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In vielen Unternehmen zahlen Mitarbeitende schon heute fast ausschließlich online – für Flüge und Hotelzimmer, beim Abschließen von Software-Abos oder der Schaltung von Werbeanzeigen. Ohne die richtigen Zahlungsmittel kostet das nicht nur Zeit und Nerven, sondern kann auch zum Sicherheitsproblem werden.
Die Lösung: virtuelle Kreditkarten. Das Team muss so nicht zigfach auf verschiedenen Websites die gleichen Daten der geteilten Firmenkreditkarte(n) angeben, die jeweils zum gleichen Bankkonto bzw. Girokonto führen. Am sichersten sind hier virtuelle Einmal-Kreditkarten, die jeweils nur für eine Online-Zahlung genutzt werden können. Aber dazu später mehr.
In diesem Artikel wollen wir Ihnen erklären, wie virtuelle Kreditkarten genau funktionieren und worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten.
Bezahlen Ihre Beschäftigten nicht nur online, sondern auch unterwegs? Dann lesen Sie unseren Beitrag zu Alternativen zur Firmenkreditkarte.
Was ist eine virtuelle Kreditkarte?
Eine virtuelle Kreditkarte ist eine Prepaid-Kreditkarte mit einem bestimmten Guthaben, Sie können sich diese also im Prinzip wie einen Gutschein vorstellen, den Sie mit einer bestimmten Summe aufladen können. Die Karten existieren nur online, enthalten aber die gleichen Kreditkartendaten wie eine physische Karte. Wie bei der Plastikkarte findet man: Kreditkartennummer, Ablaufdatum, Karteninhaber und Prüfziffer.
Mitarbeitende können die virtuellen Karten also genau so nutzen wie normale Kreditkarten – nur mit mehr Sicherheit und Kontrolle (insbesondere beim Online-Shopping). Genau aus diesem Grund sind virtuelle Kreditkarten vor wenigen Jahren auf den Markt gekommen: um das Risiko von Kreditkartenbetrug beim online Bezahlen zu minimieren. Bargeldabhebungen sind nicht möglich.
Am meisten Sicherheit bieten virtuelle Einmal-Kreditkarten mit Verfügungsrahmen; es gibt aber auch solche zur mehrmaligen Verwendung, etwa um ein monatliches Abo zu bezahlen.
Wie funktioniert eine virtuelle Kreditkarte?
Vereinfacht gesagt: An der Stelle, an der Mitarbeitende normalerweise auf die Suche nach der Firmenkreditkarte gehen, um den Online-Einkauf abzuschließen, muss man lediglich die Kartendaten der virtuellen bzw. online Kreditkarte kopieren und einfügen, wie z.B. die Kartennummer oder das Gültigkeitsdatum und kann im Nu kontaktlos bezahlen.
Die virtuellen Prepaid-Karten erleichtern so viele Vorgänge:
Den Abschluss und die Verlängerung von Abos, etwa von SaaS Software oder für die Schaltung von Werbung in sozialen Netzwerken
Ausgaben im Rahmen von Dienstreisen wie Hotelübernachtungen oder Flugtickets
Unregelmäßige Ausgaben für Büromaterial oder Gebühren für Events
Im Grunde lassen sich aber sämtliche Zahlungen online mit virtuellen Karten abwickeln.
Wie wähle ich eine virtuelle Kreditkarte aus?
Es gibt zahlreiche Anbieter für virtuelle Kreditkarten, von traditionellen Banken bis zu modernen FinTech-Unternehmen wie Spendesk, und von Mastercard bis American Express oder Visa Kreditkarte, von Apple Pay bis Google Pay, etc. Bei der Auswahl sollten Sie aber mehr auf die verfügbaren Funktionen achten als auf den Kreditkartenanbieter oder die Art der Karte.
So neigen vermutlich viele dazu, einfach die eigene Bank zu fragen – dabei sollten Sie aber sichergehen, dass Sie sich wirklich für das beste Produkt entscheiden und nicht nur aus Gewohnheit handeln.
Die folgenden Punkte sind besonders wichtig:
Einfach- oder Mehrfachnutzung
Der Unterschied ist relativ klar: Einmal-Karten sind vor allem geeignet, um einmalige Einkäufe mit größtmöglicher Sicherheit zu tätigen, etwa um etwas auf Amazon zu bestellen. Für die Verwaltung von Abos sind sie eher weniger geeignet, da Sie so jeden Monat eine neue Karte benötigen.
Virtuelle Kreditkarten zur mehrmaligen Nutzung sind hier besser, da Sie diese solange nutzen können, wie das entsprechende Abo läuft. Dabei sind sie aber immer noch deutlich sicherer als die Nutzung geteilter Firmenkreditkarten, das Betrugsrisiko ist also geringer.
Anzahl benötigter virtueller Karten
Manche Anbieter stellen nur eine virtuelle Kreditkarte zur Verfügung. Das ist nicht ganz der Sinn der Sache, denn so müssen Sie nach wie vor die gleichen Daten zigfach teilen, was auf Kosten der Sicherheit geht.
Sie sollten in der Lage sein, eine virtuelle Karte für jede Zahlung zu erstellen, um den möglichen Schaden durch Kreditkartenbetrug zu minimieren. Wenn einmal Daten verloren gehen, dann ist also auch nur eine Zahlung betroffen und alle anderen Karten sind weiterhin sicher.
Das Gleiche gilt, falls eine Karte mal das Limit überschreiten sollte. So wird nur eine Zahlung ausgesetzt und nicht alle.
Integration in Software zur Ausgabenverwaltung
Die Zuordnung von Ausgaben zu Mitarbeitenden, Teams und Projekten ist aufwendig und kostet viel Zeit. Mit vielen virtuellen Kreditkarten, die parallel laufen, wird das nicht einfacher.
Ein geeignetes Tool zur Verwaltung der Unternehmensausgaben kann Sie daher nicht nur mit virtuellen Karten versorgen, sondern hilft auch bei der Nachverfolgung der Zahlungen, die damit getätigt werden. So liegt die Verantwortung nicht mehr alleine beim Team, alle Ausgaben zu erfassen und die Buchhaltung hat einen vollständigen Überblick.
Freigaben für bestimmte Zahlungen
Mitarbeitende sollten autonom und flexibel handeln können bis zu einem gewissen Punkt. Es ist daher gut, wenn das Team Zugang zu virtuellen Kreditkarten hat – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen und mit klaren Limits.
Am einfachsten ist es, die Freigabe vorab zu erfragen: Beschäftigte richten also die Zahlung ein, erstellen eine Karte und das Finanzteam erhält eine Aufforderung, den Vorgang freizugeben. Gute Tools ermöglichen dies über eine zentrale Übersichtsseite und ermöglichen individuelle Verifizierung bzw. Freigabeprozesse, durch die Teamleiter:innen und Vorgesetzte Zahlungen genehmigen können.
Das kann dann zum Beispiel so aussehen: Der oder die Head of Sales Ihres Unternehmens kann bis zu 150 Euro ohne vorherige Freigabe ausgeben, wohingegen die anderen Mitglieder des Sales-Teams nur 80 Euro zur Verfügung haben. In beiden Fällen müsste jemand (zum Beispiel Finanzteam oder Vorstand) die Zahlung freigeben, wenn die genannten Limits überschritten werden.
Wo virtuelle Kreditkarten erhältlich sind
Aktuell gibt es vor allem zwei Möglichkeiten, an virtuelle Kreditkarten zu kommen: Banken und SaaS Start-ups wie Spendesk. Wo liegt der Unterschied?
1. Angebote traditioneller Banken
Bei klassischen Angeboten stehen dem/der Unternehmenschef:in und der Finanzabteilung ein Tool zur Verfügung, mit dem sie virtuelle Karten erstellen können. Die Informationen (Kartennummer, Ablaufdatum, CVV Code) können Sie dann an Mitarbeitende weitergeben, die eine Online-Zahlung vornehmen wollen.
2. SaaS Tools zur Verwaltung von Unternehmensausgaben
Tools wie Spendesk decken den gesamten Ausgabenprozess ab: von der Kaufanfrage, über die Zahlung, bis zur Kontenzuordnung.
In diesem Fall können Mitarbeitende die Freigabe für eine Zahlung über die zentrale Plattform beantragen; sobald ein:e Vorgesetzte:r oder die Finanzabteilung diese erteilt, wird die virtuelle Kreditkarte erstellt. Der/die jeweilige Mitarbeitende erhält unmittelbar eine Benachrichtigung und kann die Karte für die vorgesehene Zahlung nutzen.
So kann das Team selbständig handeln, während Management und Buchhaltung die Kontrolle behalten.
Was kosten virtuelle Kreditkarten?
Die Kosten für virtuelle Kreditkarten können je nach Anbieter und Art der Karte variieren. In der Regel gibt es jedoch einige gemeinsame Kostenfaktoren, die bei virtuellen Kreditkarten berücksichtigt werden sollten:
Freischaltungsgebühr: Einige Anbieter verlangen eine Gebühr für die Ausstellung der virtuellen Kreditkarte. Diese Gebühr kann eine Einmal-oder Jahresgebühr sein.
Transaktionsgebühren: Bei jeder Nutzung der virtuellen Kreditkarte für Einkäufe oder Zahlungen können Transaktionsgebühren anfallen. Diese Gebühren variieren je nach Anbieter und Art der Transaktion.
Fremdwährungsgebühr: Wenn Sie die virtuelle Kreditkarte für internationale Transaktionen verwenden und Fremdwährungen umgerechnet werden müssen, können Währungsumrechnungsgebühren anfallen.
Gebühren für Guthabenaufladung: Wenn Sie Geld auf Ihre virtuelle Kreditkarte einzahlen müssen, kann es Gebühren für die Art der Einzahlung geben, die Sie verwenden.
Gebühren für Inaktivität: Einige Anbieter erheben Gebühren, wenn die virtuelle Kreditkarte über einen bestimmten Zeitraum nicht genutzt wird.
Kündigungsgebühren: Wenn Sie die virtuelle Kreditkarte kündigen möchten, kann es sein, dass Ihnen eine Kündigungsgebühr berechnet wird.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle virtuellen Kreditkarten die gleichen Gebühren haben, und die Kosten können sich stark unterscheiden. Bevor Sie sich für eine virtuelle Kreditkarte entscheiden, sollten Sie die Gebührenstruktur des Anbieters sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht. Einige Anbieter bieten auch kostenlose Kreditkarten an, bei denen die meisten Gebühren entfallen.
SCHUFA und virtuelle Kreditkarten
Ob eine Bonitätsprüfung durchgeführt wird, hängt weitgehend von der Art der virtuellen Karte und dem Anbieter ab:
Virtuelle Kreditkarten mit Kreditrahmen: Wenn Sie eine virtuelle Kreditkarte mit einem Kreditrahmen erhalten, bei der Sie am Ende des Monats die genutzten Beträge zurückzahlen müssen, ist es sehr wahrscheinlich, dass der Anbieter eine SCHUFA-Abfrage durchführt, um Ihre Kreditwürdigkeit zu überprüfen.
Virtuelle Prepaid-Kreditkarten: Bei diesen Karten zahlen Sie im Voraus ein Guthaben ein, welches Sie dann nutzen können. Da hier kein Kredit gewährt wird, wird in vielen Fällen keine SCHUFA-Prüfung durchgeführt. Es gibt also Anbieter, die solche Karten ohne SCHUFA-Check anbieten.
Die Vorteile von virtuellen Kreditkarten in der Übersicht
Virtuelle Kreditkarten sind eine unkomplizierte, sichere und agile Zahlungsmethode für moderne Unternehmen. Gerade für Teams, die viele Online-Zahlungen vornehmen und in modernen Strukturen arbeiten (Home Office, Freelancer, Teams an verschiedenen Standorten), liegen die Vorteile auf der Hand:
Das Risiko für Kreditkartenbetrug sinkt deutlich, da die physische Kreditkarte des Unternehmens nicht mehr gehackt werden kann.
Die Verwaltung von Ausgaben wird optimiert durch klare Limits und Freigabeprozesse.
Einmal-Kreditkarten sorgen für ultimative Sicherheit.
Virtuelle Karten zur Mehrfachnutzung sind praktisch zur Verwaltung von Abos.
In Verbindung mit dem richtigen Tool können Mitarbeitende autonomer und flexibler arbeiten mit Bezahlung auf Guthabenbasis und schnellen Freigaben – und die Finanzabteilung erhält gleichzeitig eine bessere Kostenkontrolle.
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Benjamin Romberg
Benjamin Romberg is Head of Communications at Spendesk. Previously, he worked for several years in PR agencies and as a journalist at German Süddeutsche Zeitung.
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