Spendesk ist besonders nützlich für Tech-Unternehmen, die viel über Kreditkarten zahlen und eine bessere Kontrolle über ihre Finanzen brauchen.

cofenster: Effizienz und Innovation in einem

cofenster ist ein führendes SaaS-Unternehmen aus Hamburg, das Unternehmen eine einfache und schnelle Möglichkeit bietet, professionelle Videos zu erstellen. Mit dem Einsatz smarter Technologien reduziert cofenster den Aufwand bei der Videoproduktion – und auch im Bereich des Ausgabenmanagements verfolgt das Unternehmen diesen innovativen Ansatz. Auf der Suche nach einer modernen Lösung, die Transparenz und Automatisierung vereint, stieß cofenster auf Spendesk.

Die Herausforderung: Fehlende Übersicht und hoher manueller Aufwand

Vor der Einführung von Spendesk war das Ausgabenmanagement bei cofenster eine echte Herausforderung. Jede Führungskraft hatte ihre eigene Kreditkarte, mit der auch sämtliche Zahlungen abgewickelt wurden. Das führte zu einem unübersichtlichen und ineffizienten Prozess, insbesondere wenn es darum ging, Belege zu sammeln. „Jeder Lead hatte eine eigene Kreditkarte, und es kam häufig vor, dass Belege nicht rechtzeitig hochgeladen wurden. Das führte dazu, dass ich den Belegen den ganzen Monat über hinterherlaufen mussten.“, erklärt Philipp Janzen, der einzige Finanzbuchhalter bei cofenster. Dieser hohe manuelle Aufwand und die ständige Nachverfolgung der Belege kosteten dem Finanzteam viel wertvolle Zeit.

Das war besonders aufwändig, weil das Team mehrere Führungskräfte und damit viele Belege zu verwalten hatte. „Anstatt alle Belege selbst einzusammeln, ermöglicht uns Spendesk, Anfragen dezentral zu stellen. Jeder Mitarbeiter kann seine Belege direkt hochladen, was die Motivation steigert und den Aufwand für das Team erheblich reduziert“, beschreibt Philipp den Unterschied. Dadurch konnte der Aufwand deutlich gesenkt werden – anstatt 50 Belege selbst zu verwalten, mussten jetzt nur noch 5 oder 10 pro Mitarbeiter nachverfolgt werden.

Die Lösung: Spendesk als zentrale Plattform für Ausgaben

Mit Spendesk konnte cofenster sein Ausgabenmanagement grundlegend verbessern. Besonders diese Funktionen haben das Arbeiten erleichtert:

✅ Übersicht über Abonnements & Cashflow-Planung: Als SaaS-Unternehmen nutzt cofenster zahlreiche Software-Subscriptions. Spendesk bietet eine zentrale Übersicht über wiederkehrende Zahlungen, sodass unnötige Kosten vermieden und der Cashflow besser geplant werden kann.

✅ Smarte Karten für maximale Flexibilität: Spendesk bietet eine breite Auswahl an Karten – von einmaligen Karten für Einzelkäufe bis hin zu Abo-Karten für wiederkehrende Zahlungen. Zudem ermöglicht Spendesk die Ausgabe physischer Karten – ein klarer Vorteil im Vergleich zur alten Lösung: „Bei unserem alten Anbieter gab es nur digitale Karten. Mit Spendesk haben wir jetzt auch physische Karten für Zahlungen, die diese erfordern. Das hat vieles vereinfacht.“

✅ Effiziente Buchhaltung & Compliance: Spendesk erleichtert die vorbereitende Buchhaltung durch flexible Buchungskonten und automatisierte Workflows. Besonders wertvoll: Die Slack-Integration ermöglicht eine schnelle und transparente Genehmigung von Zahlungen.

✅ Automatisierte Prozesse & Regeln: Durch vordefinierte Regeln entfällt die manuelle Nachverfolgung von Belegen. Wenn eine bestimmte Anzahl an Belegen fehlt, werden Zahlungen blockiert – das reduziert Rückfragen und sorgt für mehr Disziplin im Team. „Spendesk hat uns quasi erzogen – vorher mussten wir ständig nachhaken, jetzt übernimmt das System die Erinnerungen“, erklärt Philipp Janzen.

Diese Automatisierungen haben Philipp und sein Team erheblich entlastet. Heute müssen sie nur noch mit einem Klick Erinnerungen versenden. Er berichtet „Ich bin immer noch die Person, die Leute erinnert – aber jetzt reicht ein Klick auf ‚Erinnerung senden‘, anstatt persönlich nachzuhaken.“

Das Ergebnis: Mehr Kontrolle, weniger Aufwand

Seit der Einführung von Spendesk konnte cofenster seine Finanzprozesse spürbar optimieren:

• Weniger manueller Aufwand in der Buchhaltung

• Mehr Transparenz und Kontrolle überUnternehmensausgaben

• Automatisierte Prozesse, die Zeit und Ressourcen sparen

Was einst ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess war, läuft heute fast wie von selbst. Spendesk spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Stress und gibt dem Finanzteam die vollständige Kontrolle über alle Unternehmensausgaben. 

Für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Zahlungen und einem dynamischen Cashflow, insbesondere Technologieunternehmen, ist Spendesk ein echter Gamechanger. cofenster hat die Entscheidung, auf Spendesk umzusteigen, nie bereut – und kann sich mittlerweile keine Finanzprozesse ohne diese Lösung mehr vorstellen. Philipp sagt: „Wir haben andere Anbieter ausprobiert, aber keiner konnte mit Spendesk mithalten. Ich wusste sofort, dass wir keinen Grund haben, zu einem anderen Anbieter zu wechseln.“