Budgetkontrolle

Budgetkontrolle: die Basics

Die Hauptaufgabe der Budgetkontrolle besteht darin sicherzustellen, dass nicht mehr Geld ausgegeben wird, als wirtschaftlich vertretbar ist – das Unternehmen also zukunftsfähig bleibt.

Die Einhaltung von festgelegten Budgets erfordert die Mitarbeiter aller Teams und Manager. Und damit Teams ihre vorgegebenen Budgets einhalten können, brauchen sie Transparenz über die Ist-Werte ihrer Ausgaben, einen Soll-Ist-Vergleich und ein übersichtliches Berichtswesen.

Budgetkontrolle funktioniert also nur, wenn…

• realistische Budgets festgelegt werden,

• diese kommuniziert wurden,

• Ausgaben (in Echtzeit) getrackt werden,

• und ein transparentes Reporting z.B. davor warnt, wann ein Budget überschritten wird.

Wir werfen daher im Folgenden einen Blick auf die Festlegung von Budgets (die Budgetplanung), das Ausgabentracking und das Reporting zur Budgetkontrolle.

Vor der Budgetkontrolle: die Budgetplanung

Bevor die Einhaltung von Budgets kontrolliert werden kann, müssen diese Budgets zunächst ermittelt werden. Das geschieht durch den Prozess der Budgetplanung oder Budgetierung.

Die Berechnung von Budgets ist eine zentrale Aufgabe der Unternehmensplanung und fällt in den Verantwortungsbereich von Geschäftsführung, Finanzabteilung und dem oberen Management.

Durch den Prozess der Budgetierung… 

• werden die für einen gewissen Zeithorizont (i.d.R. ein Quartal, Halbjahr oder Jahr) zur Verfügung stehenden Finanzmittel berechnet.

• wird definiert, welche Unternehmensbereiche (Abteilungen, Kostenstellen) über welchen Anteil dieser verfügen können. 

• werden Geschäftstätigkeiten priorisiert.

Grundsätzliche gibt es zwei Ansätze zur Festlegung von Budgets: die Top-down und die Bottom-up-Planung:

Bei ersterer werden Budgets von der Führungsebene festgelegt und auf die einzelnen Abteilungen umgelegt – typischerweise anhand Erfolgszielen des Unternehmens, Branchen-Benchmarks, der Konkurrenz („Competition Matching”) oder den Ausgaben vergangener Perioden.

Bei letzterer wird ausgehend von Teilbudgets, die von den Abteilungen selbst berechnet werden, auf oberster Ebene ein Gesamtbudget gebildet. Das sehr beliebte Gegenstromverfahren kombiniert Top-down- und Bottom-up-Planung.

Einen ausführlichen Beitrag zur Budgetierung finden Sie hier.

Und hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Budgetplanung.

Ausgabenmanagement als Instrument der Budgetkontrolle

Sind die Budgets erst einmal festgelegt und an die Abteilungen kommuniziert, muss eine saubere Datenlage zu den Soll- und Istkosten geschaffen werden. Auch das ist auf dem privaten Konto nicht anders: Wir brauchen einen Überblick über die aktuellen Ausgaben, um entscheiden zu können, ob der Restaurantbesuch zum Monatsende noch drin ist.

Das schwierige am Ausgabentracking für Unternehmen ist, dass Gelder über diverse Zahlungsmittel ausgegeben werden und oft nicht an einem Ort zusammenlaufen. Abozahlungen, Bestellungen auf Rechnung, Firmenkarten und Spesen… die Ausgaben zu konsolidieren und übersichtlich darzustellen ist Aufgabe des Ausgabenmanagements.

Hier kommen Tools wie Spendesk ins Spiel: Mit Ausgabedaten in Echtzeit können Manager und Mitarbeitende sehen, wo sie bei der Einhaltung von Budgets stehen und dementsprechend planen. Eine Managerin kann so zum Beispiel entscheiden, ob sie der Ausgabenanfrage eines Mitarbeiters für das nächste Team-Event stattgibt – oder doch von Sushi und Kartbahn auf Pizza und Bowling umsteigt. 

Sonderfall: Budgetkontrolle bei der Projektplanung

Viele Unternehmen arbeiten neben den Jahres- oder Quartalsbudgets außerdem mit Projektbudgets. Diese sind nicht nur für die interne finanzielle Gesundheit wichtig, sondern werden in Abstimmung mit Kunden festgelegt und folgen dadurch etwas anderen Regeln.

Bei Kundenprojekten entscheidet das Projektbudget nämlich darüber, ob der Auftrag an das eigene Unternehmen oder ein Konkurrent geht, der niedrigere Plankosten ansetzt. Zu knapp zu planen kann allerdings nach Hinten losgehen: Wird das Projektbudget überschritten, zahlt man selbst womöglich am Ende drauf.

Bei Projektbudgets werden nach außen hin normalerweise zwei Posten getrackt: der Zeitaufwand und die Materialkosten. Das interne Projektbudget muss jedoch die Summe aller Kosten berücksichtigen, die für die Erreichung der Projektziele anfallen.

Darunter fallen u.a.:

• Personalkosten

• Materialkosten

• Kosten des Verbrauchs (Energiekosten)

• Reisekosten

• Verwaltungskosten

• Versicherungen

Diese Kosten tauchen nicht auf der Rechnung auf, sondern werden in den Festpreis bzw. den Stundensatz/Tagessatz eingerechnet. Damit das richtige Kostenbudget für den Kunden veranschlagt werden kann, muss die interne Projektbudgetplanung stimmen.

In vielen Unternehmen ist die Budgetkontrolle bei Projekten ein manueller Prozess: Ausgaben und Stunden werden in Tabellen eingetippt und wöchentlich oder monatlich konsolidiert und mit den Plankosten verglichen.

Das kostet allerdings viel Zeit und kann nur funktionieren, wenn jedes Teammitglied alle Ausgaben genau im Auge behält, die Tabellenkalkulationen diszipliniert aktualisiert und jeden Beleg verwahrt. Besser ist auch hier die Ausgabenkontrolle über ein Tool zum integrierten Ausgabenmanagement, das Ausgaben über unterschiedliche Zahlungsmittel automatisch erfasst und dem Projekt zuordnet.

Ein ordentliches Berichtswesen zu den Projektkosten hilft zudem, die Genauigkeit der Budgetplanung zu bewerten und in Zukunft noch akkurater zu planen.

Fazit

Damit Budgets von allen Mitarbeitenden eingehalten werden können, müssen sie sichtbar und nachvollziehbar sein. Das gilt für Jahresbudgets genauso wie für Projektbudgets. Mit der richtigen Technologie und dem Zugang zu aktuellen Daten wird die Budgetkontrolle vereinfacht.

Möchten Sie mehr erfahren? Testen Sie Spendesk oder buchen Sie eine Demo und lernen Sie uns persönlich kennen!