Portokasse

Was ist eine Portokasse?

Die Portokasse ist ein kleiner Bargeldfonds, oft nicht mehr als 200€, der nach einem Zahlstellensystem verwaltet wird. Sie dient als wichtiger Bestandteil der Kassenbuchhaltung in Unternehmen, um den Überblick über kleine Ausgaben zu behalten, die möglicherweise nicht im Hauptbuch erfasst werden.

Das System funktioniert folgendermaßen:

Zu Beginn eines jeden Monats legen Sie einen bestimmten Betrag fest, den Sie in der Portokasse halten möchten. Dieser Betrag bildet den Anfangssaldo, von dem im Laufe des Monats Ausgaben getätigt werden. Die ausgegebenen Beträge werden dann ersetzt, um den Saldo für den neuen Monat wieder auf den festgelegten Betrag zu bringen.

Anwendungsfälle der Portokasse

Die Portokasse (oft wird auch das englische Wort petty cash verwendet), ist äußerst vielseitig und praktisch im Büroalltag. Neben Trinkgeldern für Lieferanten oder dem Bezahlen von Kaffees und Donuts während Meetings gibt es viele weitere Anwendungsmöglichkeiten. Einige typische Beispiele sind:

• Büroartikel: Kauf von Stiften, Notizblöcken oder Klebeband

• Porto: Erwerb von Briefmarken für den Paket- oder Briefversand

• Verbrauchsmaterialien: Auffüllen von Kaffeekapseln oder Toilettenpapier

• Verkehr: Parkgebühren oder Tickets für öffentliche Verkehrsmittel

In Situationen, in denen Mitarbeitende keine Firmenkreditkarte besitzen und das Ausstellen eines Firmenschecks zu umständlich ist, bietet die Portokasse eine einfache Lösung. Sie ermöglicht es, diese kleinen Geldbeträge sofort zu decken, ohne dass Mitarbeitende aus eigener Tasche zahlen müssen.

Abläufe in der Portokasse

Um sicherzustellen, dass die Bargeldverwaltung reibungslos verläuft, sind bewährte Praktiken und interne Kontrollen unerlässlich. Das Bargeld sollte in einer verschlossenen Schublade oder Box aufbewahrt werden, wobei der Schlüssel in den Händen einer vertrauenswürdigen Person liegt.

Der/die Schlüsselinhaber:in ist die einzige Person, die befugt ist, Bargeld zu entnehmen und auszuzahlen, und trägt auch die Verantwortung für die regelmäßige Kassenprüfung. Dabei ist es wichtig, dass der/die Schlüsselinhaber:in nicht identisch mit dem/der Buchhalter:in ist, der/die für die Buchführung am Monatsende zuständig ist. Diese Trennung der Aufgaben ist grundlegend für die Integrität des Systems.

In größeren Büros oder Unternehmen mit mehreren Abteilungen kann es erforderlich sein, mehrere Portokassen und entsprechende Schlüsselverwalter:innen einzusetzen, um den Überblick zu behalten.

Wenn Bargeld benötigt wird, erfolgt die Beantragung bei der verantwortlichen Person, die den Antrag gemäß den Richtlinien der Portokasse überprüft. Nach Genehmigung erfolgt die Auszahlung des Bargelds, begleitet von einem Beleg. Dieser Beleg enthält den Betrag, das Datum, den Verwendungszweck und die Unterschrift der Person, die das Geld verwendet hat.

Die Verwendung von Belegen oder eines Logbuchs schafft einen strengen Papierpfad, der für Ordnung sorgt und Diebstahl vorbeugt. Dadurch wird eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation aller Transaktionen gewährleistet.

Aufzeichnung der Portokasse

Die Verfolgung der Ein- und Auszahlungen in der Portokasse erfolgt täglich mithilfe eines Belegsystems. Zu einem festgelegten Zeitpunkt sollte die Summe der verbleibenden Barmittel und die Beträge auf den einzelnen Belegen den Kassenbestand ausmachen. Abweichungen könnten auf Unstimmigkeiten hinweisen, die es zu klären gilt.

Am Ende jedes Monats wird die Portokasse vom Buchhalter in das Hauptbuch eingetragen. Zunächst werden die Salden abgeglichen, bevor die Transaktionen in der Portokasse verbucht werden. Dabei werden die entsprechenden Kostenkonten belastet und die Portokasse wird als Kredit verbucht.

Um den Saldo wieder auf den vorher festgelegten Betrag zu bringen, wird die Portokasse durch Ausstellen eines Schecks aufgefüllt. Dies stellt sicher, dass Sie bereit sind, den neuen Monat mit einem frischen Start zu beginnen.

Falls Unstimmigkeiten auftreten sollten, beispielsweise aufgrund von verlorenen Münzen oder vergessenen Trinkgeldern, kann der Buchhalter Konten für "Über-" und "Unterschüsse" einrichten. Diese ermöglichen es, kleine Unstimmigkeiten festzuhalten und im Laufe der Zeit auszugleichen.

Portokasse durch Prepaid-Karten ersetzen

Wir in Deutschland lieben unser Bargeld — und so auch die Portokasse. Richtig eingesetzt und unter Beachtung einiger grundlegender interner Kontrollen kann diese auch sehr hilfreich sein und Ihre täglichen Einkäufe erheblich erleichtern. Sie kann im Vergleich zur Ausstellung von Schecks Zeit sparen und ermöglicht es, Teammitgliedern kleinere Einkäufe aus der Portokasse zu erstatten.

Bargeld ist jedoch immer anfällig für Diebstahl und sehr schwer zu verfolgen. Sie können die oben genannten Methoden anwenden, um die Risiken zu minimieren und die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, aber es ist schwierig, das Risiko vollständig auszuschalten.

Im Zuge der technologischen Entwicklung gibt es einige Alternativen, die sicherer sind als Bargeld und genauso bequem sein können. Eine der besten Möglichkeiten sind vorausbezahlte Firmenkarten.

Diese Karten können sicher aufbewahrt und den Mitarbeitenden bei Bedarf ausgehändigt werden. So können Sie die Einkäufe einfach nachverfolgen, statt nach Kleingeld zu suchen.

Das Beste daran? Die Karten vermeiden den Papierkrieg, der mit dem oben beschriebenen System einhergeht. Da alles digital aufgezeichnet wird, brauchen Sie keine Papierbelege mehr sammeln oder ellenlange Bücher und Notizen anzufertigen.

Fazit

Die Portokasse ist eine unkomplizierte Lösung für Unternehmen, die keine umfangreichen Strukturen für die Abwicklung kleiner Mitarbeiterzahlungen haben.

Dennoch können Unternehmen mit der Nutzung von Prepaid-Karten einen Schritt weiter gehen. Durch die Verwendung solcher Karten kann jedes Teammitglied sicher die benötigten Ausgaben tätigen, ohne dass die Gefahr des Missbrauchs besteht. Das bietet nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch eine einfachere Verwaltung Unternehemensausgaben.