Pre-accounting

Den Überblick über alle Ausgaben zu behalten, kann für viele Unternehmen eine große Herausforderung sein: Auf dem Schreibtisch türmen sich Belege, man muss herausfinden, wer die Firmenkarte ausgeliehen hat, und falsche Spesenabrechnungen müssen korrigiert werden.

Wenn ein Unternehmen wächst und mehr Mitarbeitenden Ausgaben tätigen, ist die Frustration vorprogrammiert.

Wir zeigen Ihnen, wie mit mit modernem Spend Management nicht in der Papierflut untergehen und Ihre Ausgaben immer im Blick behalten.

Was ist Spend Management?

Spend Management kommt aus dem anglo-amerikanischen Raum und meint das Einkaufs- und Beschaffungscontrolling. In Deutschland ist eher von Ausgabenmanagement oder auch Ausgabenverwaltung die Rede. Beides bezeichnet die Dokumentation, Verwaltung und Analyse von Unternehmensausgaben. Es ist ein weiter gefasster Finanzbegriff, der erklärt, wie, wann und warum Unternehmen Geld ausgeben.

Ausgaben wie Abonnements, Zahlungen mit Firmenkarten oder auch Spesenabrechnungen sind ebenfalls Teil des Ausgabenmanagements.

Was ist Spesenmanagement?

Der Begriff Spesenmanagement oder auch Spesenverwaltung wird oft als Synonym für Ausgabenmanagement verwendet. Beide Begriffe beziehen sich auf die Verfolgung und Kontrolle der Ausgaben und Budgets. Und dennoch gibt es Unterschiede.

Im Gegensatz zum Spend Management werden beim Spesenmanagement besagte Spesen und Betriebsausgaben bearbeitet und bezahlt.

Dabei deckt das Spesenmanagement weniger Bereiche ab und ist Teil des Ausgabenmanagements.

Klassische Probleme beim Ausgabenmanagement

Noch immer stellt das Ausgabenmanagement für viele Unternehmen eine Hürde dar. Dabei muss das nicht sein.

Zu den typischen Fehlern gehören:

Keine klar definierte Ausgabenpolitik

Eine klare, transparente und allen bekannte Ausgabenpolitik sorgt dafür, dass Missverständnisse unter Mitarbeitenden erst gar nicht aufkommen. Ihre Mitarbeitenden wissen dann genau, für was Ausgaben getätigt werden können.

Fehlt diese Richtlinie, haben Sie keine Kontrolle über die Ausgaben. Die Spesenabrechnung wird zum komplexen Prozess für Finanzteams und kann für innerbetrieblichen Ärger und Diskussionen sorgen.

Behalten Sie also die Kontrolle über Ihre Spesen und kommunizieren Sie die Spesenregelung im gesamten Unternehmen.

Keine Kontrolle der Ausgaben

Die Realität in vielen Unternehmen sieht heutzutage noch so aus, dass jede Abteilung (z.B. Marketing, Verkauf, IT) ihr eigenes Budget verwaltet. Und obwohl es diese Trennung gibt, müssen die Ausgaben durch die Finanzabteilung laufen. Diese hat es oft schwer, die Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen.

Die Bildung von Datensilos nimmt unweigerlich zu; Informationen sind schwer oder gar nicht mehr zu finden.

Besser wäre es, Ausgaben zentral zu verwalten. Die richtigen Tools erlauben ein Echtzeit-Tracking und sorgen für mehr Effizienz und bessere Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen.

Angst vor Transparenz

Eigentlich wird Transparenz von allen geschätzt. Nicht aber bei Ausgaben: Teams möchten oft lieber nicht allzu offen darlegen, wie viel und wofür genau Geld ausgegeben wird – ein kontroverses Thema in Unternehmen, denn der Vorwurf des Micromanagements steht schnell im Raum. Mitarbeitende möchten stattdessen Eigenverantwortung übernehmen und Entscheidungen selber treffen.

Nichtsdestotrotz müssen Finanzteams alle Unternehmensausgaben genau nachvollziehen können. Wenn wichtige Zahlungsdaten fehlen, tappt die Finanzabteilung im Dunkeln und kann sich kein verlässliches und klares Bild über die aktuelle Finanzlage des Unternehmens machen.

Menschliche Fehler

Aufgaben wie das Abgleichen von Bankdaten, Zusammensuchen der Rechnungen oder Ausfüllen von Formularen für die Spesenabrechnung sind monoton und zeitintensiv. Doch nicht nur das. Solch manuellen Tätigkeiten sind auch fehleranfällig: Zahlendreher, falsches Kopieren von Datensätzen, eine Quittung geht verloren oder ein Formular wird falsch ausgefüllt.

Automatisieren Sie diese Prozess, können Sie menschliche Fehler vermeiden. Die Abrechnungen stimmen dann endlich, die Mitarbeitenden gewinnen wichtige Arbeitszeit und können sinnvollere Aufgaben erledigen. Ein nicht ganz unwichtiger Bonus: Die Mitarbeitermotivation steigt ebenfalls.

So optimieren Sie Ihr Spend Management

Um die Ausgabenverwaltung effizient zu gestalten, sollten Sie natürlich die vorherigen Punkte vermeiden. Doch nicht nur das, Sie können das Ausgabenmanagement mit folgenden Tipps weiter optimieren:

Firmenkarten für Mitarbeitende

Ergibt es nicht Sinn, eine Firmenkarte im Unternehmen zu haben, die man sich einfach teilt? Nein, leider nicht. Das Risiko von Betrug ist viel zu hoch. Dabei gibt es Alternativen.

Mittlerweile ist es nämlich möglich, für alle Mitarbeitenden eine Firmenkarte auszustellen. Der Zweck und das Budgetlimit können vom Management ganz einfach festgelegt werden. Sie behalten die Kontrolle über alle Ausgaben, sehen genau, wer eine Karte besitzt und wie viel und für was bezahlt wurde.

Vor allem nach Dienstreisen steht die lästige Spesenabrechnung an, die der Finanzabteilung viel Zeit rauben kann. Mithilfe von Debitkarten für Mitarbeitende kann dieser Prozess schnellstmöglich abgewickelt werden.

Digitalisierung von Belegen

Apropos Spesenabrechnung: Gerade nach Dienstreisen fängt die Frustration mit vielen Belegen und Formularen an. Mitarbeitende gehen in Vorleistung; sie zahlen vor Ort alles aus eigener Tasche. Um das Geld erstattet zu bekommen, muss erst eine Spesenabrechnung erstellt werden. In der Finanzabteilung beginnt ein langer Prozess mit eintönigen Aufgaben und die Mitarbeitenden müssen sich gedulden.

Die Lösung ist die Digitalisierung von Belegen. Zum Glück gibt es Tools, die die Spesenabrechnung im Nullkommanichts vereinfachen. Rechnungen können damit sofort abfotografiert werden und zentralisiert hochgeladen werden.

Softwarelösungen nutzen

Spezielle Tools wurden konzipiert, um genau das alles umzusetzen. Sie helfen Unternehmen, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten und den Verwaltungsaufwand deutlich zu verringern. Schnell kann erkannt werden, welche Rechnungen noch offen sind, wie viele Ausgaben getätigt wurden, welche Zahlungsanfragen ausstehen, oder welche Abonnements laufen.

Weiterhin können diese Lösungen Prozesse im Unternehmen automatisieren, um Zeit und Nerven zu sparen. Das senkt, wie wir bereits gesehen haben, auch die Fehlerquote.

Fazit: Behalten Sie dank Spend Management die Kontrolle über Ihre Ausgaben

Sie wissen nun, was Sie beim Spend Management beachten sollten und wie Sie es smart angehen. Kombinieren Sie alle Tipps, vermeiden Sie die gängigen Fehler und freuen Sie sich über die gewonnene Zeit und Effizienz im Unternehmen.

Tools wie Spendesk machen das möglich. Die All-in-One Lösung vereint alles, was Sie für Ihre Ausgabenverwaltung brauchen. Nehmen Sie das Steuer in die Hand und vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen.