Rechnungsprüfung

Bei der Rechnungsprüfung wird sichergestellt, dass der Verkäufer dem Kunden das in Rechnung stellt, was dieser in Anspruch genommen hat. Dazu werden die erhaltenen Rechnungen mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen. Eine Rechnung wird nur dann beglichen, wenn die Rechnungsangaben mit den Belegdokumenten übereinstimmen.

Falls die Rechnung Unstimmigkeiten aufweist, wird sie zurückgewiesen, und der Lieferant wird aufgefordert, eine korrekte Rechnung vorzulegen.

Die Rechnungsprüfung, Rechnungserfassung und -verarbeitung kann automatisiert in digitaler Form erfolgen, oder auch manuell durch die jeweiligen Beteiligten überprüft werden. Unabhängig davon, welche Methode in Ihrem Unternehmen verwendet wird, gibt es einige Punkte, die es zu beachten gilt.

Zuständigkeit der Rechnungsprüfung

Für die Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen ist in Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung zuständig. Die Kreditoren befassen sich auch mit der Erfassung von Gutschriften und der Verwaltung von offenen Posten.

Im Gegensatz zu größeren Unternehmen gibt es in kleineren und mittelständischen Unternehmen oft keine eigene Kreditorenbuchhaltung. In diesem Fall werden die Rechnungen von der Finanzbuchhaltung geprüft.

Des Weiteren werden auch die Mitarbeitenden aus den betroffenen Abteilungen in diese Workflows eingebunden, da sie für die sachliche Prüfung der Rechnungslegung mitverantwortlich sind.

Inhaltliche Rechnungsprüfung

Bei der Prüfung eingehender Rechnungen wird zwischen zwei unterschiedlichen Arten der Rechnungsprüfung unterschieden:

Formale Rechnungsprüfung
Inhaltliche/ sachliche Rechnungsprüfung

Wie der Name schon andeutet, wird bei der inhaltlichen bzw. sachlichen Prüfung der Inhalt der Rechnung auf seine Richtigkeit hin untersucht.

Ist die Menge des Produkts richtig? Wurde der korrekte Gesamtbetrag angegeben? Stimmt alles mit dem Lieferschein überein?

In der Praxis kann dies ein langwieriger Prozess sein, da nach Rechnungseingang die Rechnung von der Finanzabteilung an die zuständige Person weitergeleitet werden muss, die dann den Inhalt der Rechnung auf seine Richtigkeit hin überprüft. Das kostet Zeit, insbesondere dann, wenn diese Person die Rechnung nicht mit Priorität behandelt und der Lieferant infolgedessen länger als erwartet auf seine Zahlung warten muss.

Formelle Rechnungsprüfung

Mit der formalen Prüfung stellen Unternehmen sicher, dass die Eingangsrechnung alle formalen Anforderungen erfüllt. Das ist vor allem deshalb wichtig, weil nur korrekte Rechnungen ohne Formfehler den Unternehmen den Anspruch auf Vorsteuerabzug ermöglichen.

§ 14 UStG gibt genau vor, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen, damit sie ordnungsgemäß ist.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
Das Ausstellungsdatum
Die Rechnungsnummer
Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder sonstigen Leistung
Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Gegebenenfalls der Hinweis zu Steuerbefreiungen
Im Voraus vereinbarte Rabatte (Preisminderungen)
Den anzuwendenden Steuersatz sowie den Steuerbetrag

Rechnungen, die 250 € nicht überschreiten, werden als Kleinbetragsrechnungen bezeichnet und profitieren von einer vereinfachten Form des formalen Prüfverfahrens. Diese Art von Rechnung muss gemäß § 33 UStDV die folgenden Pflichtangaben beinhalten:

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers
Das Ausstellungsdatum
Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder sonstigen Leistung
Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag
Den anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis im Falle einer Steuerbefreiung

Fehlende Pflichtangaben in der Rechnung

Mit welchen Konsequenzen müssen Unternehmen rechnen, wenn verbindliche Anforderungen laut Umsatzsteuergesetz in der Rechnung fehlen? Fehlen wichtige Angaben, so ist das Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet also, dass das Finanzamt eine Betriebsausgabe, die in einer Rechnung ausgeführt wird, nicht anerkennen wird. Die Folge ist, dass das Unternehmen die Mehrkosten, also den Betrag der Vorsteuer, tragen muss.

Beachten Sie, dass, wenn ein Unternehmen den Steuerbetrag abzieht, obwohl die Rechnung nicht ordnungsgemäß erstellt wurde, das Unternehmen im Falle einer Betriebsprüfung mit den finanziellen Folgen der Nachzahlung rechnen muss.

Falls die erforderlichen Angaben nicht enthalten sind, müssen Sie wie folgt vorgehen. Die betreffende Rechnung muss unverzüglich mit einem Anschreiben unter Angabe der Beanstandung zurückgeschickt werden, damit der Rechnungssteller dann die Korrektur der Rechnung übernehmen kann.

Derartige Fälle kommen im Büroalltag häufig vor, wenn die Rechnungsprüfung noch manuell erfolgt. Sie verursachen einen hohen zeitlichen und finanziellen Schaden für das Unternehmen.

Digitale Rechnungsprüfung

Mit einer Softwarelösung können Sie Fehler vermeiden, denn die Software vergibt die Rechnungsnummer und berechnet den Rechnungsbetrag vollautomatisch. So können Rechnungen beispielsweise selbstständig ausgelesen und auf formale Richtigkeit geprüft werden. Zusätzlich ermöglicht eine automatische Freigabefunktion eine unkomplizierte und zeitsparende inhaltliche Prüfung der Rechnungen.

Um zu vermeiden, dass Fehler in den Eingangsrechnungen Ihnen teuer zu stehen kommen, sollte die Investition in eine spezielle Buchhaltungssoftware erwogen werden. Auf diese Weise sind Sie auf der sicheren Seite und ersparen dank der formellen Prüfung Ihren Finanzteams viel Zeit und Mühe.

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