Verpflegungsmehraufwand 2025: Aktuelle Sätze für Dienstreisen

Deutschland ist weltweit berühmt dafür, Dinge bis ins kleinste Detail zu regeln. Die Abrechnung von Dienstreisen ist da keine Ausnahme. Mit dem Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungspauschalen können Arbeitnehmer:innen feste Spesensätze für ihre Reisekostenabrechnung nutzen. Nur: Wie funktioniert das genau?

In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht über geltendes Recht für Geschäftsreisen ins In- und Ausland geben, damit Sie keine Zeit bei der Spesenabrechnung verlieren. Noch einfacher ist es, wenn Sie Ihre Reisekosten automatisch mit einem intelligenten Tool abrechnen.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Geltendes Recht ist das Einkommensteuergesetz (EStG), genauer gesagt Paragraph 9 Absatz 4a. Dort wird der Verpflegungsmehraufwand geregelt, ein sperriger Begriff, der aber im Grunde nur Folgendes besagt: Wer wegen einer beruflichen Tätigkeit verreist und dadurch höhere Verpflegungskosten (für Essen und Trinken) hat, als dies an der regelmäßigen Arbeitsstätte der Fall wäre, der bekommt diese zusätzlichen Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet oder kann sie steuerlich geltend machen.

Da es recht aufwendig wäre, diesen Betrag in jedem Einzelfall zu ermitteln, können Dienstreisende einfach pauschale Spesensätze abrechnen, unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Die tatsächlichen Verpflegungskosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit können nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Stattdessen gibt es für in- und ausländische Dienstreisen festgelegte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Diese richten sich nach Reisedauer und Reiseland (siehe Tabelle weiter unten). Diese Regelung macht zwar vieles einfacher, bringt aber auch Nachteile mit sich.

Arbeitnehmende machen den Mehraufwendungen in der Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und bekommen die Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet. Alternativ können die Kosten in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) berücksichtigt werden. Beides gleichzeitig ist allerdings nicht möglich.

Anmerkung: Für den Verpflegungsaufwand 2021-2025 wurden keine Änderungen an Spesensätzen für Inlandsreisen vorgenommen. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes war ursprünglich eine Anhebung der Spesen für 2024 in Deutschland geplant. Am 23. Februar 2024 hat der Bundestag einen geänderten Gesetzesentwurf verabschiedet, der die vorgesehenen Erhöhungen des Verpflegungsmehraufwands 2024 nicht mehr umfasst.

Das Bundesfinanzministerium hat im BMF-Schreiben jedoch mitgeteilt, dass die Pauschalbeträge für Auslandsdienstreisen ab dem 1. Januar 2025 (zumindest teilweise) angepasst werden. Sie finden die geltenden Pauschbeträge für das Ausland weiter unten in diesem Artikel.

Zwei Spesensätze für alle Dienstreisen

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 25. November 2020 ein neues Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmenden veröffentlicht. Es ersetzt das zuvor geltende Schreiben vom 24. Oktober 2014.

Wer zuletzt vor 2014 auf Dienstreise war, wird feststellen, dass sich mit der Reform des Reisekostenrechts ein paar Dinge geändert haben. Die wichtigste Neuerung seit 2014: Auswärtstätigkeiten mit einer Dauer von weniger als acht Stunden können nicht mehr abgerechnet werden.

Für den Verpflegungsmehraufwand gelten weiterhin zwei Verpflegungspauschalen, sowohl innerhalb Deutschlands als auch im Ausland — hierbei handelt es sich um die kleine Pauschale und die große Pauschale. Diese bemessen sich an der Reisedauer.

• Kleine Verpflegungspauschale: Diese Pauschale gilt für Geschäftsreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Auch gilt dieser Spesensatz für den Anreisetag und Abreisetag von mehrtägigen Reisen.

• Große Verpflegungspauschale: Diese Tagespauschale gilt bei mehrtägigen Dienstreisen, die eine Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden haben. Der Spesensatz wird dabei für jeden ganzen Tag angewendet.

Dabei ist zu beachten, dass die Berechnung sich an Kalendertagen orientiert; um einen ganzen Tag geltend zu machen, muss der Reisende also tatsächlich von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein.

Übrigens: Zu den Reisekosten gehören neben den Verpflegungsmehraufwendungen natürlich auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Diese sind separat geregelt.

Verpflegungspauschalen in Deutschland

Die Spesen für Dienstreisen im Inland sind lange unverändert geblieben und wurden zuletzt im Jahr 2020 etwas angehoben. Zuvor war der Betrag das letzte Mal bei der Umstellung von D-Mark auf Euro angepasst worden und blieb seitdem konstant.

Aktuelle Pauschalbeträge für Spesen in Deutschland

Der Verpflegungsmehraufwand in den Jahren 2019 und davor lag bei 12 Euro für Abwesenheiten von 8 bis 24 Stunden und 24 Euro für mehr als 24 Stunden.

Seit 2021 wurden die Pauschbeträge jedoch nicht mehr verändert. Zur besseren Übersicht haben wir die relevanten Beträge der letzten drei Jahre im Folgenden für Sie zusammengestellt:

Verpflegungsmehraufwand 2023 (Inland)

• Dauer: weniger als 8 Std., Pauschale: 0€

• Dauer: 8-24 Std. (An- & Abreisetag), Pauschale: 14€

• Dauer: Mind. 24 Stunden, Pauschale: 28€

Verpflegungsmehraufwand 2024 (Inland)

• Dauer: weniger als 8 Std., Pauschale: 0€

• Dauer: 8-24 Std. (An- & Abreisetag), Pauschale: 14€

• Dauer: Mind. 24 Stunden, Pauschale: 28€

Verpflegungsmehraufwand 2025 (Inland)

• Dauer: weniger als 8 Std., Pauschale: 0€

• Dauer: 8-24 Std. (An- & Abreisetag), Pauschale: 14€

• Dauer: Mind. 24 Stunden, Pauschale: 28€

Für Dienstreisen mit einer Dauer von weniger als 24 aber mehr als acht Stunden müssen 14 Euro in der Reisekostenabrechnung vermerkt werden. Bei einer Mindestdauer von 24 Stunden können für jeden ganzen Tag 28 Euro abgerechnet werden sowie für An- und Abreisetag jeweils 14 Euro. Eine Beispielrechnung finden Sie in unserer kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung.

Die Übernachtungspauschale liegt aktuell bei 20 Euro. Allerdings wird die Hotelrechnung in der Regel auch bei höheren Beträgen vom Arbeitgeber übernommen. Übernachtungskosten, die nicht erstattet werden, können von Arbeitnehmer:in als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Warum die Pauschale so niedrig ist? Eine Theorie besagt, dass dies Spesenbetrug vorbeugen soll, falls Geschäftsreisende bei Freund:innen oder Verwandten unterkommen können.

Verpflegungsmehraufwendungen: Ausnahmen & Kürzungen

Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand umfassen auch Ausnahmen, die für eine vollständige Betrachtung wichtig sind. Diese lassen sich jedoch leicht zusammenfassen.

Die Verpflegungspauschale wird in voller Höhe nur dann ausgezahlt, wenn die Dienstreisenden ihre Mahlzeiten selbst bezahlen. Falls der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung stellt, wird der Pauschalbetrag entsprechend gekürzt.

• Wird das Frühstück nicht selbst bezahlt, werden 20 Prozent der Pauschale für den jeweiligen Tag abgezogen. (5,60 Euro bei Inlandsreise)

• Bei Mittag- oder Abendessen, die vom Arbeitgeber übernommen werden, entfällt sogar 40 Prozent der Pauschale. (11,20 Euro bei Inlandsreise)

Die Berechnung der Abzüge erfolgt stets auf Grundlage der Ganztagespauschale, und dies gilt auch für An- und Abreisetage.

Für kürzere Dienstreisen ist zu beachten, dass vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig sind. In diesem Zusammenhang kommen die sogenannten Sachbezugswerte zum Tragen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden müssen:

• Der Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt derzeit 2,00 Euro.

• Für ein Mittag- oder Abendessen liegt der Sachbezugswert bei 3,80 Euro.

Verpflegungspauschalen im Ausland

Die Tagessätze für den Verpflegungsmehraufwand 2025 im Ausland wurden laut einem Schreiben vom 2. Dezember 2024 ab 1. Januar 2025 angepasst.

Wie bereits erwähnt gelten die Kategorien für die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen ins In- und Ausland gleichermaßen. Allerdings können sich die Spesensätze je nach Land deutlich unterscheiden - so gibt es bei Reisen ins Ausland einiges mehr zu beachten als bei Inlandsreisen.

Während eine Übernachtung in London zum Beispiel 163 Euro kostet, fallen in Rom nur 150 Euro an. Für einen Tag in Tokyo beträgt die Pauschale 50 Euro, in Athen sind es hingegen 40 Euro.

In der Auflistung sind auch die Preise in unterschiedlichen Regionen im gleichen Land berücksichtigt. So werden Sie in der Tabelle am Ende dieses Artikels sehen, dass eine Übernachtung in den USA z.B. in New York City teurer ist als in Los Angeles.

Anders als die Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands werden die Spesensätze für Ziele im Ausland häufig angepasst. Die Aktualisierung für 2025 enthielt abermals Änderungen für einige Länder, Landesteile und Städte.

Wir haben für Sie eine Tabelle mit den häufigsten Reisezielen und den jeweiligen Verpflegungspauschalen im Ausland erstellt.

Verpflegungsmehraufwand 2025 (Ausland)

Sie benötigen weitere aktuelle Spesensätze für Dienstreisen ins Ausland?

• Welche Spesensätze 2025 im Ausland gelten, finden Sie hier.

• Die Beträge vom Vorjahr finden Sie hier unter "Verpflegungsmehraufwand 2024 Tabelle (Ausland)", diese Werte sind gültig von Januar 2024 bis Dezember 2024.

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Spendesk hat ein Modul zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwands, das den Prozess vereinfacht, indem es automatisch den korrekten Betrag basierend auf Reiseziel und -dauer berechnet. Dies spart Zeit für Mitarbeitende und Finanzteams, da keine manuelle Recherche oder Excel-Tabellen mehr nötig sind.

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