Wie Unu die Ausgabenverwaltung in Spendesk zentralisiert hat

Das Unternehmen Unu Motors hat es sich seit seiner Gründung im Jahr 2013 zum Ziel gesetzt, die Mobilität in Städten mit Hilfe eines sauberen und flexiblen Transportmittels, dem E-Scooter, zu verändern. Das Modell Unu Classic hat sich in Deutschland, Österreich und Frankreich bereits mehr als 12.000 Mal verkauft. Für 2021 ist der Vertrieb des neuen Unu Scooters eine Priorität.

Ceylan Gleißner arbeitet seit April 2020 als CFO bei Unu und leitet das Finanzteam mit insgesamt sieben Mitarbeitern. Die Entscheidung für ein geeignetes Tool zur Ausgabenverwaltung wurde ihr damit abgenommen, denn Spendesk wurde bei Unu bereits Ende 2018 eingeführt, und seitdem in Kombination mit anderen Softwarelösungen verwendet.

Mehr Kontrolle für das Finanzteam

Ceylan Gleißner hat es dann bei ihrer Ankunft in die Hand genommen, die gesamte Ausgabenverwaltung in Spendesk zu zentralisieren: So wurden Reisekostenabrechnungen und ein Genehmigungs-Workflow für Rechnungen aus anderen Tools in Spendesk verlagert. „Natürlich habe ich mir auch andere Tools angeschaut. Aber Spendesk kombiniert die Reisekostenabrechnung mit Kilometergeld, Tagespauschale, Rechnungsmanagement und mehr. Das macht die Kontrolle für uns im Finanzteam viel einfacher”, erklärt Frau Gleißner ihre Entscheidung.

Ihre Kollegin Madeleine Ingevald, die sich heute bei Unu hauptsächlich um das Thema Treasury kümmert, erinnert sich noch gut an die Zeit vor Spendesk: „Wir hatten zwei Kreditkarten im Unternehmen. Wenn jemand etwas kaufen wollte, hat er mir eine SMS geschickt und weil ich die Kreditkartennummer nicht aufschreiben oder per Mail verschicken wollte, habe ich sie selbst bei der Person am Platz eingetippt. Die Kollegen haben meistens brav weggeschaut”, sagt sie lachend.

Diese beiden Kreditkarten wurden bei Unu für mehr oder weniger alles verwendet. Das hat im Finanzteam zu wenig Kontrolle und fehlenden Rechnungen geführt. Mittlerweile wurden die Kreditkarten gekündigt. Stattdessen muss jeder Mitarbeiter, der online für etwas bezahlen möchte, über Spendesk eine Genehmigung einholen, und kann im Anschluss autonom und sicher mit einer virtuellen Kreditkarte bezahlen.

Aboverwaltung in Spendesk

Auch die Handhabung von Software-Abos hat sich durch Spendesk geändert. Zur Zeit laufen bei Unu insgesamt 45 Abonnements über die Spendesk-Plattform. „Die Anzahl unserer Abos ist gesunken, weil wir einen besseren Überblick haben und hinterfragen können, ob die Lizenz wirklich benötigt wird. Vorher gab es Fälle, bei denen die Person, die das Abo ursprünglich gekauft hatte, gar nicht mehr im Unternehmen war, die Zahlungen aber weiter gelaufen sind”, sagt Ceylan Gleißner. Und weiter: „Spendesk hat uns auch das Offboarding erleichtert: Wenn jemand geht, kann das Abonnement einfach auf eine andere Person übertragen werden.” So spart Unu insgesamt knapp 20 Abos ein.

Auch aus den anderen Teams ist das Feedback positiv, vor allem aus dem Vertrieb, wo vor den Corona-Einschränkungen viele Reisekosten angefallen sind. A propos Reisekosten: „Bei unserem vorherigen Tool haben sich mehrere Mitarbeiter aus Kostengründen ein Konto geteilt. Das ist natürlich auch aus Datenschutzgründen nicht ideal. Jetzt zahlen wir nur für aktive User”, sagt Ceylan Gleißner. „Früher oder später hat jeder eine Spesenabrechnung, aber wir müssen die Software nicht mehr jeden Monat für alle Mitarbeiter bezahlen.”

Rechnungsverwaltung & DATEV-Integration

Für die Zukunft freuen sich Ceylan Gleißner & Madeleine Ingevald auf das Upgrade zu “Bookkeep 2.0” und zusätzliche Funktionen bei der Rechnungsfreigabe, denn auch im Rechnungsmanagement hat sich durch die Zentralisierung in Spendesk vieles geändert. Vor der Einführung von Spendesk gab es im Finanzteam eine Vollzeitkraft, die sich fast ausschließlich mit dem Thema Rechnungsverwaltung beschäftigt hat. In einem Spreadsheet wurde regelmäßig manuell eingetragen, ob die Rechnung geprüft, freigegeben und bezahlt wurde (oder gar fehlte).

Heute macht das Finanzteam bei Unu auch die vorbereitende Buchhaltung in Spendesk und schickt anschließend alle Daten über die native Integration zu DATEV. Insgesamt schätzen Ceylan Gleißner & Madeleine Ingevald die Zeitersparnis im Finanzteam dank Spendesk auf 10-15 Stunden pro Woche, dass Spendesk dabei auch noch schöner aussieht als die meisten Finanztools ist ein netter Bonus.