Behalten Sie Ihre Ausgaben im Blick und lassen Sie sich nie wieder von ungeplanten Kosten überraschen. Denn Ihr Unternehmen kann seine Finanzziele nur dann erreichen, wenn Ihre Budgetplanung von allen Teams konsequent umsetzt wird.
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Mit einer Software zur Budgetierung setzen Sie Teams klare Ziele und können den Status in Dashboards nachverfolgen.
So laufen weder Reisekosten noch SaaS-Abos unbemerkt aus dem Ruder und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Planzahlen eingehalten werden.
Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung
Automatisierte Ausgabenerfassung
Erfassen Sie 98% aller Ausgaben automatisch und fristgerecht und gleichen Sie Ihren Finanzplan laufend mit Zahlungsausgängen ab.
Ohne Excel-Tabellen
Die manuelle Erfassung von Finanzdaten in Microsoft Excel ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Verfolgen Sie Ausgaben stattdessen in Echtzeit und übersichtlich an einem Ort.
Unkomplizierte Genehmigungen
Ihre Beschäftigten reichen Genehmigungsanfragen über die Benutzeroberfläche ein und wissen sofort, ob ihre Ausgabe von der Führungskraft genehmigt wurde.
Normalerweise schlagen unerwartete Kosten erst dann beim Finanzteam auf, wenn es schon zu spät ist. Gut bezahlte Beschäftigte suchen dann nach der Ursache der Budgetüberschreitung und versuchen, das Geld nachträglich an anderer Stell einzusparen. Mit Finanzreports in Echtzeit bekommen Sie frühzeitig mit, wenn ein Team gefährlich nah an seine Budgetgrenze kommt. Und benötigt eine Abteilung doch einmal mehr Finanzmittel, können entsprechende Anpassungen frühzeitig in den Budgetierungsprozess einfließen.
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Verlassen Sie sich nicht länger auf lokale Tabellenkalkulationen. Mit unserer Software werden alle Budgets zentral in einer Plattform gespeichert. Sie profitieren gleich dreifach: Führungskräfte haben die Ausgaben ihres Teams jederzeit im Blick; Mitarbeitende wissen genau, was sie wofür ausgeben können und Ihr Finanzteam muss keinen Tabellen, Belegen und E-Mail-Verläufen mehr hinterherlaufen.
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Machen Sie sich mit einem Klick ein Bild über die wichtigsten Budget-Kennzahlen wie ausstehende Transaktionen, Ausgaben pro Monat oder offene Guthaben auf den Prepaidkarten Ihrer Beschäftigten. Verfolgen Sie Ausgaben-Trends nach Kategorie oder Abteilung und gewinnen Sie so ein Gefühl dafür, wie Sie Ihren Planungsprozess noch verbessern können.
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Erfassen Sie Ausgaben wie Spesen und Reisekosten per App (iPhone oder Android) oder über das Online-Tool, analysieren Sie Ihre Zahlungsausgänge und übertragen Sie die Daten bei Bedarf zum direkten Abgleich in Ihre Planungssoftware wie Planguru oder Jedox. Spendesk-Nutzer sammeln 98% der Belege pünktlich ein.
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Der wohl größte Vorteil von digitalen Tools zum Ausgabenmanagement ist die Automatisierung von sonst manuellen, zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozessen. So ist die cloud-basierte Spendesk-Plattform mit den Debitkarten aller Beschäftigten verbunden und zeichnet Ausgaben automatisch auf. Auch Belege lassen sich von unterwegs per App erfassen. Dadurch wiederum aktualisieren sich Budgets laufend im Hintergrund und befüllen Ihre Finanzberichte und Dashboards.
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DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung. Daher lässt unsere Software sich nativ mit DATEV integrieren. Und auch der Export zu anderen Tools ist nicht schwierig. Alle Zahlungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP, Business-Intelligence-Tool oder das Corporate Performance Management (CPM) importiert werden.
DAS SAGEN UNSERE KUND:INNEN
Natürlich habe ich mir auch andere Tools angeschaut. Aber Spendesk kombiniert die Reisekostenabrechnung mit Kilometergeld, Tagespauschale, Rechnungsmanagement und mehr. Das macht die Kontrolle für uns im Finanzteam viel einfacher.
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Ceylan Gleißner, CFO bei Unu
Die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema Budgetierungssoftware.
Kleine und große Unternehmen profitieren gleichermaßen von Budgetierungstools, mit denen sie ihre Cashflows überwachen und die Zusammenarbeit verschiedener Teams mit der Finanzabteilung verbessern können. Kleine Unternehmen schätzen die Effizienz einer solchen Lösung besonders. Etablierte Unternehmen hingegen legen größeren Wert auf die automatisierten Finanzreports und den zusätzlichen Schutz vor Kreditkartenmissbrauch.
Normalerweise ist die direkte Verbindung Ihrer Konten mit Budgetierungstools nicht notwenig. Die Debitkarten und Budgets in Spendesk sind zum Beispiel mit der sogenannten Spendesk-Wallet verbunden. Diese können Sie per Überweisung oder mit einer Firmenkreditkarte aufladen.
In Spendesk lassen sich bereits geplante Budgets überwachen und einfache Budgetplanungen (z.B. nach Team) umsetzen. Wenn ihr Budgetierungsprozess komplex ist und sie ein Tool für die Unternehmensplanung an sich suchen, lohnt sich im Kombination mit Spendesk eine spezielle Software. Beispiele hierfür sind Planguru, Jedox und CCH Tagetik.
Benutzerfreundlichkeit und ein schnelles Setup sind essentiell dafür, dass sich ein Tool zur Budgetierung auch wirklich im Arbeitsalltag durchsetzt. Gute Tools zu Budgetierung und Ausgabenkontrolle berücksichtigen das natürlich. Mit Spendesk können sie loslegen, sobald die Debitkarten für Ihre Beschäftigten angekommen sind.
98 % unserer Kund:innen geben an, der Wechsel zu Spendesk sei einfach gewesen – nicht zuletzt dank dem reaktionsschnellen Kundensupport.
Zu den spezifischen Finanzdaten, die über das Dashboard verfügbar sind, gehören: tatsächliche Unternehmensausgaben im Vergleich zu geplanten Ausgaben; eine Übersicht der Teams und Einzelpersonen mit den höchsten Ausgaben; Lieferfirmen, die die höchsten Zahlungen erhalten; die Anzahl der ausstehenden Abonnement- und Rechnungszahlungen und die Anzahl der Zahlungen, für die keine Belege vorliegen.
Tools zum Ausgabenmanagement machen Spesenabrechnungen eigentlich überflüssig, da Mitarbeitende mit (virtuellen) Zahlungsmitteln einkaufen können, die keinen Griff in die eigene Tasche mehr erfordern. Lässt es sich doch einmal nicht vermeiden, Ausgaben vorzustrecken (zum Beispiel, wenn ein Restaurant keine Kartenzahlungen akzeptiert), können Ihre Beschäftigten die Zahlung per App oder Desktop-Anwendung erfassen und den Beleg anhängen. Dies führt zu einer genaueren Spesenverwaltung, einer höheren Belegsammelquote und einer schnelleren Spesenerstattung.
Mitarbeitende können per App ein Foto ihres Beleges hochladen, bevor dieser in den Tiefen des Portemonnaies verschwindet oder komplett zerknittert. Werden Belege trotzdem nicht zeitgemäß eingereicht, haben Sie die Möglichkeit, z. B. den Zugriff auf weitere Firmengelder zu sperren, bis die Quittungen vorliegen. Die in der Plattform enthaltene OCR-Technologie prüft jeden hochgeladenen Beleg automatisch auf seine Gültigkeit.
Sparen Sie Zeit. Erfassen Sie jeden Beleg.
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