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Seit einigen Jahren können Unternehmen ihre Bilanz nicht mehr in Papierform an das Finanzamt übermitteln. Das neue, einheitlich geregelte Format zur elektronischen Übermittlung ist die E-Bilanz.
Was ist die E-Bilanz?
Die E-Bilanz ist die Bilanz in elektronischer Form, die im Rahmen der Steuererklärung zum Jahresabschluss von bilanzierenden Unternehmen an das Finanzamt übermittelt werden muss. Die rechtliche Grundlage schafft § 5b EStG (Einkommenssteuergesetz).
In Papierform eingehende Bilanzen sind aufwändig zu bearbeiten. Um Ressourcen zu schonen, führte das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die E-Bilanz ein. Die Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung gilt für die Jahresabschlüsse aller Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 begannen.
Sie soll den Finanzbehörden Plausibilitätskontrollen erleichtern und einen automatischen Datenabgleich ermöglichen.
Wer muss eine E-Bilanz an die Finanzbehörden übermitteln?
Die Übermittlung ist prinzipiell für alle Unternehmen verpflichtend, die Bilanzen führen. Wer genau dazu verpflichtet ist, regeln verschiedene Gesetze. Im Grunde betrifft die Pflicht zur doppelten Buchführung und somit zur Bilanzierung:
Land- und Forstwirte mit selbständigem Handelsgewerbe
Kapitalgesellschaften
Gewerbetreibende, es sei denn sie sind aufgrund ihres Jahresgewinns- oder Umsatzes von der Buchführungspflicht ausgenommen
Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch, sofern auch hier keine gesetzlichen Grenzwerte von Umsatz / Gewinn unterschritten werden
Auch Freiberufler oder Kleinunternehmer, die sich freiwillig zum Bilanzieren entscheiden, müssen ihre Bilanz als E-Bilanz übermitteln.
Neben der E-Bilanz im Rahmen des Jahresabschlusses muss auch die Eröffnungsbilanz bei Unternehmensgründung oder beim Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Bilanzierung an das Finanzamt übermittelt werden. Gleiches gilt für die Abschlussbilanz bei Betriebsveräußerung.
Gibt es Ausnahmen?
Ja. Das Einkommenssteuergesetz sieht nach § 5b Abs. 2 Satz 2 eine Härtefallregelung vor. Stellt die Erstellung einer E-Bilanz eine unbillige Härte für den Steuerpflichtigen dar – also eine wirtschaftliche oder persönliche Unzumutbarkeit – kann dieser einen Härtefallantrag stellen und sich von der Finanzbehörde von seiner Pflicht entbinden lassen. Es empfiehlt sich, in einem solchen Antrag konkrete Gründe anzugeben: zum Beispiel die fehlenden finanziellen Mittel zur Anschaffung einer EDV oder eine geplante Betriebsaufgabe.
Welche Daten gehören nach welchem Datenschema in die E-Bilanz?
Neben der Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung müssen Unternehmen ein fest vorgeschriebenes Datenschema, eine sogenannte Taxonomie, beachten. Diese verändert sich jedes Jahr und wird auf www.esteuer.de veröffentlicht. Für bestimmte Branchen wie Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen gelten gesonderte Spezialtaxonomien (Branchentaxonomien). Bei u.a. Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen wird die Kerntaxonomie durch Ergänzungstaxonomien erweitert.
Auch das Datenformat der E-Bilanz ist vorgegeben. Alle Daten müssen im XBRL-Format (XBRL = e Xtensible Business Reporting Language) übermittelt werden, einer Computersprache, die als internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Unternehmensdaten gilt.
Grundsätzlich müssen sowohl die Stammdaten des Unternehmens (im Stammdaten-Modul) als auch das Jahresabschluss-Modul in der E-Bilanz enthalten sein. Zu letzterem gehören:
Die Bilanz (je nach Rechtsform Einheitsbilanz oder handelsrechtliche Bilanz)
Die Gewinn-und-Verlustrechnung
Die Ergebnisverwendug
Die Kapitalkontenentwicklung (für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften)
Die steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
Die steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Positionen)
Steuerliche Modifikationen (insbesondere Umgliederung/Überleitungsrechnung)
Neben diesem Mindestumfang können Unternehmen freiwillige Angaben machen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Steuerpflichtige bereits mit Rückfragen vom Finanzamt rechnen und über optionale Angaben eine klare Sachlage schaffen und so einer Betriebsprüfung vorbeugen möchten. Zu den optionalen Berichtsbestandteilen gehören:
Anlagespiegel
Anhang
Lagebericht
Kapitalflussrechnung
Bericht des Aufsichtsrats
Eigenkapitalspiegel
Kann die E-Bilanz ohne Steuerberater übermittelt werden?
Theoretisch ja. Die Übermittlung der Bilanzdaten kann über DATEV oder alternative Buchhaltungssoftware wie die Lösung des Bundesanzeigers "eBilanz-Online" von Unternehmen selbst vorgenommen werden.
Die genannten Buchhaltungstools vereinfachen die elektronische Übermittlung der Bilanz zwar, indem sie die Inhalte der Bilanz vorab prüfen (zum Beispiel, ob alle sogenannten Mussfelder ausgefüllt sind). Es ist allerdings sehr unüblich, die Daten ohne Prüfung durch einen Steuerberater abzuschicken. Immerhin wissen Steuerberater am besten, wie Unternehmen Rückfragen und Betriebsprüfungen am besten vermeiden.
Abschließendes zum Thema E-Bilanz
Um die Anforderungen des Einkommensteuergesetzes zu erfüllen, kommen bilanzierende Unternehmen nicht an der elektronischen Datenfernübertragung ihrer Bilanz an die Finanzbehörden vorbei. Durch den digitale Datentransfer kann das Finanzamt wirtschaftlicher arbeiten, Steuerbürokratie abbauen, Unstimmigkeiten viel schneller automatisiert erkennen und durch Rückfragen klären.
Für Unternehmen bedeutet die Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung ein paar Hürden: Die eingesetzte Buchhaltungssoftware sollte das XBRL-Datenformat unterstützen und das Finanzteam muss zum Thema E-Bilanz geschult sein. Zudem muss die entsprechende Taxonomie beachtet werden. Das bedeutet unter Umständen einen gewissen Eingriff in das Buchungsverhalten eines Unternehmens.
Besonders aufgrund der jährlich neuen, meist erweiterten Taxonomien, empfiehlt sich also die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.