Ich kann Spendesk absolut empfehlen, insbesondere für NetSuite-User. Probieren Sie es unbedingt aus!

Effiziente Ausgabenprozesse, die dem Finanzteam eine Menge Zeit sparen

Das Finanzteam von Duco setzt sich aus sechs Mitgliedern zusammen: dem CFO, dem Finance Manager, einem Mitarbeiter im Bereich FP&A, einem Buchhalter, einem Junior-Buchhalter und einem Auszubildenden. Trotz seiner geringen Größe verwaltet das Team die Ausgaben für fast 200 Mitarbeitende in Großbritannien, den USA, Polen und Singapur.

Vor der Einführung von Spendesk war Duco auf langwierige Kreditkartenabrechnungen, Excel-Tabellen und ein unbeliebtes Ausgaben-Tool angewiesen. Dies führte zu einem hohen Verwaltungsaufwand, Schulungen und zeitraubenden Einzelprüfungen, die den Monatsabschluss verzögerten und das Finanzteam von wichtigeren Aufgaben abhielten.

Alec (Finanzbuchhalter von Duco) suchte nach einer Lösung, die all diese Probleme lösen und gleichzeitig das gesamte Unternehmen zufriedenstellen würde.

"Wir haben verschiedene Optionen in Betracht gezogen, aber entweder war es ein zu simples Spesen-Tool oder eine reine Kartenlösung. Der große Vorteil von Spendesk ist, dass es alles vereint. Es ist viel mehr als nur ein Ausgaben-Tool.”

Benutzerfreundliches Ausgaben-Tracking

Vor Spendesk stellte die Erfassung von Ausgaben das größte Problem dar, hauptsächlich aufgrund der Benutzerfreundlichkeit. "Im Finanzteam wissen wir, wie man Ausgaben verwaltet, aber andere haben damit Schwierigkeiten. Das Sales-Team und das Top-Management haben sich immer über NetSuite beschwert.

"NetSuite ist großartig, aber es ist eher für Buchhalter:innen konzipiert. Für alle anderen wirkt es oft ziemlich verwirrend." Dadurch wurde das Finanzteam schnell von analytischen Expert:innen zu einer Art internen Support-Team.

"Unser Finanzmanager musste außerdem jede:n einzelne:n Benutzer:in manuell an- und abmelden. Das bedeutete, dass wir jede Woche Stunden damit verbrachten, alle Nutzer:innen zu verwalten. Es gab Unmengen von Slack-Nachrichten – und da wir nicht über genügend Lizenzen verfügten, war der Prozess immer eine ziemliche Herausforderung."

Dank Spendesk ist all diese zusätzliche Arbeit und die Beschwerden der Kolleg:innen nun Geschichte. Die Anwendung führt die Nutzer:innen durch jede Spesenabrechnung und eliminiert praktisch alle Fehler.

"Wir benötigten ein Tool, das weiterhin mit NetSuite kompatibel ist, aber für das gesamte Unternehmen viel einfacher zu verstehen ist. Es war offensichtlich, dass unsere Teams Spendesk lieben würden – und das haben sie auch."

Kartenzahlungen, die das Leben des Finanzteams erleichtern

“Unser Kartenprozess war das genaue Gegenteil von einem gelungenen Ausgabeverfahren: Für alle anderen schien es problemlos zu funktionieren, aber für uns in der Finanzabteilung war es ein Alptraum. Jeder gab Geld aus, ohne groß darüber nachzudenken, während wir verzweifelt versuchten, alle nötigen Belege zu sammeln.”

Das Finanzteam hatte keinen Echtzeit-Überblick über die Zahlungen und musste sich auf die monatlichen Kartenabrechnungen verlassen. “Dies beanspruchte den Großteil unserer Zeit während des Monatsabschlusses", berichtet Alec.

"Am Monatsende mussten wir viele E-Mails hin-und herschicken, um die passenden Beleg zu einer Abrechnung zu erhalten. Unser Monatsabschluss drehte sich praktisch ausschließlich um diese Aufgabe und weniger um die eigentliche Buchhaltungsarbeit in NetSuite."

Das Frustrierendste daran war, dass der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen stand. "Die Kreditkartenzahlungen machten einen vergleichsweise kleinen Teil aus, aber das Abstimmen war unsere zeitaufwendigste Aufgabe. Wir mussten jeden einzelnen Beleg zusammentragen und jede Transaktion mühsam in Excel durchgehen."

"Jetzt kann ich die Transaktionen wöchentlich verfolgen. Am Ende jeder Woche überprüfe ich die Zahlungen in Spendesk und leite sie direkt an NetSuite weiter. Dadurch sind unsere Kreditkarten bereits vor Monatsende abgerechnet, und wir können nahtlos zur nächsten Aufgabe übergehen. Den Monatsabschluss können wir jetzt problemlos am Ende des zweiten Arbeitstages erledigen."

Die NetSuite-Integration – nahtlos und unkompliziert

Der Zahlungsabgleich beanspruchte üblicherweise mehrere Tage pro Monat, da Transaktionsdetails unklar waren, Lieferantendaten nicht übereinstimmten oder Belege fehlten. Dank Spendesk wurde der Vorkontierungsprozess optimiert – jetzt sind alle Informationen korrekt und stets auf dem neuesten Stand.

"Die manuelle Arbeit mit Excel-Tabellen war enorm. Doch mit Spendesk übernimmt das Tool nun den Großteil dieser Aufgaben", erklärt Alec.

Das Tool stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen bereitgestellt werden und mit den Feldern in NetSuite übereinstimmen. "Besonders schätze ich, dass wir beispielsweise benachrichtigt werden, wenn ein Lieferant nicht in NetSuite vorhanden ist. So erhalten wir eine Warnung, dass die Transaktion nicht durchgeführt werden kann. Das minimiert Fehler auf nahezu null."

Und im Gegensatz zu NetSuite selbst, das gelegentlich verwirrend sein kann, gestaltet sich die Integration mit Spendesk äußerst unkompliziert. "Die Implementierung verlief reibungslos. Das Spendesk-Team hat alle Verbindungen für uns hergestellt. Und wenn Anpassungen erforderlich waren, wies Spendesk auf Fehler hin, die schnell behoben werden konnten. Sobald unser Workflow etabliert war, flossen alle Daten nahtlos."

"Dank der Integration konnten wir erheblich Zeit einsparen und können die Monatsabschlüsse jetzt wesentlich schneller durchführen. Dadurch bleibt uns mehr Raum, uns den strategischen Themen zu widmen, was für das Finanzteam von zunehmender Bedeutung ist."

"Wir benötigen nur noch einen Tag im Monat, um unsere Bücher abzuschließen."

Mehrwertsteuererstattung der cleveren Art

Das Fehlen von Quittungen und Belegen bedeutete für Duco oft echte finanzielle Verluste. "Wenn wir keine Belege hatten, konnten wir die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern. Und auch wenn jede einzelne Kartenzahlung gering ist, summiert sich das im Laufe der Zeit. Wir haben viel Geld eingebüßt."

Heute werden die Belege für Kartenzahlungen rechtzeitig erfasst und eingereicht, sodass Duco die gesamte ihnen zustehende Mehrwertsteuer zurückfordern kann. "Der Unterschied ist unglaublich. Früher hatten wir oft keine Belege, heutzutage fehlen sie fast nie. Auch der Spendesk-Bot Marvin ist sehr hilfreich. Er erkennt die Mehrwertsteuer automatisch – das spart noch mehr Zeit.”

"Außerdem können wir Regeln für bestimmte Lieferanten festlegen, sodass wir immer wissen, wie hoch die Mehrwertsteuer ist. Das macht das Team noch effizienter. Man muss nur kurz alles prüfen und fertig."

Nahtlose Integration mit HR-Tools

Duco nutzt BambooHR als zentrale Informationsquelle für Personaldaten. Hier werden beispielsweise Kontaktdaten aktualisiert oder Austritte vermerkt. Dank der direkten Integration von Spendesk in BambooHR müssen solche Änderungen nur einmal statt wie bisher zweimal vorgenommen werden.

"Die Integration von Spendesk in BambooHR verlief reibungslos. Das Spendesk-Team hat uns gezeigt, wie wir die Integration aktivieren, anpassen und nach Standorten oder anderen Kriterien filtern können. Der gesamte Prozess ist total benutzerfreundlich."

"Mit unserem vorherigen Ausgabenmanagement-Tool mussten wir Mitarbeitende manuell hinzufügen und entfernen und mit begrenzten Lizenzen jonglieren. Das war ein enormer Verwaltungsaufwand – und eine unglaubliche Zeitverschwendung.”

"Wir wissen, wie gut [die Integration mit Spendesk] funktioniert, weil es keine Probleme mehr gibt. Gelegentlich erhalte ich eine Benachrichtigung über eine:n neue:n Mitarbeiter:in in unserem Spendesk-Konto, ohne dass ich überhaupt bemerkt habe, dass wir ein neues Teammitglied haben. Teammitglieder werden ganz automatisch hinzugefügt!"

Im großen Maßstab ist dies noch wichtiger: "Wir (...) stehen kurz vor einer Fusion. Das Onboarding und die Migration aller neuen Teammitglieder in unsere Systeme sind für unsere Finanz- und HR-Teams komplexe Themen. Doch es ist super einfach, sie in Spendesk zu integrieren – solange die Mitarbeiterdaten in BambooHR sind, sind sie auch in Spendesk. Das ist ein riesiger Vorteil für mich.Das ist der Teil unseres M&A-Plans, um den wir uns wirklich keine Sorgen machen müssen."

"Ich würde jedem empfehlen, alle Funktionen zu erkunden, die Spendesk zu bieten hat. Für uns sind das die Funktionen rund um Spesen und Ausgaben, die NetSuite-Integration und die HR-Integration. Jede Integration bedeutet eine weitere Effizienzsteigerung!

"Es ist nicht nur ein Gimmick – jede einzelne Funktion hat einen echten Nutzen."

"Der Kundenservice ist die Kirsche auf der Sahne"

Finanzteams sind schon fast daran gewöhnt, dass Einrichtungsprozesse für eine neue Software langwierig und kompliziert sind. Doch bei der Einführung von Spendesk erlebten Alec und sein Team etwas völlig Neues: "Das Kundenerlebnis war wirklich herausragend. Vom ersten Demo-Termin über die Verkaufsgespräche bis hin zur engen Zusammenarbeit mit unserem persönlichen Support-Mitarbeiter war die Qualität durchweg erstklassig."

"Trotz einiger Verzögerungen schätzte ich die positive und fürsorgliche Herangehensweise von Spendesk, um diese Hindernisse zu überwinden. Es herrschte stets ein freundlicher Ton, und man war jederzeit bereit zu helfen.”

"Wir fühlen uns respektiert, und ich schätze es sehr, dass unsere E-Mails und Rückmeldungen stets aufmerksam bearbeitet werden. Das Tool selbst und die Integration sind großartig, die kontinuierlichen Neuerungen und Innovationen sind spannend, aber der Kundenservice ist das absolute Highlight. Ein herzliches Dankeschön an alle Beteiligten."