Mehrwertsteuer (MwSt)

Grundlagen der Mehrwertsteuer für Unternehmen

Die Mehrwertsteuer (MwSt) bzw. Umsatzsteuer ist in Deutschland durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Dieses Gesetz regelt alle relevanten Bestimmungen rund um die Erhebung der Umsatzsteuer (z.B. Steuersätze, steuerbare Umsätze, Steuerpflicht, Steuerbefreiungen und Vorsteuerabzug).

Das UStG ist in der Europäischen Union weitgehend harmonisiert, was bedeutet, dass es auf der Mehrwertsteuerrichtlinie der EU (Richtlinie 2006/112/EG) basiert. Diese Richtlinie legt den rechtlichen Rahmen für die Umsatzsteuer in den EU-Ländern fest.

Eines der Hauptmerkmale der Mehrwertsteuer ist, dass sie in verschiedenen Stufen der Wertschöpfungskette anfällt: bei der Produktion, dem Verkauf und der Distribution von Waren und Dienstleistungen. Unternehmen fungieren hierbei als Sammler der Steuer im Auftrag des Staates, indem sie die MwSt auf ihre Produkte oder Dienstleistungen aufschlagen und diese an das Finanzamt abführen. 

Auf der anderen Seite können Unternehmen die Mehrwertsteuer, die sie für Geschäftsausgaben gezahlt haben, von diesem Betrag abziehen. Dieses Prinzip des Vorsteuerabzugs sorgt dafür, dass letztlich der Endverbraucher die Mehrwertsteuer trägt, während Unternehmen nur als Zwischenstation fungieren.

Ein Beispiel für die Funktionsweise der Mehrwertsteuer 

Ein Elektronikgeschäft verkauft einen Laptop für 1.190 Euro inklusive 19% MwSt. Der Nettopreis des Laptops beträgt 1.000 Euro, die MwSt somit 190 Euro. Das Geschäft führt diese 190 Euro an das Finanzamt ab. 

Kauft das Geschäft jedoch Komponenten zur Reparatur eines anderen Geräts für 238 Euro inklusive 19% MwSt (Nettopreis 200 Euro, Mehrwertsteuer 38 Euro), kann es diese 38 Euro als Vorsteuer abziehen. Die endgültige Umsatzsteuer-Zahllast des Geschäfts an das Finanzamt beträgt daher 152 Euro (190 Euro eingenommene MwSt minus 38 Euro Vorsteuer).

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer – gibt es einen Unterschied? 

In der alltäglichen Verwendung werden die Begriffe "Umsatzsteuer" und „Mehrwertsteuer“ oft synonym verwendet. In Deutschland ist das auch korrekt, denn Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer sind identisch. 

International kann es jedoch feine Unterschiede zwischen den beiden Begriffen geben (z. B. zwischen der Value Added Tax und der Sales Tax in den USA). 

Mehrwertsteuersätze und ihre Anwendung

In Deutschland gibt es hauptsächlich zwei Mehrwertsteuersätze: den regulären Satz und den ermäßigten Umsatzsteuersatz. Diese Sätze werden auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen angewendet und sind wie folgt definiert:

1. Regulärer Mehrwertsteuersatz: Der reguläre Mehrwertsteuersatz beträgt 19 Prozent. Dieser Satz wird auf die meisten Waren und Dienstleistungen angewendet und ist der Standardsteuersatz im deutschen Mehrwertsteuersystem.

2. Ermäßigter Mehrwertsteuersatz: Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz beträgt 7 Prozent. Dieser Satz gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, die als grundlegend oder besonders wichtig für den täglichen Bedarf angesehen werden. Zu den Artikeln, die in der Regel unter den ermäßigten Steuersatz fallen, gehören:

• Lebensmittel (mit einigen Ausnahmen)

• Bücher, Zeitungen und andere Druckerzeugnisse

• Kunstgegenstände und Sammlungsstücke

• Personenbeförderung im Nahverkehr

• Übernachtungen in Beherbergungsbetrieben (z.B. Hotels)

• Medizinische Hilfsmittel und Produkte

Zusätzlich zu diesen beiden Hauptsteuersätzen gibt es bestimmte Ausnahmen und spezielle Regelungen für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen. Auch temporäre Änderungen der Steuersätze können als wirtschaftliche oder politische Maßnahmen in bestimmten Situationen erfolgen, wie z.B. im Rahmen von Konjunkturpaketen oder in Reaktion auf Krisen.

Bevor neue Unternehmen ihre ersten Rechnungen stellen, sollten sie mit einem/einer Steuerberater:in klären, welche Umsatzsteuersätze für ihre Lieferungen und Leistungen gelten. 

Zahlen Unternehmen Mehrwertsteuer? 

In der Praxis zahlen eigentlich die Endverbraucher die Mehrwertsteuer, obwohl die Unternehmen für deren Einziehung und Abführung an das Finanzamt verantwortlich sind. Hier ein detaillierterer Blick auf diesen Prozess:

1. Unternehmen als Mittler: Unternehmen erheben die Mehrwertsteuer auf ihre verkauften Waren und Dienstleistungen und fügen sie zum Nettopreis hinzu. Wenn ein Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung kauft, zahlt er den Bruttoverkaufspreis, der den Nettopreis plus die Mehrwertsteuer umfasst. Das Unternehmen fungiert hier als Mittler, indem es die Mehrwertsteuer vom Kunden einzieht.

2. Abführung an das Finanzamt: Das Unternehmen führt die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Es darf jedoch die Mehrwertsteuer, die es selbst für seine eigenen Geschäftsausgaben (die sogenannte Vorsteuer) bezahlt hat, von der gesamten eingenommenen Mehrwertsteuer abziehen. Letztendlich zahlt das Unternehmen nur die Differenz zwischen eingenommener Mehrwertsteuer und gezahlter Vorsteuer an das Finanzamt.

3. Endverbraucher trägt die Last: Der Endverbraucher, der keine Möglichkeit hat, die Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend zu machen, trägt letztlich die wirtschaftliche Last der Mehrwertsteuer. Für Unternehmen ist die Mehrwertsteuer ein durchlaufender Posten.

Welche Unternehmen sind mehrwertsteuerpflichtig? 

In Deutschland sind grundsätzlich alle Unternehmen verpflichtet, Mehrwertsteuer zu erheben und abzuführen, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform. Dies umfasst Einzelunternehmer, Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und Freiberufler. Diese müssen sich beim Finanzamt für die Mehrwertsteuer registrieren und bekommen eine Umsatzsteuer-ID zugewiesen.

Doch jede Regel hat ihre Ausnahmen. Für folgende Unternehmen gilt eine abweichende Regelung: 

1. Kleinunternehmerregelung: Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG können von der Erhebung der Mehrwertsteuer befreit sein, wenn ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Diese Unternehmen weisen keine Mehrwertsteuer auf ihren Rechnungen aus brauchen somit auch nichts an das Finanzamt abzuführen. 

2. Steuerbefreite Unternehmen: Einige Unternehmen oder Berufsgruppen sind von der Umsatzsteuer befreit. Dazu gehören bestimmte medizinische und soziale Dienstleistungen, Bildungseinrichtungen, Versicherungen und Finanzdienstleistungen sowie ehrenamtliche Tätigkeiten.

3. Land- und Forstwirtschaft: Für diese Sektoren gelten besondere Regelungen, wie etwa die Durchschnittsatzbesteuerung, die eine vereinfachte Abrechnung der Mehrwertsteuer ermöglicht.

Unternehmen, die keine Mehrwertsteuer erheben, können ihre Produkte oder Dienstleistungen potenziell zu niedrigeren Preisen anbieten. Auch die Buchführung wird vereinfacht, weil keine Umsatzsteuervoranmeldung erstellt werden muss. Gleichzeitig können sie die Vorsteuer, die sie für ihre eigenen Einkäufe zahlen, nicht vom Finanzamt zurückerstattet bekommen. 

Rückerstattung berechnen: So geht's

Die Berechnung der Umsatzsteuer-Zahllast gehört zu den routinemäßigen monatlichen oder vierteljährlichen Steuerverpflichtungen. Der Prozess lässt sich in folgende Schritte unterteilen:

1. Erfassung der eingenommenen Umsatzsteuer: Zuerst werden alle Umsätze für den Zeitraum erfasst. Die Mehrwertsteuer ist bei jeder Transaktion gesondert ausgewiesen und diese Beträge werden addiert. Die sich daraus ergebende Summe ist die Umsatzsteuer, die das Unternehmen von Kunden eingenommen hat.

2. Erfassung der Vorsteuerbeträge: Parallel dazu erfasst das Unternehmen alle Vorsteuerbeträge – also der Mehrwertsteuer, die das Unternehmen selbst für Geschäftsausgaben bezahlt hat.

3. Berechnung der Zahllast: Die Umsatzsteuer-Zahllast wird berechnet, indem die gesamte Vorsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer abgezogen wird. Die Formel lautet: Umsatzsteuer-Zahllast = Eingenommene Umsatzsteuer − Vorsteuer

4. Umsatzsteuervoranmeldung: Die Umsatzsteuer-Zahllast wird in der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen, die das Unternehmen normalerweise monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt einreicht. Die Fristen für die Einreichung und die Zahlung hängen von der Größe des Unternehmens und den jeweiligen steuerlichen Regelungen ab.

5. Zahlung oder Erstattung: Nach Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung zahlt das Unternehmen die ermittelte Zahllast an das Finanzamt, oder es erhält eine Erstattung, falls die Vorsteuer die eingenommene Umsatzsteuer übersteigt.

Dieser Prozess kann mit moderner Buchhaltungs-Software weitestgehend automatisch ablaufen, sofern alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sonstige Belege pünktlich und ordentlich digitalisiert und kategorisiert wurden.