Was ist die Finanzbuchhaltung?

Finanzbuchhaltung – Definition

Die Finanzbuchhaltung – oder kurz FiBu – ist das Herzstück des betrieblichen Rechnungswesens. Hier wird jeder Cent festgehalten, der rein- oder rausfließt, damit am Ende des Jahres ein klares Bild über die finanzielle Situation des Unternehmens entsteht. Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen schafft die Finanzbuchhaltung Transparenz und liefert wertvolle Daten für Entscheidungen.

Sie erfasst und sortiert alle Einnahmen und Ausgaben systematisch und in chronologischer Reihenfolge, um daraus die Bilanz und die Gewinn und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Kurz gesagt: Die FiBu sorgt dafür, dass das Unternehmen stets den Überblick über seine Finanzen behält.

Welche Berufsgruppen fallen unter die gesetzliche Buchführungspflicht?

Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) sind alle Gewerbetreibenden, Handelsgesellschaften, landwirtschaftlichen Betriebe und die meisten Selbstständigen zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet – das besagt §238 HGB. Freiberufler:innen und kleinere Gewerbetreibende – zum Beispiel Einzelunternehmen mit weniger als 60.000 Euro Jahresgewinn oder unter 600.000 Euro Umsatz – können allerdings eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwenden.

Für alle anderen, wie etwa eine GmbH & Co. KG, besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Diese Methode erfordert das Buchen von Geschäftsvorfällen sowohl auf ein Konto als auch auf ein Gegenkonto, von „Soll“ zu „Haben“. Am Ende des Geschäftsjahres erstellt die doppelte Buchführung sowohl die Gewinn und Verlustrechnung als auch die Bilanz, die zusammen die Grundlage für die Besteuerung bilden.

Warum ist die Finanzbuchhaltung wichtig?

Ziel der FiBu ist es, den Unternehmenserfolg und die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens klar darzustellen und sicherzustellen, dass offene Forderungen eingezogen (Debitorenbuchhaltung), offene Rechnungen bezahlt (Kreditorenbuchhaltung) und Mitarbeiter pünktlich entlohnt werden (Lohnbuchhaltung).

Nicht zu vergessen ist das Finanzamt: Die Steuerlast eines Unternehmens basiert auf den Daten der Finanzbuchhaltung, insbesondere den Aufwendungen und Erträgen, die sich aus der Gewinn und Verlustrechnung und der Bilanz im Jahresabschluss ergeben. Steuerprüfungen verlangen eine lückenlose, nachvollziehbare Buchführung nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB), um die Zahlen zu überprüfen.

Im Falle von Steuerprüfungen müssen die der Besteuerung zugrunde liegenden Zahlen transparent und nachvollziehbar sein, daher folgt die FiBu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB).

Was sind die Aufgaben der Finanzbuchhaltung?

1. Dokumentation aller Geschäftsvorfälle

Zu diesen gehören Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge, Abschreibungen, etc. Jeder Geschäftsvorfall, der die finanzielle Lage eines Unternehmens beeinflusst, muss dokumentiert werden. Kurz gesagt: "Keine Buchung ohne Beleg". Über die reine Dokumentation hinaus bereiten Finanzteams ihre Daten für das Management auf.

2. Bilanzaufstellung

In der Bilanz werden Aktiva (Vermögen zur Mittelverwendung) und Passiva (Mittelherkunft) gegenübergestellt. Auf der Aktiva-Seite stehen unter anderem das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen; auf der Passiva-Seite das Eigenkapital und das Fremdkapital. Die Bilanz ist eine wichtige Informationsquelle für Dritte wie Aktionäre, Investoren und Anteilseigner und stellt das Vermögen eines Unternehmens seinen Schulden gegenüber. Die Bilanz ist der erste Teil des doppelten Jahresabschlusses bei der doppelten Buchführung.

3. Ermittlung der Bestandsveränderungen

Diese Aufgabe fällt vor allen Dingen bei Unternehmen mit Produktion und Lagerung ins Gewicht. Es geht dabei nicht um den Zahlungsverkehr des Unternehmens, sondern um die Aufzeichnung von Veränderungen der Lagerbestände von fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Die Ermittlung von Bestandsermittlungen gehört zur Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).

4. Erfolgsermittlung (Gewinn-und-Verlust-Rechnung)

Zum Jahresabschluss gehört bei der doppelten Buchführung neben der Bilanz auch die GuV. Anders als bei der Bilanz lässt sich hier auf einen Blick erkennen, ob das Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich war – also mit einem Gewinn aus der Wirtschaftsperiode herausgeht. Aus Bilanz und GuV ergibt sich die Besteuerungsgrundlage, zum Beispiel für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer.

5. Informationsbereitstellung für das Finanzamt

Wie bereits erwähnt, ergibt sich aus den Berechnungen der FiBu die Steuerlast. Daher gehört es zu den Aufgaben der Finanzbuchhaltung, die ermittelten Daten im Rahmen der Steuererklärung an das Finanzamt zu übermitteln.

Wie ordnet die Finanzbuchhaltung sich in das betriebliche Rechnungswesen ein?

Das Rechnungswesen unterteilt sich in das externe Rechnungswesen – zu dem die Finanzbuchhaltung zählt – und das interne Rechnungswesen (auch als Kosten- und Leistungsrechnung oder Controlling bekannt).

Die Finanzbuchhaltung richtet sich an externe Interessenten wie Finanzämter und Investoren, während das interne Rechnungswesen für die Unternehmensleitung intern, aber flexibel gestaltet werden kann. Im internen Bereich wird oft analysiert, wie die Kosten eines Projekts den Leistungen gegenüberstehen.

Wie gehe ich bei der Finanzbuchhaltung am besten vor?

Eine gute Frage. Und eine, auf die es keine einfache Antwort gibt. Viele Freelancer und kleine Unternehmen geben die Buchhaltung einfach an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ab.

Andere erledigen Aufgaben wie die Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldung selbst und kommen dafür lange mit Excel und DATEV aus. Deutlich effizienter und aufschlussreicher wird die Finanzbuchhaltung allerdings mit dem Einsatz von Buchhaltungssoftware.

Mittlerweile haben sich um DATEV Unternehmen Online, das in Deutschland quasi als Standardlösung gesetzt ist, riesige Ökosysteme an vor- neben- und nachgelagerten Programmen entwickelt.

Zu den Programmen, die schnell eine große Zeitersparnis versprechen und in den meisten Unternehmen zum Einsatz kommen, gehören:

• Programme zur vorbereitenden Buchhaltung, also zur Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und dem Mahnwesen. Neben Effizienz versprechen Tools zur vorbereitenden Buchhaltung auch höhere Rechtssicherheit. Schließlich dürfen steuerrelevante Belege sich nicht nachträglich verändern lassen.

• Programme zur Reisekostenabrechnung und dem Ausgabenmanagement, in denen Mitarbeiter sich Ausgaben genehmigen lassen und Belege hochladen können.

• Je nach Geschäftsmodell benötigen Unternehmen ggf. direkt von Anfang an Tools zur Abonnement- und Zahlungsabwicklung. Zum Beispiel, wenn sie ihre Produkte über Online-Shops verkaufen oder ein SaaS-Produkt anbieten.

• Programme zur Analyse von Finanzdaten. Bei großen Unternehmen kommen hier Business-Intelligence-Lösungen zur Datenaufarbeitung zum Einsatz. Kleineren Unternehmen arbeiten oft erstaunlich lange mit Excel.

• Ab ein paar Mitarbeitern lohnen sich Softwarelösungen zur Lohnabrechnung und der Lohnbuchhaltung.

Erledigen Sie Ihre Reisekostenabrechnungen noch von Hand und bezahlen Ihre Finanzexperten dafür, am Ende einer Rechnungsperiode Bewirtungsbelegen hinterherzulaufen? Fehlt Ihnen die Übersicht darüber, wer wann welche Ausgaben getätigt hat – und von wem sie genehmigt wurden? Dann werfen Sie doch einen Blick auf unsere Lösung zum Ausgabenmanagement.

Testen Sie Spendesk oder buchen Sie eine Demo und lernen Sie uns persönlich kennen!