Zahlungsarten im Vergleich: Optionen für Flexibilität & Sicherheit in Unternehmen

Die Wahl der richtigen Zahlungsarten kann über die Effizienz und Sicherheit von finanziellen Transaktionen in Unternehmen entscheiden. Wer über Ausgaben auf Dienstreisen, Software-Abos, Freelancer-Rechnungen, kleine und große Amazon-Bestellungen und andere Zahlungen den Überblick behalten will, braucht skalierbare Zahlungsoptionen. Welche das sein können, erfahren Sie hier. 

Wie lassen sich Zahlungsarten im Unternehmenskontext bewerten?

Bei der Bewertung unterschiedlicher Zahlungsmethoden geht es nicht um eine einfache Einteilung in „gut“ und „schlecht“. Tatsächlich sollten Unternehmen Zugang zu einer breiten Palette von Zahlungsoptionen haben. 

Dies schließt sowohl traditionelle Methoden ein, wie:

• klassische Banküberweisungen

• Lastschriftverfahren, wie SEPA

• Bargeld

• Zahlung per Nachnahme

• Vorkasse (vor Erhalt der Ware zahlen)

• Kauf auf Rechnung (erst nach Versand der Ware zahlen)

Aber auch digitale, bargeldlose Alternativen sollten in Betracht gezogen werden. Nur mit Zahlungsmöglichkeiten wie diesen kann Flexibilität in unterschiedlichen Geschäftsszenarien gewährleistet werden — und Sie bleiben am Puls der Zeit. Zu modernen Zahlmethoden zählen:

• Kreditkarten

• Debitkarten

• virtuelle Karten

• Mobile Payment-Anbieter & E-Wallets (Amazon Pay, Google Pay, PayPal oder Klarna)

• digitale Überweisung über Ihr Online-Banking oder via Sofortüberweisung

• Ratenzahlung

Ebenfalls denkbar sind Zahlungen in Kryptowährungen wie Bitcoin und Co. Wonach Sie die richtige Zahlungsmethode für Ihr Unternehmen aussuchen, hängt von vielen Kritierien ab. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Tabelle: Die Vor- und Nachteile gängiger Zahlungsmethoden

Bei der Wahl der richtigen Bezahlmethode für Ihr Unternehmen gilt es, insbesondere 6 Faktoren im Blick zu behalten:

1. Die Integration in Buchhaltungssysteme und Automatisierung 

2. Sicherheit und regulatorische Compliance 

3. Kosten und Gebühren 

4. Skalierbarkeit 

5. Anpassungsfähigkeit bzw. Flexibilität 

6. Benutzerfreundlichkeit 

Im Folgenden haben wir die 4 beliebtesten Zahlungsarten nach genau diesen Faktoren miteinander verglichen.

	Online-Überweisungen	Barzahlung	Kreditkarten	Virtuelle Karten
Integration / Automatisierung	oft manuelle Eingaben erforderlich, zunehmend automatisierbar	manuelle Verarbeitung	gute Integration in Buchhaltungssysteme, automatisierte Abrechnungen	starke Integration in Online-Systeme, automatisierte Kontrolle
Sicherheit und Compliance	starke regulatorische Compliance	anfällig für Diebstahl & Verlust, nicht rückverfolgbar	starke Sicherheitsmaßnahmen, aber Gefahr von Betrug durch Mitarbeiter	zusätzliche Sicherheitsstufen, Einmalnutzung möglich
Kosten und Gebühren	abhängig von Bank und Transaktionsvolumen	keine direkten Transaktionsgebühren, aber Handhabungskosten	Transaktionsgebühren, mögliche Zinsen	ähnlich wie bei physischen Karten
Skalierbarkeit	geeignet für große Transaktionsvolumen, jedoch manueller Aufwand erforderlich	nicht praktikabel für große Beträge oder im Ausland	geeignet für alle Transaktionsgrößen,aber nicht für alle Mitarbeiter zugänglich	ideal für Online-Transaktionen, leicht skalierbar
Anpassungsfähigkeit / Flexibilität	Standardverfahren	nicht anpassbar, nicht digital	flexibel einsetzbar, weltweit akzeptiert	anpassbar, jedoch nicht für jede Transaktion geeignet
Benutzerfreundlichkeit	gewohnter Prozess, erfordert jedoch manuelle Schritte	einfach zu verwenden, erfordert jedoch Vorab-Kalkulation	einfache Handhabung, weit verbreitet	digitale Kompetenz erforderlich

Insbesondere Online-Überweisungen, Debitkarten und virtuelle Karten schneiden in den meisten Kategorien gut ab und gelten als besonders starke Kandidaten in einem modernen Unternehmensumfeld. Sie punkten in Sachen Sicherheit, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit, allerdings variieren die Kosten. 

Bargeld ist in Deutschland zwar nach wie vor sehr beliebt, weist aber in fast allen Bereichen Schwächen auf, insbesondere bei der Integration, der Sicherheit und der Skalierbarkeit. Aufgrund dieser Einschränkungen verliert Bargeld im betrieblichen Kontext zunehmend an Bedeutung.

Welche Zahlungsmethode ist für welches Unternehmen geeignet?

Nicht jede Zahlungsmethode ist für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Wir stellen Ihnen die Vorteile bestimmter Zahlungsarten für bestimmte Unternehmen vor.

• Kredit- und Debitkartenzahlungen: Sie sind vor allem für den Einzelhandel und den Online-Handel unverzichtbar, da sie schnelle und bequeme Transaktionen ermöglichen. Es gibt eine Vielzahl von Kredit- und Debitkartentypen, darunter EC-Karten, Visa, Mastercard, American Express und viele mehr.

• Virtuelle Karten: Sie sind ideal für wiederkehrende Zahlungen wie SaaS-Abonnements für Marketing oder Project Management-Tools. Durch die Verwendung virtueller Karten für wiederkehrende Zahlungen können Unternehmen ihr Budget besser kontrollieren.

• Elektronische Geldbörsen: Sogenannte E-Wallets wie PayPal erfreuen sich vor allem bei E-Commerce Online-Händlern und Online-Shops großer Beliebtheit, da sie einen sicheren und benutzerfreundlichen Zahlungsverkehr ermöglichen.

• Banküberweisung: Überweisungen eignen sich gut für Transaktionen zwischen Unternehmen, insbesondere für größere Beträge oder regelmäßige Zahlungen.

• Kauf auf Rechnung: Für B2B-Transaktionen wird häufig der Rechnungskauf bevorzugt, da Zahlungen erst geleistet werden müssen, nachdem die bestellte Ware geliefert wird. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Liquidität besser zu verwalten und Cashflow-Probleme zu vermeiden.

• Mobile Zahlungslösungen: Bieten Flexibilität insbesondere für Transaktionen unterwegs oder mit Lieferdiensten. Mobile Zahlungslösungen bieten eine Vielzahl von Optionen für die Abwicklung von Zahlungen, einschließlich NFC-Technologie (Near Field Communication) oder QR-Codes.

• Internationale Zahlungsplattformen: Plattformen wie TransferWise oder Payoneer sind darauf spezialisiert, internationale Zahlungen zu erleichtern und können eine kostengünstige Option für den globalen Handel sein.

Zugang zu Firmengeldern: Chancen & Risiken von traditionellen Zahlungsarten für Angestellte

Damit Teams ohne administrative Hürden handeln und so zügig auf Anforderungen reagieren können, sollten alle Mitarbeiter:innen unkomplizierten Zugang zu Firmengeldern haben oder diese zumindest schnell und unkompliziert anfordern können. 

Traditionell griffen Unternehmen dafür zu Firmenkreditkarten. Die Ausgabe einer Firmenkreditkarte an jede:n Mitarbeiter:in birgt allerdings das Risiko unkontrollierter oder nicht genehmigter Ausgaben, die zu Budgetüberschreitungen und finanziellen Unregelmäßigkeiten führen könnten. Auch der administrative Aufwand für die Überwachung, Sicherheit und Compliance ist bei einer großen Anzahl von Karten nicht zu unterschätzen. 

Und Team-Kreditkarten stoßen schnell an ihre Grenzen: Sicherheitsverfahren wie 3D-S und PSD2

machen die Karten schwer im Team nutzbar. Außerdem bergen geteilte Karten ein großes Missbrauchsrisiko, weil die eindeutige Zuordnung von Ausgaben fehlt. Wenn Mitarbeiter:innen für jede Ausgabe erst nach einer verfügbaren Kreditkarte suchen müssen, die irgendwo im Unternehmen umherschwirrt, erschwert ihnen das den Arbeitsalltag.

Glücklicherweise gibt es längst moderne Alternativen!

Eigenverantwortung ohne Kontrollverlust: Vorteile von intelligenten Unternehmenskarten 

Debitkarten und virtuelle Karten bieten als Alternative zu Firmenkreditkarten wesentliche Vorteile für Unternehmen: 

• Sie ermöglichen die Festlegung anpassbarer, vordefinierter Budgets für spezifische Bedürfnisse wie Dienstreisen oder Kundenveranstaltungen. 

• Im Vergleich zu Kreditkarten ist das Betrugsrisiko bei Debitkarten geringer, da Transaktionen in Echtzeit verfolgt werden und nur vorab genehmigte Budgets genutzt werden können. 

• Zusätzlich erleichtern Debitkarten die Kontrolle der Ausgaben durch individuelle Einstellungen für jede:n Mitarbeiter:in, was die Verwaltung für Manager:innen und Buchhaltung vereinfacht. 

• Spendesk-Karten erweitern diese Vorteile durch Echtzeit-Tracking und erhöhte Benutzerfreundlichkeit.

Virtuelle Karten

Virtuelle Karten von Spendesk werden digital erstellt und sind sofort einsatzbereit. Sie eignen sich ideal für Online-Einkäufe, Abo-Zahlungen oder einmalige Ausgaben. Jede virtuelle Karte ist in der Regel mit einem spezifischen Kauf oder Projekt verbunden.

Da sie nur für bestimmte Transaktionen oder einen festgelegten Zeitraum gültig sind, besteht so gut wie kein Risiko für Betrug oder Missbrauch. Unerwartete Ausgaben werden ebenfalls vermieden. 

Physische Karten

Physische Spendesk-Karten funktionieren wie herkömmliche Debitkarten. Sie können sowohl online als auch offline für Bestellungen, Geschäftsreisen oder andere betriebliche Ausgaben verwendet werden.

Wie bei virtuellen Karten können auch bei physischen Karten Ausgabenlimits und Nutzungsrichtlinien festgelegt werden. Zudem lassen sie sich für eine Echtzeit-Übersicht in das Spendesk-Dashboard integrieren.

Für beide Kartentypen gilt

• Die Karten sind vollständig in Spendesk integriert. Dies ermöglicht eine automatisierte Erfassung und Zuordnung der Ausgaben, erleichtert die Berichterstattung und verbessert die Transparenz. 

• Bei jeder Transaktion können digitale Belege direkt über die Spendesk-App hinzugefügt werden, was die Buchhaltungsprozesse erheblich vereinfacht.

• Die Genehmigungshistorie wird bei jeden (Karten-)Zahlung dokumentiert. Kommen zum Monatsabschluss Fragen auf, können diese ohne lange Nachforschungen direkt mit dem oder der Verantwortlichen geklärt werden.

• Die Karten und das dazugehörige System sind an die spezifischen Bedürfnisse und Richtlinien eines Unternehmens anpassbar.

• Spendesk lässt sich nahtlos mit Ihrem Buchhaltungssystem wie DATEV integrieren. Die Zahlungen können also direkt übertragen werden.

Durch diese Funktionen unterstützt Spendesk Unternehmen dabei, ihre Ausgaben effizient zu verwalten und gleichzeitig die finanzielle Kontrolle zu behalten.

Zukunftsorientierte Zahlungslösungen kombinieren Effizienz, Sicherheit & Kontrolle

Die Wahl der richtigen Zahlungsarten ist entscheidend für Transparenz, Sicherheit und Übersichtlichkeit in Unternehmen. Online-Überweisungen, Debitkarten und virtuelle Karten bieten im Vergleich zu traditionellen Methoden wie Bargeld deutliche Vorteile, besonders in Hinblick auf Integration, Automatisierung und Skalierbarkeit. 

Die modernen Zahlungslösungen von Spendesk bieten zusätzliche Flexibilität und Kontrolle, indem sie individuelle Budgets, Echtzeit-Tracking und benutzerfreundliche Schnittstellen integrieren. Sie erleichtern nicht nur die Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben, sondern fördern auch einen effizienten und sicheren Geschäftsalltag. 

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