330 User & 3 Entitäten: so nutzt Tier Mobility Spendesk

Das Berliner Unternehmen Tier hat es sich mit dem Slogan “change mobility for good” zur Aufgabe gemacht, die Mobilität in Städten mit Hilfe von E-Scootern zu revolutionieren. Seit der Gründung der Tier Mobility GmbH im Jahr 2018 können die motorisierten Tretroller des deutschen Anbieters in mehr als 110 Städten in dreizehn Ländern über eine App ausgeliehen werden.

Das Finanzteam von Tier ist in die Bereiche General Ledger, Steuern und Accounts Payable (Kreditorenbuchhaltung) aufgeteilt. Das Team Accounts Payable wird seit September 2019 von Carolina Padilla geleitet. Die Einführung von Spendesk hatte sie um ein halbes Jahr verpasst, denn Tier ist bereits seit April 2019 Spendesk-Kunde.

Ohne eine digitale Lösung geht es nicht

Gemeinsam mit Pinky Bidla, Junior Account, kümmert sich Carolina Padilla u.a. um die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben – und bei mehr als 950 Kollegen kommt da einiges zusammen. „Diese Ausgaben ohne eine digitale Lösung manuell in Excel-Tabellen zu bearbeiten wäre bei mehr als 300 Nutzern nicht möglich”, sagt Frau Padilla.

Das Team von Tier Mobility verwendet Spendesk hauptsächlich, um den Mitarbeitern mit virtuellen Karten ein sicheres Zahlungsmittel für Onlinekäufe zur Verfügung zu stellen, und um die Verwaltung von Lizenzen, z.B. von Software-Abonnements zu zentralisieren.

Ihr Kollege Christian Wallner hilft Carolina Padilla und Pinky Bidla bei der Bearbeitung von Rechnungen und ist u.a. dafür zuständig, alle via Spendesk durchgeführten Transaktionen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter z.B. die richtige Ausgabenkategorie gewählt haben.

Physische Karten für das Operations-Team

Für Ausgaben unterwegs haben ca. 80 Mitarbeiter außerdem eine eigene Spendesk-Mastercard. „Unser Operations-Team arbeitet täglich mit vielen kleinen Lieferanten zusammen und muss Zahlungen dabei oft im Voraus begleichen. Ohne die physischen Spendesk-Karten wäre das nicht möglich”, sagt Buchhalterin Pinky Bidla.

Insgesamt verwaltet das Finanzteam von Tier die Ausgaben von drei separaten Unternehmenseinheiten und ihren Mitarbeitern über Spendesk: Tier Mobility GmbH, Tier Operations, und Pushme Bikes. Der Berliner Tretroller-Verleiher hat das britische Start-up Pushme im Februar 2020 gekauft. „Die Dashboard-Übersicht in Spendesk gibt uns eine gute Möglichkeit, um im täglichen Betrieb die Übersicht zu behalten und wenn nötig Anpassungen vorzunehmen”, erklärt Carolina Padilla. Ihr Team sieht alle Ausgaben auf einen Blick, die Finanzen der verschiedenen Entitäten sind klar getrennt.

Flexibilität, Übersicht & Compliance

Für ihre Kollegin Pinky Bidla spielt auch das Thema Flexibilität eine große Rolle: „In einem schnell wachsenden Unternehmen wie Tier kommen in kurzer Zeit viele neue Mitarbeiter oder auch ganze Abteilungen hinzu. In Spendesk organisieren wir die Teams, Abteilungen und Entitäten so, wie es für uns im Finanzteam am meisten Sinn macht.”

Als nächstes möchte das Accounts Payable Team die Funktion „Play by the Rules” von Spendesk einführen. Damit lassen sich pro Nutzer und Team klare Regeln festlegen: Wer z.B. seine Belege nicht rechtzeitig einreicht, erhält über die Plattform eine automatische Erinnerung und kann bei einer Anhäufung von fehlenden Belegen vorübergehend für neue Zahlungen blockiert werden. Die Anzahl der fehlenden Belege sowie die Anzahl der Tage, nach denen ein Beleg als zu spät markiert wird, können dabei für jeden Mitarbeiter und jedes Team individuell festgelegt werden.

„Wir müssen sicherstellen, dass wir als Unternehmen compliant sind und die Vorschriften eingehalten werden. Wenn das auf eine automatisierte Weise geschehen kann, ist das natürlich umso besser”, sagt Frau Padilla. Für die Zukunft freuen sie und ihr Team sich auf die API Schnittstelle mit Netsuite, mit der sich die Daten aus Spendesk noch schneller in die Buchhaltungssoftware übertragen lassen.