Tagesspesen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Arbeitnehmer in ihrer Karriere eine Geschäftsreise unternehmen müssen. Sei es innerhalb Deutschlands zu einer anderen Niederlassung oder sogar ins Ausland. Egal, wohin die Dienstreise geht, eines haben sie gemeinsam: Der Arbeitnehmer befindet sich außerhalb seines üblichen Arbeitsplatzes (erste Tätigkeitsstätte) und hat daher zusätzliche Kosten für Übernachtung und Verpflegung.

Um diese Verpflegungsmehraufwendungen zu erstatten, hat der Gesetzgeber verschiedene Vorschriften erlassen, die sich nach Dauer und Ort unterscheiden.

Was sind Spesen?

Wenn ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise antreten muss, dann verursacht dies zusätzliche Kosten für die Verpflegung. Zum Beispiel ein Frühstück in der Bäckerei, eine Kaffeepause in einem Café und ein Abendessen in einem Restaurant. Dieser Mehraufwand ist höher als wenn der Arbeitnehmer zu Hause wäre, weshalb der Gesetzgeber gemäß §9 Absatz 4a den Beschäftigten die Möglichkeit einräumt, diese Extrakosten mittels Tagesspesen zu erstatten.

Um das System so einfach wie möglich zu gestalten, hat Deutschland ein Pauschalsystem eingeführt, bei dem Geschäftsreisende je nach Dauer und Ort den gleichen festgelegten Pauschbetrag erhalten, unabhängig davon, ob die Verpflegungskosten am Ende höher oder niedriger sind.

Im Gegensatz zu Reisekosten, die in der Regel komplett vom Unternehmen übernommen werden, müssen die Angestellten ihren Verpflegungsmehraufwand nicht mit Belegen nachweisen.

Wie hoch sind Tagesspesen?

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht jedes Jahr die für das folgende Jahr geltenden Tagesspesen. Je nach Dauer der Dienstreise fällt die Verpflegungspauschale in Deutschland anders aus.

Weniger als 8 Stunden Abwesenheit: Keine Erstattung
Zwischen 8 und 24 Stunden Abwesenheit: 14 € pro Tag (2024)
Mehr als 24 Stunden Abwesenheit: 28 € pro Tag (2024)

Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer, der sich auf einer Geschäftsreise befindet, die weniger als 8 Stunden dauert, leider keine Entschädigung erhält. Erst ab 8 Stunden gewährt der Staat eine Erstattung von 14 € pro Tag, die sogenannte kleine Spesenpauschale. Dieser Betrag verdoppelt sich, wenn ein Arbeitnehmer mehr als 24 Stunden bei seiner Auswärtstätigkeit verbringt und wird als große Spesenpauschale bezeichnet.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass die Berechnung auf vollen Kalendertagen basiert. Um einen vollen Tag geltend zu machen, muss der Reisende tatsächlich von 0:00 bis 24:00 Uhr auf Geschäftsreise sein.

Für die Übernachtungskosten hat das Bundesfinanzministerium einen festen Pauschbetrag von zwanzig Euro festgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Geschäftsreisende in einem Hotel, einer Jugendherberge oder bei einem Freund übernachtet. Ohne Beleg bleibt der Pauschalbetrag gleich.

Kürzung der Tagesspesen

Es gibt jedoch eine Ausnahme von den oben genannten festen Sätzen, bei denen der Arbeitnehmer nicht die komplette Gesamtsumme erhält. Wenn das Frühstück oder Mittagessen Teil des Hotelpreises sind, der vom Unternehmen bezahlt wird, wird der Pauschalbetrag verringert.

Die Regierung gibt klare Richtlinien vor: Wenn das Frühstück inbegriffen ist, wird der Tagessatz um zwanzig Prozent reduziert. Beim Mittagessen sind es sogar 40 Prozent. Und natürlich unter der Voraussetzung, dass die Geschäftsreise mindestens 8 Stunden dauert.

Das bedeutet also, dass ein Arbeitnehmer den gesamten Betrag nur dann erhält, wenn der Arbeitgeber keine seiner Mahlzeiten bezahlt.

Wie hoch sind Tagesspesen im Ausland?

Die Spesensätze sind für Geschäftsreisende sehr unterschiedlich, wenn sie ins Ausland gehen müssen. Zum Beispiel sind die Reisekosten in Wien nicht dieselben wie in Warschau.

Aufgrund der vielen regionalen Unterschiede hat die Bundesregierung eine Tabelle mit Tagesspesen für jedes Land veröffentlicht. Sie ist sogar nach Regionen untergliedert, da es innerhalb der Länder wirtschaftliche Unterschiede gibt. In der Regel sind Hauptstädte teurer als andere Städte des Landes. Zum Beispiel ist eine Reise nach Paris teurer als nach Lyon, weshalb der Pauschalbetrag für Paris mit 58 € (ab 24 Stunden) höher ist als für Lyon mit 53 €.

Beachten Sie, dass auch bei Auslandsreisen die Tagesspesen wie bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands (siehe oben) gekürzt werden, sofern eine Mahlzeit bezahlt wird.

Spesensätze 2024 für Dienstreisen im Ausland

Hier ein Ausblick auf die häufigsten Geschäftsreiseziele mit den Tagesspesen laut bmf-Schreiben (8+ Stunden / 24+ Stunden) :

Australien
- Sydney: 38 / 57

China
- Chengdu: 28 / 41
- Hongkong: 48 / 71
- Peking: 20 / 30
- Shanghai: 39 / 58

Dänemark: 50 / 75

Frankreich
- Paris: 39 / 58

Großbritannien
- London: 44 / 66

Italien
- Mailand: 28 / 42
- Rom: 32 / 48

Japan
- Tokio: 33 / 50

Kanada
- Vancouver: 42 / 63
- Toronto: 36 / 54

Polen
- Breslau: 22 / 33
- Danzig: 20 / 30
- Krakau: 18 / 27

Russische Föderation
- Moskau: 20 / 30

Schweiz
- Genf: 44 / 66

Spanien
- Barcelona: 23 / 34
- Kanarische Inseln: 24 / 36
- Madrid: 28 / 42
- Palma de Mallorca: 29 / 44

USA
- Atlanta: 52 / 77
- Houston: 41 / 66
- Los Angeles: 43 / 64
- Miami: 44 / 65
- New York: 44 / 66
- San Francisco: 40 / 59

Mehr Tagessätze für 2024 sehen.

Die Auslandssätze für das Jahr 2023 finden Sie zum Vergleich hier.

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