Eine Top-Ausgabenmanagementlösung für ein wachsendes Unternehmen

Trotz des dynamischen Startup-Geists bei Jimmy Fairly war das Ausgabenmanagement vor der Einführung von Spendesk noch sehr traditionell. Ein typisches Szenario: jede Menge Papierkram und ein Rennen gegen die Zeit bei jedem Finanzabschluss. Mit Spendesk erhielt Jimmy Fairly den dringend benötigten, strukturierten Ausgabenmanagement-Prozess, der sowohl dem Finanzteam als auch den Mitarbeitenden zugutekommt.

Gesucht: Ein Tool, das Autonomie ermöglicht

„Bei der Suche nach einer Lösung wie Spendesk war unsere Hauptpriorität, unsere Teams zu entlasten. Wir wollten unseren Mitarbeitenden so viel Autonomie wie möglich geben und unnötig restriktive Prozesse vermeiden. Das gehört einfach zu unserer DNA“, erklärt Nadir Boualem, Administrative, Treasury and Finance Manager bei Jimmy Fairly.

Spezifische Anforderungen für Einzelhandel und Online-Shops

In den letzten neun Jahren hat Jimmy Fairly ein beeindruckendes Wachstum verzeichnet. Heute gibt es über 60 Boutiquen in drei europäischen Ländern sowie eine erfolgreiche E-Commerce-Website.

Da der Startup-Geist stark ausgeprägt ist, war es für Jimmy Fairly stets wichtig, den Mitarbeitenden maximale Flexibilität zu bieten. Dennoch stand das Unternehmen vor der Herausforderung, drei verschiedene Arten von Betriebskosten im Blick zu behalten:

• Teams, die für Fotoshootings unterwegs sind: Hierzu gehören die Buchung von Transport, Unterkunft und Zubehör.

• Teams vor Ort für neue Ladeneröffnungen: Diese Teams kümmern sich um den Einkauf verschiedener Artikel, um einen reibungslosen Ladenstart zu gewährleisten.

• Teams in der Zentrale: Diese sind zuständig für den Einkauf von Software, technischen Hilfsmitteln usw.

Jedes Team benötigte Unternehmens-Kreditkarten für Online- und physische Einkäufe. Vor der Einführung von Spendesk nutzte Jimmy Fairly drei herkömmliche Bankkarten, die von Person zu Person weitergegeben wurden. Dies machte es für die Verwaltungs- und Finanzteams schwierig, den Überblick über Einkäufe und Rechnungen zu behalten.

Sie benötigten ein Tool, das mehr Flexibilität bietet und die Frustration der Mitarbeitenden beseitigt.

Stärkung der Teams und maximale Flexibilität

„Nachdem die Einkäufe getätigt waren, hatte die Buchhaltung alle Hände voll damit zu tun, die fehlenden Belege zusammenzubekommen. Selbst wenn wir ein Beleg hatten, war es kompliziert, die Details der einzelnen Käufe nachzuvollziehen,“ berichtet Nadir Boualem.

Die Betriebsteams waren ebenfalls frustriert über die fehlende Autonomie und Flexibilität bei den Unternehmensausgaben. Ein Spesenabrechnung-System kam nicht in Frage, da es weder für die Mitarbeitenden noch für das Buchhaltungsteam praktikabel war. Während solche Systeme für kleinere Beträge nützlich sein mögen, mussten die Mitarbeitenden von Jimmy Fairly oft größere Anschaffungen tätigen – und hierfür ist ein solches System eher ungeeignet.

Anfangs, als Jimmy Fairly nur etwa zehn Mitarbeitende hatte, war das Ausgabenmanagement noch überschaubar. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens und der steigenden Mitarbeiterzahl wurde die Nachverfolgung von Einkäufen und Rechnungen zu einer echten Herausforderung.

Spendesk erfüllt die Kontrollanforderungen von Jimmy Fairly

„Für die Teams, die unterwegs sind, benötigten wir echte Flexibilität und Nachvollziehbarkeit. Bei der Einführung von Spendesk erhielten alle Teams physische Karten, und für Teams mit größerem Bedarf, wie das Einzelhandelsteam, zusätzliche Karten. Jede Karte hat ein eigenes Budget, das die verschiedenen Einkäufe im Außendienst abdeckt,“ erklärt Nadir Boualem.

Spendesk bietet sowohl einmalige als auch wiederkehrende virtuelle Karten an, die erstellt werden, wenn ein Mitarbeitender oder eine Mitarbeitende einen Antrag stellt, der/die von seinem/seiner Vorgesetzten genehmigt wird. So kann Jimmy Fairly Abonnements und Ausgaben viel einfacher verwalten.

„Als wir noch ein kleines Team waren, war es nicht nötig, jeden Einkauf zu validieren. Doch mit wachsender Teamgröße wurde es immer komplizierter, die Ausgaben zu verfolgen und zu genehmigen. Spendesk ist in dieser Hinsicht eine enorme Erleichterung!“

Heute fotografieren die Mitarbeitenden von Jimmy Fairly mit der mobilen Spendesk-App sofort ihre Quittungen nach einem Einkauf – und können die Papierbelege anschließend direkt entsorgen. Es ist nicht mehr nötig, einen Stapel Belege und Rechnungen aufzubewahren. Alles läuft über die Plattform.

„Alle Mitarbeitenden haben die Spendesk-App auf ihren Handys, fotografieren jeden Beleg einfach ab, fügen eine Beschreibung hinzu und alle Informationen werden in Echtzeit an die Plattform übertragen. Jetzt haben wir viel mehr Transparenz!“

Schnelle und einfache Einrichtung mit Spendesk

„Als wir Spendesk eingeführt haben, investierten das Spendesk-Team, unser Controller und unser Buchhalter viel Zeit in die Anpassung unseres Kontos. Wir haben verschiedene Reiter und Konto-Codes eingerichtet, sodass Spendesk jetzt automatisch eine bestimmte Ausgabe mit einem bestimmten Lieferanten und Aufwandskonto verknüpfen kann. Das ist einfach großartig!“

Der Buchhaltungs-Export konnte beispielsweise mit nur wenigen Klicks angepasst und perfekt in unser Buchhaltungs-Tool integriert werden.

Die Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit bei Jimmy Fairly

„Unsere Mitarbeitenden sind begeistert von Spendesk. Es macht ihr Leben wirklich leichter,“ sagt Nadir Boualem.

Charlotte, Koordinatorin für den Einzelhandel, kümmert sich um alle Ladeneröffnungen und unterstützt die Verkaufsteams. Da sie oft unterwegs ist und die Bedürfnisse der Geschäfte bündelt, ermöglicht ihr Spendesk eine wesentlich autonomere Verwaltung ihrer Ausgaben.

Inès, Leiterin der Abteilung Managementkontrolle, hat Spendesk so konfiguriert, dass sie jeden Monat eine Rangliste der besten und schlechtesten Belege erstellen kann. Das erleichtert dem Finanzteam die Arbeit und hält die Verwaltung spielerisch und überschaubar.

Die Einführung von Spendesk war bei Jimmy Fairly ein großer Erfolg, da es die Ausgabenverwaltung durch die Kombination von Kontrolle und Autonomie erheblich vereinfacht hat.