Mit Beginn unseres Wachstums sorgte Spendesk dafür, dass wir flexibel bleiben.

Eine Lösung, die auf die Bedürfnisse der Freelancer-Plattform zugeschnitten ist

Bevor Malt Spendesk einführte, waren die Zahlungsvorgänge sehr komplex: Für Überweisungen war der Zugriff des COO auf das Bankkonto notwendig und bei Kartenzahlungen musste der CEO die Transaktionen authentifizieren. Dank Spendesk wurde dieser Ablauf durch nutzerfreundliche Zahlungsoptionen und maßgeschneiderte Genehmigungsverfahren erheblich vereinfacht.

Lesen Sie hier den vollständigen Erfahrungsbericht von Quentin Debavelaere, Chief Operational Officer bei Malt und Spendesk-Kunde seit 2016. Er erklärt, warum Spendesk perfekt auf die Bedürfnisse des Malt-Teams zugeschnitten ist.

Malt hat eine Welt geschaffen, in der alle die Freiheit genießen, mit den Teammitgliedern ihrer Wahl zusammenzuarbeiten 

Seit 2013 haben die Gründer von Malt auf eine klare Marktlücke reagiert: Unternehmen dabei zu unterstützen, Freiberufler:innen zu finden, die ihre Projekte auf das nächste Level heben – und das mit Erfolg! Malt hat sich mit über 550.000 Selbstständigen und 70.000 Partnerunternehmen mittlerweile zur größten Freelancer-Community Europas entwickelt.

Die Vision? Den Arbeitsmarkt, insbesondere im Bereich der geistigen Dienstleistungen, zu revolutionieren. Durch den Einsatz eines hochmodernen Algorithmus streben sie danach, die idealen Freelancer:innen für ein Projekt zu finden, wodurch Unternehmen agiler, innovativer und wettbewerbsfähiger werden können.

In seiner Funktion als COO hat sich Quentins Rolle stetig gewandelt. Ursprünglich verantwortlich für Geschäftsentwicklung, internen Betrieb und Finanzen, konzentriert er sich nun auf internationale Angelegenheiten, insbesondere nach der Expansion in zahlreiche europäische Länder, einschließlich Spanien und Deutschland.

Zeitmanagement: der größte Vorteil bei der Verwendung von Spendesk

„Meine größte Herausforderung besteht darin, keine Zeit zu verschwenden", sagt Quentin. Er strebt danach, möglichst wenig Zeit mit Aufgaben zu verbringen, die kaum einen Mehrwert haben. Vor der Implementierung von Spendesk war er jedoch oft gezwungen, Transaktionen für seine Kolleg:innen zu bestätigen. Hinzu kommt, dass die Teams Monat für Monat mehrere Tage benötigten, um alle Rechnungen zu sammeln.

Für Malt war es essentiell, Prozesse zu automatisieren, die Belege an einem Ort zu sammeln und Genehmigungsabläufe zu erleichtern, um somit wertvolle Arbeitszeit einzusparen und mögliche Unstimmigkeiten oder Betrugsversuche aufzudecken.

„Für mich war es praktisch unmöglich zu wissen, wer welche Zahlung an welches Unternehmen oder welche Lieferfirma geleistet hat. Deshalb haben wir uns auf die Suche nach einer Lösung gemacht, die es uns ermöglicht, unseren Mitarbeitenden mehr Verantwortung für die Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben zu geben.“

Mehr Autonomie für alle Mitarbeitenden

Das Finanzteam bildet das Herzstück der Spendesk-Nutzung. Es verarbeitet und verwaltet sämtliche Informationen, Ausgaben und Rechnungen – sowohl in Frankreich als auch in den spanischen und deutschen Niederlassungen.

Durch Spendesk erhalten Mitarbeitende die Freiheit, ihre Einkäufe selbstständig zu tätigen, während den Finanzteams gleichzeitig eine erhöhte Kontrolle ermöglicht wird. Der CFO kann spezifische Ausgabenrichtlinien festlegen, Validierungsgrenzen bestimmen und Daten kinderleicht exportieren, um zu analysieren, welches Budget on wem oder welchem Team verwendet wurde.

Mitarbeitende im Vertrieb haben die Möglichkeit, ihre Hotels sowie Flug- oder Bahntickets selbst zu buchen. Nach der Dienstreise können sie ihre Spesenabrechnungen direkt an Spendesk weiterleiten, wodurch eine schnelle Abstimmung der Zahlungen gewährleistet ist.

Bei Malt profitieren alle Mitarbeitenden von angepassten, vernetzten und sicheren Zahlungsmethoden. Vom Support-Team bis zur Führungsebene – jeder hat entsprechende Befugnisse. Dieses System erzeugt präzise Berichte, die fundierte strategische Entscheidungen für das Unternehmen ermöglichen.

"Dank Spendesk sind Ausgabenprozesse viel einfacher, und darüber hinaus erfolgt der Zahlungsabgleich sofort."