Spesenabrechnung

Was ist eine Spesenabrechnung?

Während einer Geschäftsreise entstehen viele unterschiedliche Ausgaben, die der Arbeitnehmer zunächst privat übernimmt. Anschließend gleich der Arbeitgeber diese Kosten über eine Spesenabrechnung aus, da es sich um eine berufliche Reise handelt.

Die folgenden Kosten gehören zur Reisekostenabrechnung:

• Fahrtkosten

• Übernachtungskosten

• Verpflegungsmehraufwand

• Reisenebenkosten

In einem Satz zusammengefasst: Eine Spesenabrechnung ist eine Abrechnung von Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen.

Wie lange muss eine Spesenabrechnung aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen, einschließlich Spesenabrechnungen, kann je nach Land und Art der Unterlagen variieren. In Deutschland müssen zum Beispiel Geschäftsunterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden.

Dies gilt auch für Spesenabrechnungen, da sie wichtige steuerliche Informationen enthalten. Das bedeutet, dass ein Unternehmen eine Spesenabrechnung mindestens10 Jahre lang aufbewahren sollte, um bei einer Steuerprüfung oder bei rechtlichen Fragen alle erforderlichen Unterlagen zur Hand zu haben.

Grundsätzliche Regeln für eine korrekte Spesenabrechnung

Bevor man mit der Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung beginnt, sollte man zunächst die wichtigsten Regeln festhalten. Sie sind die Grundlage für eine korrekte Spesenabrechnung.

• Belegpflicht: Alle Ausgaben müssen mit einem Beleg nachweisbar sein. Es muss also mit entsprechenden Belegen genau dokumentiert werden wofür ein Arbeitnehmer in Vorleistung gegangen ist.

• Zusammenhang zur Arbeit: Es dürfen nur die Kosten verrechnet werden, die einen beruflichen Bezug haben und während der Dienstreise (nicht in der üblichen Tätigkeitsstätte) anfallen.

• Für Selbstständige: Spesen können von diesen beiden Personenkreisen verrechnet werden, solange sie selbstverständlich die vorherigen Bedingungen erfüllen.

• Sorgfalt und Genauigkeit: Um seine Geld für die Ausgaben erstattet zu bekommen, ist es wichtig, dass alles richtig belegt und bearbeitet wird. Falsche oder überhöhte Spesenabrechnungen können zu einer fristlosen Kündigung führen.

Übrigens gilt die Belegpflicht beim Trinkgeld als einzige Ausnahme nicht. Normalerweise wird für Trinkgeld keine Rechnung ausgestellt. Um auch hier das Geld vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen, dürfen Sie selbst einen Beleg ausstellen. Diesen müssen Sie der entsprechenden Rechnung beilegen, also z.B. vom Restaurantbesuch.

Kostenarten der Reiseabrechnung

Fahrtkosten

Generell gilt, dass man Beförderungskosten in voller Höhe absetzen kann. Das gilt also für die Nutzung der beispielsweise folgenden Beförderungsmittel:

• Privater PKW (Benzinkosten)

• Taxifahrten

• Flugtickets

• Mietwagen

• Öffentliche Verkehrsmittel

Beachten Sie: Wird der Firmenwagen genutzt, dann entstehen keine Spesen und somit dürfen diese Kosten nicht abgerechnet werden. Das gleiche gilt übrigens auch für den normalen Arbeitsweg. Also für die Fahrt von Ihrer Wohnung zu Ihrem Arbeitsort.

Privates Fahrzeug

Wird Ihr eigener PKW für die dienstliche Reise genutzt, dann gibt es drei verschiedene Möglichkeit der Spesenabrechnung.

• Kilometerpauschale: Bei Verrechnung des Kilometergeldes wird ein pauschaler Satz von 0,30€ pro gefahrenen Kilometer mit dem PKW genutzt. Dies ist die meistbenutzte Methode, da sie relativ einfach anzuwenden ist. Nutzt der Arbeitnehmer ein Moped oder Motorrad, dann beträgt der Kilometerpauschalsatz 0,20€ pro Kilometer. Fahrten mit einem Fahrrad können nicht abgerechnet werden.

• Individueller Kilometersatz: Es ist aber auch möglich einen individuellen Kilometersatz zu ermitteln. Dies wird eher bei neueren und teureren Fahrzeugen angewendet, da viele verschiedene Parameter individuelle berücksichtig werden müssen (z.B. Versicherung, Wartung, Steuer etc.)

• Fahrtenbuch: Bei dieser Abrechnungsmethode werden mithilfe eines Fahrtenbuches alle Wegstrecken bis zum Reiseziel genau dokumentiert. Es müssen dabei die gefahrenen Kilometer und die damit verbundenen Kosten eingetragen werden. Diese Methode ist zwar etwas aufwendiger, jedoch können eventuell höhere Kosten abgerechnet werden, als 0,30€ pro Kilometer.

Verpflegungsmehraufwand

Während einer geschäftlichen Reisen und auch am An- und Abreisetag entstehen ebenfalls Verpflegungskosten. Also Kosten für Speisen und Getränke, die z.B. im Supermarkt oder im Restaurants entstehen. Der Mehraufwand für die Verpflegung darf in der Spesenrechnung nur dann abgerechnet werden, wenn er bestimmte der Reisedauer-Kriterien erfüllt:

• Weniger als 8 Stunden: Die Verpflegungspauschale entfällt

• Weniger als 8 Stunden, jedoch findet die Reise in der Nacht statt: Die Verpflegungspauschale beträgt 14€ pro Tag.

• Zwischen 8 und 24 Stunden: Die Verpflegungspauschale beträgt 14€ pro Tag.

• Mehr als 24 Stunden: Die Verpflegungspauschale beträgt 28€ pro Tag.

Befindet man sich im Ausland, dann gelten andere Spesensätze. Das Bundesfinanzministerium hat diesbezüglich eine Übersichtstabelle online veröffentlicht.

Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten wird zunächst unterschieden, ob Sie sich während Ihrer beruflichen Reise in Deutschland (Inland) oder im Ausland befinden. Für die Abrechnung der Unterkunftskosten ist es nicht relevant, ob die Übernachtung in einem Hotel, Ferienwohnung oder in einer sonstigen Unterkunft gebucht wird. Lediglich die Bereitstellung einer Firmenunterkunft wird nicht abgerechnet, den diese wird unentgeltlich vom Unternehmen zur Verfügung gestellt.

• Im Inland werden die tatsächlichen Kosten in voller Höhe abgerechnet. Fehlt aber ein Beleg, weil sie beispielsweise bei einem Bekannten untergekommen sind, dann gilt hier die Übernachtungspauschale in Höhe von 20€ (steuerfrei) pro Nacht.

• Im Ausland gelten wie auch beim Verpflegungsmehraufwand je nach Land und Region unterschiedliche Pauschalbeträge. Die entsprechenden Pauschalbeträge können auf der Website des Bundesfinanzministeriums eingesehen werden.

Wichtig: Wird eine Übernachtung mit Frühstück gebucht, dann mindert das den Pauschalbetrag für den betroffenen Tag. Die Kosten für das Frühstück und die Unterkunft müssen nämlich getrennt werden. Ist dies nicht möglich, dann wird vom Gesamtpreis (Übernachtung und Frühstück) ein Kürzung von 20% von der Verpflegungspauschale vorgenommen - unabhängig davon, ob die Dienstreise im In- oder Ausland ist.

Reisenebenkosten

Auf Dienstreisen ist es nicht unüblich, wenn auch Nebenkosten entstehen. Einige Beispiele hierfür könnten die folgenden sonstigen Kosten sein:

• Mautgebühren

• Eintrittskarten

• Parkgebühren

• Internetkosten

• Telefonate

Hauptsache der Arbeitsbezug ist gegeben und Sie können jeden einzelnen Aufwand belegen.

Wer kann Spesen abrechnen?

In der Regel können alle Mitarbeitenden, die im Auftrag des Unternehmens Ausgaben tätigen, eine Spesenabrechnung erstellen. Dies können Teammitglieder auf Geschäftsreisen, Mitarbeitende, die Klient:innen treffen, oder aber Mitarbeitende, die notwendige Arbeitsmaterialien kaufen, betreffen. Hier sind einige Beispiele:

1. Außendienstmitarbeiter: Diese Mitarbeitenden reisen häufig, um Kund:innen oder Kundenstandorte zu besuchen. Sie können Reisekosten, Mahlzeiten, Unterkunft und andere Ausgaben im Zusammenhang mit diesen Reisen geltend machen.

2. Innendienstmitarbeiter: Auch wenn sie nicht so häufig reisen wie Außendienstmitarbeiter, können Innendienstmitarbeiter immer noch Ausgaben haben, die sie geltend machen können. Zum Beispiel, wenn sie zu einer Konferenz oder Schulung reisen, wenn sie ein Geschäftsessen mit einem/einer Kund:innen haben oder Büromaterialien kaufen.

3. Führungskräfte und Manager:innen: Führungskräfte und Manager:innnen haben oft Geschäftsausgaben, die sie geltend machen können, wie zum Beispiel Reisen zu Konferenzen, Geschäftstreffen und ähnlichen Veranstaltungen.

4. Freiberufler:innen: Wie bereits erwähnt, können in einigen Fällen auch Selbstständige und Auftragnehmer Ausgaben geltend machen, wenn sie im Auftrag eines Unternehmens arbeiten. Dies hängt jedoch von den spezifischen Bedingungen ihres Vertrags und den Steuergesetzen des jeweiligen Landes ab.

In jedem Fall sollten Mitarbeitende die Spesenrichtlinien ihres Unternehmens genau kennen und befolgen, um sicherzustellen, dass sie berechtigt sind, bestimmte Ausgaben geltend zu machen, und um zu wissen, wie sie dies tun können. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Ausgaben, die Mitarbeitende tätigen, notwendigerweise erstattungsfähig sind. Das hängt von den internen Regeln des Unternehmens und den geltenden Steuergesetzen ab

Wie man eine Spesenabrechnung erstellt

Der genaue Ablauf einer Spesenabrechnung ist oft in Betriebsvereinbarungen dokumentiert - und kann damit von Unternehmen zu Unternehmen etwas variieren. Oft werden hierfür vorgefertigte Formulare oder Excel-Tabellen zur Verfügung gestellt, um diesen Prozess zu vereinfachen. Manche Unternehmen setzen auf moderne Tools, um die Spesenabrechnung zu vereinfachen.

Hier sind einige allgemeine Schritte, die Mitarbeitende normalerweise befolgen müssen:

1. Sammeln der Belege: Mitarbeitende müssen alle Belege für Geschäftsausgaben aufbewahren, einschließlich Mahlzeiten, Reisen, Unterkunft und andere Ausgaben, die während der Durchführung von Geschäftsaufgaben entstanden sind.

2. Ausgaben im Blick behalten: Die Teammitglieder sollten alle Ausgaben, für die sie eine Rückerstattung beantragen müssen, zusammen mit dem Datum, dem Zweck und dem Betrag der Ausgabe genau verfolgen.

3. Ein Spesenabrechnungsformular oder eine Software nutzen: Viele Unternehmen haben standardisierte Spesenabrechnungsformulare oder verwenden eine spezielle Software zur Verfolgung und Einreichung von Spesenabrechnungen - die zweite Option erleichtert die Arbeit meist immens.

4. Spesenabrechnungsformular korrekt ausfüllen: Es müssen alle relevanten Informationen eingegeben werden, einschließlich Datum, Ausgabenkategorie (z.B. Mahlzeiten, Reisen), Betrag, Zweck der Ausgabe und alle zusätzlichen Details, die benötigt werden könnten. Wenn Ihr Unternehmen ein digitales Tools verwendet, können diese Angaben ganz einfach in die entsprechende App eingetragen werden.

5. Belege ordnen und übermitteln: Mitarbeitende sollten nun alle gesammelten Belege parat haben, die Ihre Ausgaben belegen. Dies könnte eine Kopie des Belegs, ein Foto, eine E-Mail-Bestätigung oder ein anderer Nachweis sein.

6. Einreichen der Spesenabrechnung: Sobald das Formular vollständig ausgefüllt und alle Belege angehängt sind, wird die Spesenabrechnung zur Genehmigung eingereicht.

7. Überprüfung und Rückerstattung: Der Spesenabrechnungsprozess umfasst normalerweise eine Überprüfung der eingereichten Unterlagen und ggf. eine Rückerstattung der genehmigten Ausgaben auf das Konto des Teammitglieds.

Hinweis: Erstellt der/die betroffene Dienstreisende keine Reisekostenabrechnung für den Arbeitgeber, dann hat er dennoch die Möglichkeit auf Rückerstattung. In der Steuererklärung kann man die Reisekosten als Werbungskosten geltend machen. Das betrifft ebenfalls Selbstständige, die per se keinen Arbeitgeber haben und somit nur diese Variante nutzen können. Für das Finanzamt gilt ebenfalls die Dokumentationspflicht mit Quittungen.