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Wer zum ersten Mal eine Aufforderung erhält, eine XRechnung zu erstellen, fragt sich oft: Was genau ist das eigentlich?
Die Antwort ist einfach: Es ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, die den Datenaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung vereinfacht und standardisiert. Doch Vorsicht: Nicht jede elektronische Rechnung ist eine XRechnung!
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine XRechnung ist, warum sie mittlerweile unverzichtbar ist und wie Sie sie problemlos in Ihren Geschäftsalltag integrieren können.
Warum ist die XRechnung so wichtig?
Die XRechnung ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation in Deutschland. Sie ist mehr als nur ein technisches Format – sie spielt eine Schlüsselrolle in der Modernisierung der Verwaltung und der Optimierung von Geschäftsprozessen.
Und hier erfahren Sie warum:
Verpflichtend seit dem 27. November 2020: Für alle Rechnungen an öffentliche Institutionen (B2G, Business-to-Government) ist die XRechnung Pflicht, um den europäischen Standard 2014/55/EU umzusetzen.
Seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen relevant: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ihre Rechnungen im XRechnungsformat übermitteln. Wer dies nicht tut, riskiert Verzögerungen oder Ablehnungen.
Rechtssicherheit und Prozessoptimierung: Mit der XRechnung sind Unternehmen auf der sicheren Seite – sie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung, sie spart Zeit und senkt Kosten.
Kompatibilität und Effizienz: Das standardisierte Format ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung von Rechnungen auf verschiedenen Plattformen und Systemen, von der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) bis zur OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE).
Maschinenlesbare Datenstruktur: Die XRechnung folgt der europäischen Norm EN 16931, was sicherstellt, dass alle Rechnungsdaten einheitlich und maschinenlesbar vorliegen – eine Grundlage für effiziente, automatisierte Prozesse.
Open-Source-Lösungen der KoSIT: Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bietet Open-Source-Tools zur Erstellung und Prüfung an. Diese Lösungen erleichtern die Visualisierung und Überprüfung der Rechnungsdaten sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Auftraggeber.
Mehr Informationen finden Sie auf den Seiten des deutsche Bundes, z.B. hier "FAQ zur XRechnung des Bundes."
Für wen ist das XRechnungsformat geeignet?
Die XRechnung ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Wie bereits erwähnt, sind alle Unternehmen seit 2025 verpflichtet, XRechnungen zu übermitteln, wenn sie Rechnungen an Behörden, wie staatliche Stellen oder kommunale Einrichtungen, liefern wollen. Das betrifft sowohl große Firmen als auch kleinere Unternehmen – jedoch müssen insbesondere Unternehmen in den Bereichen Bauwesen, IT-Dienstleistungen und Zulieferer für staatliche Einrichtungen sicherstellen, dass sie die Anforderungen erfüllen.
Aber nicht nur öffentliche Aufträge machen die XRechnung relevant. Auch Unternehmen, die ihre internen Rechnungsprozesse digitalisieren und automatisieren möchten, profitieren von der XRechnung. Durch die maschinenlesbare Struktur wird die Verarbeitung von Rechnungen erheblich beschleunigt, was zu einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands führt. Unternehmen, die auf eine effiziente, fehlerfreie Bearbeitung ihrer Rechnungen angewiesen sind, können durch die Umstellung auf XRechnungen ihre Ressourcen besser nutzen und ihren Workflow optimieren.
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die bisher manuell gearbeitet haben oder einfache Rechnungssoftware nutzen, bietet die Einführung der XRechnung einen klaren Vorteil: Sie können durch die Nutzung moderner Softwarelösungen ihre Effizienz steigern und ihre Rechnungen direkt in den digitalen Verwaltungsprozess integrieren. Auch Unternehmen, die bisher wenig Erfahrung mit digitalen Rechnungsprozessen haben, finden dank benutzerfreundlicher Tools einen einfachen Einstieg.
Wie erstellen Sie eine XRechnung?
Es gibt verschiedene Wege, um eine XRechnung zu erstellen – und keine davon ist kompliziert!
Nutzen Sie Ihre Unternehmenssoftware, z.B. ein ERP-System. Auch viele andere moderne Tools, wie die digitale Rechnungsverwaltung von Spendesk, unterstützen das XRechnungsformat und helfen Ihnen, Rechnungen im XML-Format zu erstellen.
Spezielle XRechnungs-Software eignen sich ebenfalls.
Für spontane Anforderungen sind Online-Generatoren eine praktische Option. Einfach die notwendigen Daten eingeben, und schon haben Sie eine fertige XRechnung.
Leitweg-ID & XRechnung
Eine Besonderheit bei der Übermittlung von XRechnungen an Behörden ist die sogenannte Leitweg-ID. Diese dient als eindeutige Adresse des Empfängers und stellt sicher, dass Ihre Rechnung den richtigen Ansprechpartner erreicht. Sie stellt demnach sicher, dass der Versand der Rechnung an die richtige Abteilung und Institution erfolgt, ohne dass Fehler entstehen.
Die Übermittlung selbst ist genauso flexibel wie das Format: Sie können Ihre Rechnungen über zentrale Plattformen, per E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk einreichen. Die Flexibilität bei der Übertragung macht es einfach, sich an die spezifischen Anforderungen verschiedener Auftraggeber oder öffentlicher Stellen anzupassen.
XRechnung und ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Vielleicht haben Sie schon einmal vom ZUGFeRD-Format gehört, dem anderen großen Standard für elektronische Rechnungsformate.
Im Grunde haben beide Formate dasselbe Ziel: strukturierte Daten und maschinenlesbare Rechnungen. Doch während die Standard XRechnung ausschließlich auf strukturierten XML basiert, kombiniert ZUGFeRD XML-Daten mit einem PDF-Dokument. Das macht es für Unternehmen besonders praktisch, die ihre Rechnungen sowohl digital verarbeiten als auch manuell prüfen möchten.
So einfach geht digitale Rechnungsstellung mit Spendesk
Die Einführung von E-Rechnungen klingt kompliziert? Mit Spendesk wird es zum Kinderspiel! Spendesk unterstützt nicht nur das XRechnungs-Format, sondern auch ZUGFeRD XRechnung. Ihre Rechnungsprozesse werden damit nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient.
Das Beste daran: Spendesk wandelt XML-Daten automatisch in ZUGFeRD-kompatible Formate um, inklusive PDF-Dateien. So bleiben alle wichtigen Informationen erhalten, und Ihre Rechnungen sind sowohl digital als auch visuell perfekt aufbereitet.
Fazit
Seit dem 1. Januar 2025 führt an der XRechnung kein Weg mehr vorbei: Alle Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber beliefern, sind verpflichtet, ihre Rechnungen in diesem Standard zu übermitteln. Wer jetzt noch nicht umgestellt hat, sollte dies dringend nachholen, um rechtskonform zu bleiben und den Rechnungseingang ohne Probleme sicherzustellen.
Sind Sie bereit, Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und den Übergang zur XRechnung ohne Aufwand zu meistern? Überzeugen Sie sich selbst, wie Spendesk Ihre Rechnungsbearbeitung beschleunigen und Ihre Compliance sicherstellen kann. Jetzt kostenlose Demo anfordern!
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