Budgetierungsprozess

Der Budgetierungsprozess

Die Budgetierung beschreibt einen betriebswirtschaftlichen Planungsprozess. Die hier ermittelten Budgets liefern die Basis für alle zukünftigen Entscheidungen und Aktivitäten im Unternehmen.

Es wird zwischen operativen und strategischen Budgetplänen unterschieden. Bei der operativen Planung werden kurzfristige Budgets (Zeithorizont von einem Jahr) berechnet. Es geht primär darum festzulegen, welche finanziellen Mittel wofür verwendet werden, um kurz- und mittelfristige Ziele zu erreichen.

Bei der strategischen Budgetplanung werden längere Planungszeiträume von zwei bis zehn Jahren betrachtet – also die strategische, langfristige Ausrichtung des Unternehmens.

Warum Budgetplanung wichtig ist

Mit Hilfe der Budgetplanung erstellen Sie eine Art Fahrplan für Ihr Unternehmen. Der wiederum hilft bei dem Prozess der Entscheidungsfindung, definiert Mitarbeiterziele und hilft dabei, die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern.

Letztendlich sorgt ein Budgetplan dafür, dass an den richtigen Stellen Geld ausgegeben und an anderer Stelle eingespart wird – je nachdem, welche Geschäftsziele ein Unternehmen eben gerade verfolgt.

In 5 Schritten zur Budgetplanung

Eine allgemeine Anleitung zur Budgeterstellung, die auf jedes Unternehmen passt, gibt es nicht. Grundsätzlich durchläuft der Budgetierungsprozess jedoch folgende Schritte:

1. Verständnis der Geschäftsziele

2. Rückblick auf die letzte Geschäftsperiode

3. Berechnung der voraussichtlichen Einnahmen

4. Auflistung der Fix- und variablen Kosten

5. Prognose zusätzlicher Ausgaben

6. Budgetvorgaben bestimmen

7. Laufende Kontrolle und Anpassung von Budgets

1. Verständnis der Geschäftsziele

Ein Budgetplan existiert nicht im Vakuum. Er dient immer der Erreichung von Geschäftszielen. Bevor also sinnvolle Budgets festgelegt werden können, müssen Sie die Ziele kennen und verstehen, die damit erreicht werden sollen. Dabei hilft ein Blick auf folgende Teilpläne:

• Vertriebsplan: Welche Produkte sollen in welchem Umfang und welchen Märken über welche Vertriebskanäle verkauft werden?

• Investitionsplan: Welche Investitionen sind wann geplant?

• Produktionsplan: Wann muss wie viel von welchen Produkten produziert werden?

• Materialplan: Wann wird welches Material gekauft?

• Absatzplan: Welche Absatzmengen und welcher Umsatz werden erwartet?

2. Rückblick auf die letzte Geschäftsperiode

Zunächst sollten Sie mit den Ressourcen und Informationen anfangen, die Ihnen im Unternehmen bereits zur Verfügung stehen. Finanzdaten aus den Vorjahren dienen als Orientierung und helfen, einen Ausgangspunkt für die neue Budgetplanung zu finden.

Achten Sie darauf, dass diese Zahlen nur als Diskussionsgrundlage dienen und nur quantitative und finanzorientierte Zielgrößen berücksichtigt werden.

Konkret finden Sie diese Daten in:

• Zielvorgaben der Geschäftsleitung

• Budgetpläne der letzten Jahre

• Planungsvorgaben

3. Berechnung der voraussichtlichen Einnahmen

Berechnen Sie zunächst Ihre voraussichtlichen Einnahmen ermitteln. Wie viel Geld verdienen Sie brutto? Listen Sie Ihre Produkte, deren Preise und die erwarteten Mengen für jedes Produkt im kommenden Jahr auf. Viele Zahlen werden Sie dabei schätzen müssen. Das ist ok.

Start-ups, die noch nicht rentabel sind (oder noch keine zahlenden Kunden haben) finanzieren sich durch Investorengelder oder Kredite. In dieser Phase ermitteln Sie neben den Einnahmen die sogenannte „Burn-Rate“ – also wie viel Ihrer Gelder Sie in einem gewissen Zeitraum ausgeben („verbrennen”) können.

4. Auflistung der Fix- und variablen Kosten

Fixkosten – oft als „Gemeinkosten“ bezeichnet – sind Kosten, auf die Sie kurzfristig keinen Einfluss haben. Und Sie sind nicht vom Cashflow abhängig: Ob Sie gerade viel Geld umetzen oder wenig, die Fixkosten bleiben gleich.

Beispiele sind:

• Miete oder Hypothekenzahlungen für Büroräume

• Website-Hosting und Server

• Personalkosten für Festangestellte

• Versicherungen

• Zinszahlungen

• Nebenkosten (wie Strom und Internet)

Variable Kosten können, wie der Name schon sagt, im Gegensatz zu Fixkosten flexibler geändert werden – je nachdem, wie das Geschäfts gerade läuft und welche Ressourcen Sie benötigen.

Beispiele sind:

• Marketing und Werbung

• Unternehmensinvestitionen und Spenden

• Software-Abonnements, insbesondere wenn sie für den Geschäftsbetrieb nicht entscheidend sind

• Reisen und Kundentreffen

• Team-Benefits (wie Teamevents)

5. Prognose zusätzlicher Ausgaben

Stehen für die zu planende Geschäftsperiode einmaligen Ausgaben an? Das können z.B. eine größere Fusion oder Übernahme, die Unterstützung durch einen Berater zur Vorbereitung eines Audits oder eine besondere Veranstaltung sein.

Versuchen Sie nach Möglichkeit, diese einmaligen Ausgaben in Ihrem Budget gesondert auszuweisen. Sie müssen zwar bei Ihren Ausgaben berücksichtigt werden, fallen im nächsten Jahr aber wieder weg.

6. Budgetvorgaben bestimmen

Die Vorgabe eines Budgets ist zwischen drei verschiedenen Vorgehensweisen zu unterscheiden:

• Top-Down

• Bottom-up

• Gegenstromverfahren

Top-Down

Bei der Top-Down-Planung gibt die Unternehmensführung die Budgets und Ziele vor. Wählt man dieses Verfahren, dann werden Budgets auf die jeweils kleineren Organisationseinheiten runter gebrochen. Der große Vorteil ist, dass diese Methode keiner Abstimmung bedarf und zeitsparend ist.

Bottom-up

Bei der Bottom-up-Planung legen die Abteilungen ihre eigenen Einzelbudgets in Form von Teilbudgets fest. Diese werden anschließend zu einem Gesamtbudget zusammengefasst. Der große Vorteil hierbei ist, dass das Fachwissen der Abteilungen genutzt werden kann. Ebenso ist die Mitarbeitermotivation zur Einhaltung von selbst gesetzten Budgets höher.

Gegenstromverfahren

Beim Gegenstromverfahren werden beide Ansätze kombiniert. Das Top Management kann die Kontrolle behalten und die Abteilungen können ihre Budgets mit ihrem Fachwissen mitbestimmen. Meistens gibt die Unternehmensführung die Ziele vor und die Abteilungen bestimmen auf Basis dieser Angaben und Pläne ihre eigenen Budgets.

Es kann im Rahmen der Budgetierung individuell entschieden werden, welches Verfahren am besten zum Unternehmen passt, denn alle drei Vorgehensweisen haben unterschiedliche Vorteile.

7. Laufende Kontrolle und Anpassung von Budgets

Bei der klassischen Budgetierung werden Budgets am Monats-, Quartals- oder gar Jahresende kontrolliert. Doch in dynamischen Geschäftsfeldern ändern sich die Bedingungen bisweilen schneller. Daher empfehlen wir eine laufende Echtzeit-Überwachung von Ist-Ausgaben.

Mit Hilfe von regelmäßigen Korrekturmaßnahmen können Sie flexibler auf Abweichungen reagieren. Analysieren Sie nicht nur Budgetabweichungen (Differenz zwischen Soll- und Ist-Werten), sondern werfen Sie auch einen Blick auf die Ursachen und korrigieren Sie diese. Das sorgt für eine flexible Liquiditätsplanung in Ihrem Unternehmen.

Wie das geht? Mit smartem Ausgabenmanagement.

Budgetpläne und das Ausgabenmanagement

Budgetpläne sind wichtig, um das Überleben Ihres Unternehmens zu sichern. Nachdem der Budgetierungsprozess abgeschlossen ist, geht es an die praktische Umsetzung: das Ausgabenmanagement.

Im Rahmen der Unternehmensplanung sollten die folgenden Fragen berücksichtigt werden:

• Wie können Zahlungen einfach und unkompliziert überwacht werden?

• Müssen Teammitglieder Excel-Tabellen manuell aktualisieren, um den Überblick zu behalten?

• Wer darf bestimmte Zahlungen genehmigen?

Oft sind diese Dinge unklar und Unternehmen müssen sich auf gewissenhafte Mitarbeiter und manuelle Prozesse verlassen, um die Kosten im Griff zu behalten.

Eine bessere Lösung sind Tools für das Ausgabenverwaltung. Mit diesen können Sie Unternehmensausgaben laufend mit Ihren Budgets abgleichen. In der Praxis funktioniert das durch Workflows zur Genehmigung von Ausgaben, Debitkarten mit Ausgabenlimits und übersichtliche Reports. Erfahren Sie hier mehr oder buchen Sie direkt ein persönliches Gespräch mit uns: