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Wenn ein Zahlungsverzug auftritt, kann dies sowohl für das Unternehmen, das die Dienstleistung erbringt, als auch für die Kund:innen selbst ein erhebliches Problem darstellen. Er kann zu finanziellen Schwierigkeiten, einem schlechten Ruf und sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Um Zahlungsverzögerungen von vornherein zu vermeiden, stellen wir Ihnen 7 nützliche Tipps vor.
Bevor wir jedoch zu den Details kommen, möchten wir Ihnen einige allgemeine Informationen über Zahlungsverzögerungen präsentieren. Wir werden erklären, was ein Zahlungsverzug ist, welche Konsequenzen er haben kann und aus welchen Gründen es dazu kommen kann, dass ein Schuldner (Debitor) in Verzug gerät.
Was ist Zahlungsverzug?
Was bedeutet es also, in Zahlungsverzug zu geraten?
Zahlungsverzug – eine Definition
Nach BGB §280 und §286 liegt ein Zahlungsverzug vor, wenn eine fällige Zahlung nicht geleistet wird, obwohl der Schuldner dazu verpflichtet ist und in der Lage wäre, der geforderten Zahlung nachzukommen. Der Zahlungsverzug beschreibt, welche Rechte und Pflichten die Vertragsparteien im Falle der Nichterfüllung der Leistungspflicht zu beachten haben.
Die offizielle Definition lautet:
“Der Zahlungsverzug ist die schuldhafte Nichtleistung trotz Möglichkeit, Fälligkeit und Mahnung”.
Wann tritt Zahlungsverzug ein?
Wenn ein Schuldner eine Rechnung nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitraums begleicht, spricht man also von einem Zahlungsverzug. Normalerweise endet dieser Zeitraum nach 30 Tagen ab dem Fälligkeitsdatum (30-Tage-Regel) und dem Erhalt der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung gemäß § 286 Abs. 3 BGB. Ein Verzug kann auch dann eintreten, wenn der Kreditgeber (Kreditor) gemäß § 286 Abs. 1 BGB eine Mahnung sendet – oder aber, wenn keine Mahnung erforderlich ist (siehe unten) und die Zahlung nicht bis zum vereinbarten Fälligkeitsdatum gemäß § 286 Abs. 2 BGB erfolgt ist.
Das Fälligkeitsdatum wird vertraglich zwischen Kreditor und Debitor vereinbart und gibt an, bis wann der Kreditgeber den Zahlungseingang erwartet. Dies kann entweder als sofort fälliger Betrag oder bis zu einem bestimmten Datum vereinbart werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie in unserem Artikel “Zahlungsziel – alle relevanten Infos auf einen Blick”.
Zahlungsverzug nach dem BGB – die Voraussetzungen
Um einen Zahlungsverzug geltend machen zu können, müssen in der Regel die folgenden Voraussetzungen vorliegen:
Es muss ein Zahlungsanspruch aufgrund eines Vertrags bestehen, also eine rechtliche Grundlage für die Forderung vorliegen.
Die Leistung muss möglich sein und der Debitor hat diese nicht bezahlt, obwohl er zur Zahlung verpflichtet ist.
Der Anspruch muss fällig sein, das heißt, die Zahlungsfrist oder das Zahlungsziel sind abgelaufen und der Kreditor hat die vereinbarte Zahlung nicht erhalten.
Zahlungsverzug mit und ohne Mahnung
Der Zahlungsverzug kann mit oder ohne Mahnung eintreten.
Eine Mahnung ist eine einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen. Diese wird in der Regel schriftlich per Einschreiben mit Rückschein versendet, nachdem die Fälligkeit der Leistungserbringung (z. B. Zahlungsziel) abgelaufen ist. Erst durch die Mahnung wird der Schuldner in Verzug gesetzt. Es ist nicht festgelegt, wie viele Mahnungen erforderlich sind. Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich eine Mahnung.
In einigen gesetzlich geregelten Fällen kann ein Schuldner aber auch ohne Mahnung in Verzug geraten (vgl. § 286 Abs. 2 und 3 BGB), und zwar...
… wenn ein bestimmter Kalendertag als Zahlungsziel in der Rechnung angegeben ist.
… wenn ein eindeutiges Ereignis als Leistungserbringung in der Rechnung genannt wird, das es ermöglicht, die Fälligkeit nach dem Kalender zu berechnen (z. B. Leistung innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung).
… wenn der Schuldner die Zahlung endgültig verweigert.
… wenn ein besonderer Grund vorliegt, der aufgrund der Interessen beider Geschäftspartner einen Verzug rechtfertigt (z.B. wenn der Schuldner weiß, dass er eine fehlerhafte Leistung erbracht hat)
Mögliche Gründe für einen Zahlungsverzug
Jetzt wissen wir bereits, was ein Zahlungsverzug ist und welche Dinge es dafür zu beachten gilt. Sehen wir uns nun die Gründe an, warum ein:e Kund:in eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt.
Denken Sie daran: Verspätete Zahlungen sind selten auf Böswilligkeit oder schlechte Absichten zurückzuführen. In den meisten Fällen handelt es sich einfach um Flüchtigkeitsfehler!
Hier sind einige häufig genannte Gründe für Zahlungsverzögerungen:
Verlorene (oder nie erhaltene) Rechnung
Der/die Kund:in glaubt, dass er/sie bereits bezahlt hat
Die Zahlung bereits ist auf dem Weg
Unzufriedenheit mit den gelieferten Waren oder Dienstleistungen (oder ein anderer Streitfall)
Cashflow-Probleme
Flüchtigkeitsfehler (wie Tippfehler)
Schlechte Kommunikation oder Abläufe
Zahlungsunfähigkeit
Die Folgen von Zahlungsverzug
Für Unternehmen ist es von großer Bedeutung, dass alle Zahlungseingänge gesichert sind. Schließlich kann es zu Liquiditätsproblemen führen, wenn Lieferungen und Leistungen nicht wie bezahlt werden. Und schlimmstenfalls droht die Insolvenz.
Einige weitere der Folgen verspäteter Zahlungen sind:
Verzugszinsen: Wenn ein Zahlungsverzug vorliegt, haben Sie als Gläubiger einen gesetzlichen Anspruch darauf, Verzugszinsen vom Schuldner zu verlangen. Die Höhe der Verzugszinsen ist gesetzlich festgelegt und beträgt für Unternehmen maximal 9 Prozent über dem Basiszinssatz. Mithilfe von Online-Tools können Sie die Verzugszinsen ganz einfach berechnen.
Störung der Geschäftsbeziehungen: Den Kund:innen wegen verspäteter Zahlungen hinterherzujagen, ist für niemanden ein Vergnügen. Die Geschäftsbeziehung kann hinsichtlich diesen unangenehmen Gesprächen ins Wanken geraten.
Verschwendung von Zeit und Ressourcen: Das Abmahnen von Kund:innen gehört sicherlich zu den frustrierendsten, aber auch zeitaufwendigsten Aufgaben für Finanzteams. In der Tat verbringen Mitarbeitende manchmal mehrere Tage im Monat damit, unbezahlten Rechnungen nachzugehen. Wenn Unternehmen zudem gerichtliche Schritte einleiten müssen, um unbezahlte Rechnungen einzufordern, können hohe Anwaltskosten entstehen.
Scheitern von Unternehmen: Es mag extrem klingen, aber Zahlungsverzug kann tatsächlich einer der Gründe für das Scheitern eines Unternehmens sein. Denn jede Kombination der genannten Folgen kann für Unternehmen verheerend sein.
Glücklicherweise gibt es ein paar einfache Möglichkeiten, diese Probleme zu umgehen und verspätete (oder gar ausbleibende) Zahlungen im Keim zu ersticken.
Wie man Zahlungsverzug vermeiden kann – 7 Tipps
Im Geschäftsalltag besteht immer das Risiko, dass einige Rechnungen vorerst unbezahlt bleiben. Unternehmen müssen daher ein ausgeklügeltes Forderungsmanagement implementieren.
In der Regel sind die Finanzteams dafür verantwortlich, dass die Geldeingänge und -ausgänge gleichmäßig sind. Um diese Balance aufrechtzuerhalten, gibt es einige bewährte Verfahren, um Zahlungsverzüge zu vermeiden. Wir haben 7 davon für Sie zusammengestellt:
1. Klare Zahlungsbedingungen formulieren
Ihre Zahlungsbedingungen für Rechnungen sollten klar formuliert und für Kund:innen leicht auffindbar sein. Wenn Sie diese Grundsätze fest verankern und klar kommunizieren, bleibt kein Raum für Missverständnisse.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kund:innen Ihre Richtlinien verstehen und schriftlich bestätigen. Im Falle von Streitigkeiten können Sie sich dann immer auf diese Bestätigung berufen.
2. Die Kund:innen kennen
Mit ein paar grundlegenden Maßnahmen lassen sich Probleme im Nachhinein weitgehend vermeiden. Bevor Sie Neukund:innen aufnehmen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, deren bisherigen Erfahrungen mit Anbietern zu prüfen. Wenn Sie z. B. wissen, dass die Einkommensquelle eher unbeständig ist, ist dies bereits eine äußerst wichtige Information – und sie hilft Ihnen, für potenziell lange Zahlungsverzögerungen im Voraus zu planen.
3. Anreize für frühzeitige Zahlungen schaffen
Konzentrieren Sie sich nicht auf Mahnungen und Verzugszinsen, sondern schaffen Sie lieber Anreize für frühzeitige Zahlungen. Einige Unternehmen bieten einen Rabatt auf die Rechnung an, indem sie einen kleinen Prozentsatz abziehen, wenn die Zahlung bereits vor dem offiziellen Fälligkeitsdatum getätigt wird (auch "Skonto" genannt). Dies kann die Beziehungen und das Vertrauen zwischen Lieferfirma und Kund:innen stärken.
4. Das Budget unter Berücksichtigung von Zahlungsverzögerungen planen
Nutzen Sie Budgetierungs- und Cashflow-Tools. Wenn Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie lange es dauern wird, bis das Geld Ihres Unternehmens aufgebraucht ist, können Sie gegebenenfalls längere Zahlungsverzögerungen einplanen. Rechnen Sie mit dem Unerwarteten und seien Sie bei Ihren Budgetschätzungen konservativ, insbesondere bei unsicheren wirtschaftlichen Bedingungen.
5. Reaktionsschnellen Kundendienst einsetzen
Wenn sich ein Kunde oder eine Kundin an Ihren Kundendienst wendet, reagieren Sie möglichst schnell – denn das suggeriert, dass Sie sich gut kümmern. Es hilft auch zu verhindern, dass kleine Probleme zu einer Katastrophe werden. Denn ein kleines Problem kann sich schnell zu einem ausgewachsenen Streitfall entwickeln, sofern es nicht zeitnah und effizient bearbeitet wird.
6. Eine offene Kommunikation pflegen
Kommunikation ist das A und O! Wenn die Kommunikationswege uneingeschränkt funktionieren, werden Ihre Kund:innen Ihnen rechtzeitig mitteilen, wenn es eventuelle Probleme mit einer offenen Zahlung gibt. Und wenn Sie frühzeitig vor einem langen Zahlungsverzug gewarnt werden, haben Sie die Möglichkeit, sich vorzubereiten und Dinge anzupassen.
7. Prozesse automatisieren
Indem der Rechnungsprozess automatisiert wird, einschließlich automatischer Zahlungsbenachrichtigungen, können Finanzteams entlastet werden. Dadurch gewinnen sie mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben und dringendere Themen zu konzentrieren und vermeiden unangenehme Gespräche mit Kund:innen.
Durch die Nutzung von Ausgabenmanagement-Tools wie Spendesk können Finanzteams eine höhere Transparenz und bessere Einblicke in die Arbeitsweise des Unternehmens erlangen. Das ermöglicht eine verbesserte Vorbereitung und Konzentration auf die Vermeidung von Zahlungsverzug. Folglich können Unternehmen flexibler agieren und den Cashflow besser im Blick behalten. Eine bessere Kontrolle über Ausgaben kann zudem die Volatilität begrenzen und somit die finanzielle Stabilität des Unternehmens verbessern..
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