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Die E-Rechnungspflicht, die seit Januar 2025 in Kraft ist, macht die elektronische Rechnungsstellung in vielen Bereichen unvermeidbar. ZUGFeRD bietet eine effiziente und gesetzeskonforme Lösung, um Rechnungen sowohl für den Menschen als auch für Maschinen lesbar zu machen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ZUGFeRD ist, welche Vorteile es bietet und warum es die ideale Wahl für die Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse ist.
Was ist ZUGFeRD?
Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Cross Industry Invoice (CII)-Format, das speziell entwickelt wurde, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinfachen – besonders praktisch für den Versand von Rechnungen per E-Mail. ZUGFeRD kombiniert die einfache Lesbarkeit eines PDF-Dokuments für den Menschen mit einer strukturierten XML-Datei, die von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann.
Durch diese clevere Doppelstruktur können Rechnungen sowohl optisch ansprechend als auch für die Maschine effizient auswertbar gemacht werden. Das bedeutet: Keine komplizierten Anpassungen, sondern eine einfache Integration in Ihre bestehende Software – und der Weg zur Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse wird kinderleicht.
ZUGFeRD-Format
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus mehreren wesentlichen Komponenten. Wie bereits erwähnt, enthält sie neben der benutzerfreundlichen visuellen Darstellung im PDF-Format auch strukturierte Daten (im XML-Format), die für die maschinelle Verarbeitung notwendig sind.
Bestandteile:
PDF-Rechnungen: Die visuell aufbereitete Rechnung, die für den Empfänger leicht lesbar ist.
XML-Daten: Alle relevanten Rechnungsinformationen wie Betrag, Steuernummer, Zahlungsziel und vieles mehr – im strukturierten Format, das direkt in Buchhaltungssoftware eingelesen werden kann.
Zusätzlich kann das PDF-A-3 Format verwendet werden, um die PDF-Datei für die Langzeitarchivierung gemäß den gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen.
Hinweis: Bei der aktuellen Version, ZUGFeRD 2.0, handelt es sich um eine vollwertige E-Rechnung, die die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung erfüllt. Im Gegensatz dazu entspricht die erste Version diesen Anforderungen nicht und gilt daher nicht als E-Rechnung.
Für wen eignet sich ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung in die digitale Zukunft führen möchten. Es ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und passt sich flexibel an die jeweiligen Anforderungen an.
Besonders vorteilhaft ist ZUGFeRD für Unternehmen, die keine speziellen gesetzlichen Anforderungen wie bei öffentlichen Auftraggebern erfüllen müssen. Durch die einfache Integration können auch kleinere Unternehmen problemlos in die digitale Rechnungsstellung einsteigen und von den Vorteilen der Automatisierung profitieren.
Was ist der Unterschied zur XRechnung?
ZUGFeRD und XRechnung sind beide Formate für die elektronische Rechnungsstellung, doch sie unterscheiden sich in ihrer Struktur:
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML, was es sowohl für den Menschen als auch für Maschinen lesbar macht.
XRechnung besteht ausschließlich aus XML und ist speziell für die maschinelle Verarbeitung konzipiert. Sie wird vor allem bei öffentlichen Aufträgen verwendet, um den speziellen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden.
Vorteile von ZUGFeRD
1. Automatisierung und Effizienz:
Mit ZUGFeRD können Sie Ihre Rechnungen automatisiert verarbeiten – ganz ohne manuelle Eingaben. Das spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Effizienz. Gleichzeitig vermeiden Sie unnötige Kosten, die durch manuelle Dateneingabe entstehen.
2. Einfache Integration:
ZUGFeRD lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Keine teuren Anpassungen, keine komplizierten Umstellungen – ZUGFeRD ist einfach und schnell in die Praxis umzusetzen, auch für kleinere Unternehmen.
3. Rechtliche Konformität:
ZUGFeRD entspricht den europäischen Standards für elektronische Rechnungen und erfüllt somit alle gesetzlichen Anforderungen. Mit ZUGFeRD sind Sie auf der sicheren Seite, wenn es darum geht, Ihre Rechnungen korrekt und konform zu versenden.
Digitale Rechnungsverwaltung mit Spendesk
Die digitale Rechnungsstellung wird mit Spendesk noch einfacher und effizienter. Spendesk hilft Ihnen, Ihren gesamten Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren – schnell, unkompliziert und ohne großen Aufwand. Spendesk ist bereits vollständig mit den gängigen E-Rechnungsstandards, einschließlich ZUGFeRD, kompatibel.
So können Sie direkt mit diesem hybriden Format arbeiten, ganz ohne zusätzliche Anpassungen. Erleben Sie, wie einfach die digitale Rechnungsverwaltung sein kann – fordern Sie noch heute eine Demo an und bringen Sie Ihre Rechnungsprozesse auf das nächste Level!
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