Planen Sie Budgets für Ihre Teams und tracken Sie Ausgaben in Echtzeit. So wissen Sie immer, wofür im Unternehmen Geld ausgeben wird – und von wem. Erreichen Sie Ihre Geschäftsziele durch eine transparente, dynamische Budgetplanung.
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Durch den Budgetierungsprozess berechnen Sie die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel und definieren deren Verwendung für die nächste Planungsperiode. Doch der Aufwand lohnt sich nur, wenn Sie reelle Ausgaben laufend kontrollieren.
Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung
Ausgaben immer im Blick
Sehen Sie alle Zahlungen in übersichtlichen Reports – in Echtzeit und nach Kostenstellen sortiert in. So erkennen Sie frühzeitig, wenn sich der Budgetbedarf eines Teams verändert.
Genehmigungen dokumentieren
Ihre Mitarbeiter reichen Genehmigungsanfragen online ein. Manager können die Anfrage mit dem verbleibenden Teambudget abgleichen und entsprechend genehmigen oder ablehnen.
Alles ohne Excel
Die Planung und Erfassung von Finanzdaten in Excel ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Tracken Sie Budgets lieber zentral und passen Sie Ausgabelimits dynamisch an.
Egal, ob Sie top-down oder bottom-up planen – die Basis der Budgetplanung sind Daten aus der Vergangenheit (nur das Zero Base Budgeting kommt ohne diese aus). Mit unserer Software zur Budgetplanung sehen Sie genau, wohin Ihre finanziellen Ressourcen in der letzten Geschäftsperiode geflossen sind. Sie können nach Abteilungen und Kostenstellen filtern und so realistische Budgets für das nächste Jahr festlegen.
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Auch der beste Planungsprozess wird die Zukunft nie genau vorhersagen können. Daher ist es wichtig, Budgets ständig mit tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen und bei Bedarf anzupassen. Leider schlagen unerwartete Kosten meist erst dann beim Finanzteam auf, wenn es schon zu spät ist. Mit den passenden Finanzreports bekommen Sie rechtzeitig mit, wenn ein Team gefährlich nah an seine Budgetgrenze kommt, bevor diese überschritten wird.
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Kaum etwas bremst Finanzteams mehr aus als dezentrale (und somit oft inkonsistente) Informationen. Ob lokale Tabellenkalulationen oder Genehmigungen in E-Mail-Verläufen mit Mitarbeitern – um ihren Job machen zu können, müssen sich gut bezahlte Finanzexperten oft auf mühsame Spurensuche begeben. Mit unserer Software werden alle Budgets und Genehmigungen zentral in einer Plattform gespeichert.
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Leider ist die Budgetierung gespickt von manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben. Gerade Ausgaben, die direkt von Mitarbeitern getätigt werden (Reisekosten, Spesen, kleinere Abo-Zahlungen, etc.) führen regelmäßig zu Verwirrung. Unsere cloud-basierte Plattform zeichnet solche Ausgaben automatisch auf. Auch Belege lassen sich von unterwegs per App erfassen. Dadurch wiederum aktualisieren sich Budgets laufend im Hintergrund und füttern Ihre Finanzberichte und Dashboards.
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Machen Sie sich mit einem Klick ein Bild über die Einhaltung des Gesamtbudgets, Ist-Werte in den einzelnen Abteilungen und die wichtigsten Budget-Kennzahlen wie ausstehende Transaktionen und Ausgaben der einzelnen Bereiche (nach Kostenstellen oder Projekten). Unsere Dashboards zeigen Ausgaben-Trends nach Kategorie oder Abteilung und liefern so wichtige Informationen zur Budgeteinhaltung des laufenden Geschäftsjahres.
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Machen Sie sich mit einem Klick ein Bild über die Einhaltung des Gesamtbudgets, Ist-Werte in den einzelnen Abteilungen und die wichtigsten Budget-Kennzahlen wie ausstehende Transaktionen und Ausgaben der einzelnen Bereiche (nach Kostenstellen oder Projekten). Unsere Dashboards zeigen Ausgaben-Trends nach Kategorie oder Abteilung und liefern so wichtige Informationen zur Budgeteinhaltung des laufenden Geschäftsjahres.
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DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung. Daher lässt unsere Software sich nativ mit DATEV integrieren. Und auch der Export zu anderen Tools ist nicht schwierig. Alle Zahlungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP, Business-Intelligence-Tool oder das Corporate Performance Management (CPM) importiert werden.
DAS SAGEN UNSERE KUND:INNEN
Natürlich habe ich mir auch andere Tools angeschaut. Aber Spendesk kombiniert die Reisekostenabrechnung mit Kilometergeld, Tagespauschale, Rechnungsmanagement und mehr. Das macht die Kontrolle für uns im Finanzteam viel einfacher.
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Ceylan Gleißner, CFO bei Unu
Die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema Budgetplanungssoftware.
Jein. Unsere Software ist darauf ausgelegt, Ausgaben zu managen, mit Ausgabenlimits abzugleichen und somit die Einhaltung von Budgets sicherzustellen bzw. Budgets in der laufenden Planungsperiode dynamisch anzupassen. Erfasste Daten können außerdem als Grundlage für die Budgetplanung für das kommende Geschäftsjahr genutzt werden. Für die eigentlich Budgetplanung können Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage nutzen.
Die Budgetierung ist ein wichtiges Thema für Unternehmen aller Größen und Branchen. Selbst öffentliche Einrichtungen kommen mit ihrer Pflicht zum sogenannten Haushaltsplan nicht um die Berechnung von Budgets herum. Unsere Software eignet sich für große und kleine Unternehmen, die ihren Cashflow überwachen, ihre Liquidität sichern und Ausgabenlimits einhalten wollen. Gerade datengetriebene Unternehmen schätzen die Echtzeit-Daten.
Unsere Vorlage zur Budgetplanung können Sie kostenlos hier herunterladen. In der Plattform können bereits geplante Budgets eingetragen und überwacht werden. Wenn ihr Budgetierungsprozess komplex ist und sie ein Tool für die Unternehmensplanung suchen, empfehlen wir in Kombination mit Spendesk eine spezielle Software, z.B. Planguru oder Jedox.
Über die Dashboards können Sie u.a. folgende Daten auswerten: tatsächliche Unternehmensausgaben im Vergleich zu geplanten Ausgaben (Soll-Ist-Vergleich); Lieferanten, die Sie am meisten kosten; Übersicht von Teams und Mitarbeitern mit den höchsten Ausgaben; ausstehende Abo- und Rechnungszahlungen; Anzahl der Zahlungen ohne Beleg.
Die Budgetplanung stützt sich i.d.R. auf Daten vergangener Perioden. Und wie in anderen Geschäftsbereichen gilt auch hier: „Garbage in, garbage out”. Für eine sinnvolle operative Planung müssen die zugrundeliegenden Daten vollständig und aktuell sein. Genau hier setzt das Ausgabenmanagement an: Personalisierte Debitkarten der Mitarbeiter tracken jede Ausgabe in Echtzeit und erinnern an das Hochladen von Belegen und Rechnungen. So laufen Ausgaben nicht erst zeitverzögert in der Buchhaltung auf.
Sparen Sie Zeit. Erfassen Sie jeden Beleg.
Ausgabenkontrolle 
Budgets