Wie Start-ups Reisekosten erfolgreich managen

Gerade für Start-ups ist die Spesenverwaltung ein sensibles Thema. Wenn Teams viel reisen und neue Standorte im Ausland eröffnen, kann das Management von Reisekosten und anderen Ausgaben schnell zum Hindernis werden. Was ist die beste Lösung?

Junge Unternehmen mit schnellem Wachstum wollen agil und flexibel bleiben – gleichzeitig aber Strukturen schaffen, die Mitarbeitenden ermöglichen, den bestmöglichen Job zu machen

In diesem Artikel wollen wir Ihnen anhand von zwei erfolgreichen Beispielen zeigen, wie Sie Ihre Spesen als Start-up auch im Ausland in den Griff bekommen. Der Schlüssel in
beiden Fällen: ein geeignetes Tool zur Spesenverwaltung

Spesenverwaltung an verschiedenen Standorten

Wie schnell sich eine gute Idee durchsetzen kann, zeigt das Beispiel von rent24: Das
Berliner Coworking-Angebot hat sich zum Ziel gesetzt, Menschen auf der ganzen Welt zu
verbinden und ihnen ein gutes Gefühl bei der Arbeit zu geben.

„Als ich anfing, waren wir lediglich in zwei Ländern vertreten”, erinnert sich Sabrina Hentsch. Als Head of Finance ist sie für das gesamte Buchhaltungsteam an allen internationalen
Standorten verantwortlich. Inzwischen arbeitet rent24 auch in den USA, England, Israel und
weiteren Ländern.

Die Herausforderungen, die mit der schnellen Expansion einhergehen: laufendes
Onboarding neuer Mitarbeitenden, unklare Freigabeprozesse für Spesen, viele
Geschäftsreisen von Beschäftigten.

Mit einem kleinen Team war die Spesenverwaltung auch ohne Tool noch machbar - mit
Dutzenden Mitarbeitenden rund um die Welt wurde dies zunehmend schwieriger. „Wir hatten
ein ziemliches Chaos mit Kreditkarten, fehlenden Belegen und unerwarteten
Kontoabbuchungen”, sagt Sabrina Hentsch.

Herausforderung: Geschäftsreisen in gemischten Teams

Ähnlich erging es AMBOSS. Das Berliner Start-up bietet eine E-Learning Plattform für
Medizinstudenten, die inzwischen in 191 Ländern genutzt wird. Nicht nur die Nutzer:innen sind
internationaler geworden, sondern auch das Unternehmen selbst mit Sitz in Europa und
den USA.

„Wir haben ein multikulturelles, agiles Team, das sehr schnell wächst”, erklärt Sandra Hoffer von Ankershoffen, Head of Accounting bei AMBOSS. Das Team ist viel unterwegs, auf
Roadshows und Konferenzen. „Dabei haben wir die Herausforderung, dass unser Team vor
Ort in den USA von Kolleg:innen aus Deutschland begleitet wird.”

Für die Buchhaltung bedeutet das: Es wird schwieriger, die Spesen einzelnen Teams und Projekten zuzuordnen. Und nicht nur für das Finanzteam kann die Reisefreude zur Belastung werden. Auch für die Mitarbeitenden selbst sind die vielen Zahlungen unterwegs ein Ärgernis ohne die richtigen Zahlungsmethoden und eine sinnvolle Spesenregelung.

Bei AMBOSS gab es anfangs nur die Möglichkeit, dass Teammitglieder Ausgaben mit
privatem Geld und privaten Kreditkarten auslegen und später über die Spesenabrechnung erstattet bekommen. „Das war sehr aufwendig und hat viel Arbeit für unser Team und für die Buchhaltung bedeutet”, sagt Sandra Hoffer von Ankershoffen.

Wie kann ein Tool bei der Spesenverwaltung helfen?

Ein Tool zur Spesenverwaltung kann auf zwei Arten helfen: Zum einen werden Prozesse
automatisiert und digitalisiert, was eine Menge Zeit spart; zum anderen werden
bestimmte Abläufe und Strukturen (z.B. Freigaben) definiert und standardisiert.

So können Start-ups ungehindert auch international wachsen, während das Team sich auf
das Wesentliche konzentriert. Im Folgenden wollen wir auf ein paar Vorteile genauer
eingehen.

Prepaid-Karten für Zahlungen unterwegs

Physische Prepaidkarten sind eine sinnvolle Alternative für Spesen unterwegs. Die
Karten werden vorab mit einem bestimmten Betrag aufgeladen, was sowohl Mitarbeitenden
hilft, die nichts mehr aus der eigenen Tasche bezahlen müssen, als auch dem Arbeitgeber,
der besser über Ausgaben informiert ist.

Für rent24 hat diese Lösung vieles erleichtert, wie Sandra Hentsch erklärt: „Unsere
Mitarbeitenden zahlen damit im Taxi oder ihre Bewirtung im Restaurant - und anschließend
fotografieren sie den Beleg einfach mit dem Handy ab.”

Der Beleg wird via App auf die sichere Plattform hochgeladen, was gleich mehrere Vorteile hat: Mitarbeitende können sich die Spesenabrechnung sparen, die Buchhaltung muss keinen verschwundenen Belegen mehr hinterherjagen.

Auch im Fall von AMBOSS hat das sehr gut funktioniert. „Unsere Reisen haben in den
letzten Monaten noch deutlich zugenommen. Ich kann mir überhaupt nicht vorstellen, wie wir das hätten bewerkstelligen sollen ohne ein modernes Tool, das Teammitgliedern die
Zahlung unterwegs ermöglicht”, sagte Sandra Hoffer von Ankershoffen, „jetzt können sich
die Teams auf Roadshows auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren und müssen nichts mehr
selbst auslegen. Dadurch wird Zeit frei.”

Echtzeit-Überblick und Zuordnung von Spesen

Dem Finanzteam bleibt nicht nur die Jagd nach Belegen erspart - auch wird die
Kategorisierung von Ausgaben leichter und ein Überblick in Echtzeit sorgt für mehr
Planungssicherheit und Effizienz.

„Wir können leicht zuordnen, wo welche Kosten für welche Teams auf welcher Roadshow
entstanden sind und so ein entsprechendes Reporting aufbauen”, sagt Sandra Hoffer von
Ankershoffen.

„Ich spare jetzt enorm viel Zeit”, erklärt Sandra Hentsch von rent24, „ich kann täglich sehen,
welche Belege fehlen und regelmäßig alle Buchungen mit einem Klick downloaden und dann
auch mit einem Klick an unseren Steuerberater senden.”

Einheitliche Freigabeprozesse an allen Standorten

Bei Spesen stellt sich nicht nur die Frage, wer diese wie bezahlt, sondern auch wer die
Zahlungen freigeben kann und wie schnell. Dabei geht es nicht nur um Hierarchie, sondern
etwa auch um die Vermeidung von Spesenbetrug.

Mit dem richtigen Tool können Sie ganz einfach Limits für Ausgaben festlegen und
bestimmen, wer welche Anfragen freigeben kann.

Bei rent24 ließ sich so ein internes Freigabesystem etablieren, das anschließend auch an
neuen Standorten schnell eingeführt und automatisiert werden kann. „Wir haben eine
interne Regel festgelegt, wie hoch die jeweiligen Budgets sind und können dann dem
Standortleiter sagen, was er freigeben darf und was nicht”, erklärt Sandra Hentsch.

Abos und Online-Zahlungen managen

Auch in Start-ups kann sich die Zahl der monatlichen Abos schnell häufen: Marketing zahlt
für Google Keywords, Sales benötigt Premium-Accounts bei LinkedIn und die Developer
nutzen Cloud-Dienste. Ein Tool kann dabei helfen, diese effizient zu managen - gerade,
wenn ständig neue Kolleg:innen hinzukommen.

Bei rent24 hilft das Abo-Management mittels Tool dabei, nicht den Überblick zu verlieren.
“Wenn ein:e Mitarbeiter:in neu dazukommt, hat dies den Vorteil, dass wir ihn/sie einfach einladen
können und er/sie dort seine Abos managen kann, zum Beispiel für LinkedIn oder Facebook im
Bereich Marketing”, sagt Sandra Hentsch. “Und wenn ein:e Mitarbeiter:in nicht mehr da ist,
können wir die Person mit einem Klick entfernen.”

Ein weiterer Vorteil: Eine Plattform, die virtuelle Einmal-Karten anbietet, sorgt zudem für
mehr Sicherheit bei Online-Zahlungen. Diese Karten können von
Mitarbeitenden je nach Bedarf genutzt werden – und die Kontrolle erfolgt in Echtzeit über eine
sichere Plattform. Das Risiko für Kreditkartenbetrug liegt im Grunde bei null Prozent, da
die virtuellen Karten nur für einen vorbestimmten Zweck gültig sind.

Lassen Sie die Spesenverwaltung nicht Ihr Wachstum bremsen

Wenn Sie ehrgeizige Ziele für Ihr Start-up haben und international operieren wollen,
führt über kurz oder lang kein Weg an einer effizienten Spesenverwaltung vorbei.

Warten Sie also nicht erst, bis das Team sich auf Reisen über Chaos beschwert und die
Buchhaltung den ersten Notruf absetzt – beschäftigen Sie sich rechtzeitig mit einer intelligenten Lösung für die Spesenverwaltung Ihres Unternehmens.

AMBOSS und rent24 haben die Aufgabe erfolgreich gemeistert mithilfe eines geeigneten
Tools wie Spendesk. Zumindest die Spesenverwaltung stellt nun kein Hindernis mehr dar auf dem herausfordernden Weg, den schnell wachsende Start-ups vor sich haben.

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