und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Online finden Sie zahlreiche Muster und Vorlagen, die das Ausfüllen einer Verdienstbescheinigung erleichtern. 

Aber auch die meisten Ämter, die eine solche Bescheinigung verlangen, bieten bereits entsprechende Vorlagen für die jeweiligen Anträge an, zutreffendes muss dann einfach nur noch angekreuzt oder ausgefüllt werden.

Ein anschauliches Beispiel für eine Verdienstbescheinigung vom Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen finden Sie hier.

So oder so: Bitte achten Sie darauf, dass die verwendete Vorlage den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und alle erforderlichen Angaben korrekt und vollständig enthalten sind.

Punkt 3: Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht?

Ja, Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Verdienstbescheinigungen mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Punkt 4: Was passiert, wenn die Bescheinigung fehlerhaft ist?

Irren ist menschlich. Wenn sich Fehler in die Verdienstbescheinigung eingeschlichen haben, sollten Beschäftigte ihren Arbeitgeber darauf hinweisen und gegebenenfalls eine Korrektur verlangen. Fehlerhafte Verdienstbescheinigungen können innerhalb von drei Jahren schriftlich beanstandet werden.

Unser Tipp: Mit digitalen Tools gelingt die Verdienstbescheinigung im Handumdrehen

Wie Sie sehen, kann das manuelle Ausfüllen von Verdienstbescheinigungen fehleranfällig und vor allem zeitaufwändig sein. Gerade wenn Sie 100 oder mehr Mitarbeitende haben, die laufend Verdienstbescheinigungen benötigen, ist es mühsam, alle Daten einzeln herauszusuchen. Aber keine Sorge, heutzutage gibt es digitale Hilfsmittel, die hier Abhilfe schaffen können. Eine benutzerfreundliche Plattform zur Verwaltung von Personal- und Lohndaten kann die Erstellung von Verdienstbescheinigungen optimieren, indem sie den Zugriff auf die benötigten Informationen und Daten erleichtert.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich nicht mehr durch Papierberge wühlen, sondern könnten die Daten mit einem Klick exportieren. Ein Traum!

Aber das ist noch nicht alles. Verwenden Sie ebenfalls ein Tool für Ausgabenmanagement wie Spendesk werden Sie auch bei anderen, oft manuellen Aufgaben wie Spesenabrechnungen, Eingangsrechnungen und Budgetverwaltung entlastet. Und das Beste: Spendesk lässt sich nahtlos in andere Systeme wie das Buchhaltungssystem DATEV oder die HR-Software Personio sowie über 30 weitere HR-Partner integrieren. So haben Sie alle wichtige Prozesse und Mitarbeiterdaten an einem Ort, übersichtlich und einfach zu bedienen.

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