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Geschäftsausgaben umfassen verschiedene Arten von Ausgaben:

1. Strategische Ausgaben werden in der Regel zentralisiert und liegen in der Hand von Führungskräften. Sie werden über Rechnungen, Überweisungen und Bestellungen verwaltet.
   

2. Operative Ausgaben werden ebenfalls zentralisiert, aber diese Ausgaben werden von Führungskräften und Beschäftigten im (beruflichen) Alltag getätigt. Dazu zählen u.a. Kartenzahlungen, monatliche Abos für Softwarelösungen, Ausgaben für Bürobedarf und Geschäftsreisen für Meetings oder Messen.
   

3. Spesen & kleinere Aufwendungen: Im Gegensatz zu strategischen Ausgaben handelt es sich in dieser zweiten Kategorie um eine beträchtliche Menge an kleinen Einkäufen, die oft schwer nachzuvollziehen sind. Dazu gehören diverse Kartenzahlungen, Spesenabrechnungen und Reisekosten.
   
   Ausgabenmanagement beschreibt den Prozess, mit dem Unternehmen ihre Geschäftsausgaben verwalten. Es berücksichtigt den gesamten End-to-End-Prozess, d.h. das Einholen einer Genehmigung durch die Mitarbeitenden, die Bereitstellung eines Zahlungsmittels, das Einreichen und Bearbeiten von Rechnungen, das Einreichen und die Rückerstattung von Spesenabrechnungen, sowie den Abgleich von Quittungen und Rechnungen zur Zuweisung der richtigen Kostenstellen, Sachkonten und Mehrwertsteuersätze durch die Buchhaltung.
   
   Tools zur Ausgabenverwaltung werden notwendig, wenn die Zahl der Beschäftigten steigt und der Bedarf an klaren Prozessen, Übersicht und Kontrolle für die Finanzteams wächst.
   
   Die Beschäftigten brauchen flexible, benutzerfreundliche Lösungen, um Ausgaben zu tätigen. So verlieren sie keine wertvolle Zeit und können sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren.

Spendesk bietet modernen Unternehmen die passenden Zahlungsmethoden und eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Ausgaben. Dazu gehören Debitkarten als Ersatz für altmodische Firmenkreditkarten, virtuelle Karten für Online-Zahlungen und automatisierte Spesenabrechnungen.

Für Beschäftigte
Die Teammitglieder müssen Ausgaben nicht mehr aus eigener Tasche vorstrecken. Stattdessen fragen Sie einen Betrag für einen bestimmten Kauf an und können die Zahlung mit ihrer (physischen) Spendesk-Karte oder einer virtuellen Karte durchführen.

Wenn die Beschäftigten aus irgendeinem Grund ihre Spendesk-Karte nicht verwenden können, machen sie über die mobile Spendesk-App ein Foto der Quittung und erstellen direkt unterwegs eine digitale Spesenabrechnung. Diese wird zur Validierung direkt an die Führungskraft, und dann weiter an das Finanzteam geschickt.

Für Finanzteams
Alle Beschäftigten haben ihr eigenes Spendesk-Profil und eine eigene Spesenkarte, die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen wird. Im Gegensatz zur Firmenkreditkarte wissen Sie also immer, wer gerade wo Firmengelder ausgibt.

Über die Plattform können Controller:innen Ausgabenlimits und Vorab-Freigaben für die Mitarbeitende festlegen. C-Level-Führungskräfte oder Manager:innen können dabei ein anderes Niveau an vorab genehmigten Ausgaben haben als die restlichen Beschäftigten. Wenn ein Teammitglied sein vorab freigegebenes Budget überschreiten möchte, kann über die mobile App oder die Plattform online eine Anfrage an die entsprechende Führungskraft gestellt werden.

Wenn eine Ausgabe mit einer Spendesk-Karte getätigt wird, macht der/die Mitarbeitende beim Kauf einfach ein Foto von der Quittung. So gehen keine Belege mehr verloren.

Finanzteams können die Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit einsehen und fehlende Quittungen oder Rechnungen nachverfolgen, indem sie über die Plattform Erinnerungen an die Beschäftigten senden.

Auch die Überprüfung von Ausgaben ist einfacher, da Ausgaben gruppiert werden können. Das Finanzteam kann vor dem Export in die Buchhaltungssoftware außerdem direkt in Spendesk die richtigen Mehrwertsteuersätze und Sachkonten zuweisen. Spendesk macht das Ausgabenmanagement intuitiv einfach und effizient.